Blog

Esta publicación se ofrece en asociación paga con Intuit

Los flujos de trabajo contables automatizados son procesos basados ​​en reglas que manejan tareas financieras rutinarias, como aprobaciones de facturas, enrutamiento de gastos y conciliación, sin intervención manual.

Ahorran tiempo al eliminar la entrada repetitiva de datos, reducir errores y garantizar que las tareas avancen automáticamente a través de las cadenas de aprobación.

Con controles de supervisión y auditoría adecuados, la automatización permite a los equipos financieros centrarse en el análisis y la estrategia en lugar del procesamiento administrativo.

Conclusiones clave

• La automatización ejecuta tareas contables repetitivas utilizando reglas predefinidas
• Reduce el tiempo de procesamiento y los errores manuales en las operaciones financieras
• Libera al personal para que se concentre en el análisis en lugar de en la entrada de datos

¿Qué son los flujos de trabajo automatizados en contabilidad?

Los flujos de trabajo contables automatizados son procesos digitales que ejecutan tareas financieras según reglas predefinidas. En lugar de introducir datos manualmente, solicitar aprobaciones o actualizar los libros contables, el software completa cada paso automáticamente según los desencadenantes y las condiciones que usted defina.

Las aplicaciones comunes incluyen el procesamiento de facturas, la aprobación de gastos, la programación de pagos, la conciliación bancaria y los procedimientos de cierre financiero. Los flujos de trabajo funcionan de forma consistente, independientemente del volumen de transacciones, lo que permite a los equipos financieros escalar sus operaciones sin aumentar el personal administrativo.

Cómo configurar flujos de trabajo contables automatizados

1. Identifique las tareas de alto volumen . Determine dónde su equipo dedica más tiempo a actividades repetibles y basadas en reglas.
2. Define desencadenadores claros . Especifica los eventos que inician cada flujo de trabajo, como recibir una factura o alcanzar un límite de gasto.
3. Establezca reglas y condiciones . Defina claramente las rutas de aprobación, los umbrales de tolerancia, los documentos requeridos y los formatos de datos.
4. Elija una herramienta de automatización . Seleccione un software que se integre con su sistema de contabilidad y respalde sus reglas.
5. Configurar y probar . Crear el flujo de trabajo y ejecutar pequeños lotes para comprobar si hay errores o pasos faltantes.
6. Implemente controles . Implemente registros de auditoría, permisos basados ​​en roles y rutas de gestión de excepciones para garantizar una supervisión adecuada.
7. Monitorea el rendimiento . Haz un seguimiento de los tiempos de finalización, las tasas de error y los cuellos de botella una vez que el flujo de trabajo esté activo.
8. Refinar periódicamente . Actualizar las reglas a medida que cambian las políticas o se añaden nuevas fuentes de datos.

Diagrama que muestra cómo se utilizan los sistemas automatizados para mejorar la eficiencia en la contabilidad a lo largo del proceso.

Cómo QuickBooks utiliza el procesamiento automatizado para mejorar la eficiencia

Una empresa de administración de propiedades procesa los pagos de alquiler de más de 150 inquilinos cada mes. Anteriormente, el equipo de contabilidad registraba manualmente cada pago en QuickBooks, lo relacionaba con la factura correcta del inquilino, actualizaba el estado del pago y enviaba un recibo por correo electrónico. Este proceso solía tardar unos 10 minutos por transacción.

Tras implementar QuickBooks Online con feeds bancarios automatizados y reglas bancarias personalizadas, las transacciones entrantes se procesan directamente desde el banco a diario. Al usar QuickBooks Payments, el sistema aplica reglas que identifican los pagos de los inquilinos mediante los detalles de la transacción y los vincula automáticamente con las facturas pendientes correctas. Una vez que el equipo de finanzas revisa y aprueba las coincidencias sugeridas, QuickBooks contabiliza los pagos en las cuentas de los inquilinos correctos y envía los recibos por correo electrónico .

Como resultado, los pagos mensuales rutinarios de alquiler ahora se procesan en menos de 90 segundos en lugar de varios minutos. El equipo financiero ahora puede dedicar más tiempo a gestionar los atrasos, analizar las tendencias de ocupación y mejorar la previsión del flujo de caja, en lugar de dedicar horas a la introducción repetitiva de datos.

Lista de verificación de integración (para la selección de software)

• Se conecta de forma segura a su sistema de contabilidad o ERP a través de API o integración certificada
• Mapas de campos de datos esenciales (por ejemplo, proveedores, facturas, pagos, cuentas GL, centros de costos)
• Admite lógica condicional (por ejemplo, reglas si-entonces, umbrales de aprobación, jerarquías de enrutamiento)
• Proporciona controles de acceso basados ​​en roles y mantiene registros de auditoría detallados
• Envía alertas de excepciones, errores o elementos que requieren revisión manual.
• Permite cadenas de aprobación de múltiples niveles con escalada para respuestas retrasadas
• Informes sobre métricas de flujo de trabajo (por ejemplo, tiempos de procesamiento, ubicaciones de cuellos de botella, tasas de error)

Mejores prácticas y trampas

• Comience con tareas de gran volumen y consistentes con las reglas, como aprobaciones de facturas o envíos de gastos.
• Mantenga las reglas simples y documéntelas claramente para evitar errores de enrutamiento.
• Incluya siempre rutas de manejo de excepciones para elementos que no se ajusten a las reglas estándar
• Revise periódicamente los registros de auditoría para detectar errores antes de que se agraven.
• No automatice tareas con alta variabilidad o que requieran criterio: la revisión manual puede ser más segura

Preguntas frecuentes sobre flujos de trabajo contables automatizados

Este contenido es financiado por las marcas indicadas. Digital Trends colabora estrechamente con los anunciantes para destacar sus productos y servicios a nuestros lectores. Si bien este artículo es informativo y no opinativo, refleja una verificación exhaustiva de datos realizada por nuestro equipo para garantizar su precisión. Nuestro equipo de alianzas, y no anunciantes externos, elabora todo el contenido de marca internamente. Para más información sobre nuestro enfoque en el contenido de marca, haga clic aquí .

La publicación ¿Qué son los flujos de trabajo automatizados en contabilidad y cómo ahorran tiempo? apareció primero en Digital Trends .

¿Qué ha pasado? Si usas ChatGPT , ten cuidado: parece que pronto podrían aparecer anuncios en tus conversaciones. Según Bleeping Computer , una reciente filtración de código del ingeniero informático Tibor Blaho en X sugiere que OpenAI se está preparando para implementar anuncios en ChatGPT .

• El código filtrado de la aplicación beta de Android tiene referencias a una “función de anuncios”, un “anuncio de búsqueda” y un “carrusel de anuncios de búsqueda”.
• La función de anuncios parece estar vinculada a ciertos tipos de “consultas de búsqueda”, lo que sugiere que no todos los chats verán anuncios.

Esto es importante porque: el ascenso de ChatGPT ha sido meteórico, pero la rentabilidad ha sido esquiva. A pesar de su amplia base de usuarios, OpenAI aún no ha logrado ser rentable, ya que el coste de funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura de IA sigue siendo altísimo. Esta presión parece estar impulsando a la empresa hacia fuentes de ingresos alternativas a la suscripción a ChatGPT .

Los anuncios podrían ayudar a compensar los costos operativos y de computación, manteniendo al mismo tiempo un nivel gratuito, pero a costa de cambiar la experiencia de usuario para muchos usuarios. Para los usuarios, la desventaja es que lo que antes parecía un asistente limpio y sin publicidad podría convertirse en un motor de búsqueda con enlaces patrocinados, marketing sutil y el riesgo de que las recomendaciones se desvíen ligeramente hacia lo que paga en lugar de lo que es puramente útil .

¿Por qué debería importarme? Si empiezan a aparecer anuncios:

• Es posible que el chat de tu IA incluya a veces enlaces patrocinados o sugerencias.
• Algunas consultas “similares a búsquedas” podrían activar primero resultados de estilo publicitario, antes de obtener respuestas útiles.
• Algunas conversaciones pueden parecer menos naturales, especialmente si el contexto del anuncio no es obvio.
• La IA podría usar su historial de consultas o contexto para ofrecer anuncios personalizados, lo que genera preocupaciones sobre privacidad y sesgo.

Bien, ¿qué sigue? Hasta el momento, no hay confirmación oficial por parte de OpenAI. La filtración solo muestra que la compañía está preparando la infraestructura. Si OpenAI avanza, los usuarios que valoran los chats sin publicidad ni distracciones podrían considerar suscribirse a herramientas alternativas.

La publicación Es posible que tus conversaciones de ChatGPT no permanezcan sin publicidad por mucho tiempo apareció primero en Digital Trends .

ChatGPT se ha convertido en un nombre conocido para escribir correos electrónicos, ensayos y códigos, pero sus capacidades van mucho más allá de lo obvio.

Con las últimas actualizaciones, ChatGPT ahora puede ver imágenes, navegar por la web, usar herramientas especializadas e incluso actuar como un “agente de IA” que realiza tareas por usted.

Estas habilidades te abren las puertas a un abanico de nuevas y potentes herramientas para gestionar tu día a día. Como alguien que ha estado experimentando con ChatGPT en mi día a día, he descubierto varias funciones inesperadas e increíblemente útiles. Aquí tienes algunas de las más interesantes, incluyendo algunas que sin duda querrás probar.

1. Conteo de calorías

Si cuentas calorías para mantener tus objetivos de fitness, existen muchísimas apps geniales que te ayudan a registrar lo que comes. El problema es que todos esos planes cuidadosamente planificados se van al traste cuando sales a comer fuera. Desde fiestas de Navidad hasta cumpleaños, la vida siempre encuentra la forma de tentarte con cubos de tiras de pollo y una deliciosa salsa barbacoa.

Aplicaciones como Nutracheck y MyFitnessPal hacen un gran trabajo al rastrear los artículos conocidos, pero si estás en un restaurante que no se rige por la base de datos, solo puedes adivinar aproximadamente los totales en tu plato.

Ingresa a ChatGPT. Toma una foto de tu plato (idealmente con un objeto de tamaño estándar, como una tarjeta bancaria o una moneda, junto al plato), escribe el nombre del plato tal como se describe en el menú y pídele que calcule las calorías y los macronutrientes, como proteínas, grasas y carbohidratos. La tarjeta bancaria o la moneda te permitirá calcular el tamaño de las porciones con mayor precisión, y los resultados son sorprendentemente detallados.

Tomé una foto de una tabla de quesos y tapas, y ChatGPT me proporcionó instantáneamente un desglose detallado, lo que me permitió actualizar mi aplicación con una idea mucho mejor de cuánto estaba comiendo.

Claro, no va a ser absolutamente perfecto, pero tampoco lo es el conteo de calorías en general: se trata de estimaciones para ayudarte a mantenerte en el buen camino.

2. Vestuarios

¿Alguna vez has deseado poder visualizar la renovación de una habitación antes de comprar pintura o muebles nuevos? Yo sí. Así que tomé una foto de mi sala y le dije a ChatGPT que quería ver cómo se vería con papel pintado con estampado animal. Y eso fue exactamente lo que obtuve: una representación impresionante de mi sala, con las paredes cubiertas de estampado de cebra.

¿Fue una representación 1:1 absolutamente perfecta? No. Para empezar, los muebles eran un poco cutres en algunos lugares. Pero es infinitamente mejor que cualquier cosa que mis manos humanas, sin talento artístico, pudieran crear, y es una herramienta increíble para visualizaciones rápidas y sencillas.

Desde entonces, también he usado este método en exteriores: tomé una foto de nuestro jardín y le pedí a Chat GPT que añadiera jardineras alrededor (con luces de colores, por supuesto), además de un cobertizo para oficina en la esquina. Funciona bien y es increíblemente rápido.

3. ¡Feliz cumpleaños!

ChatGPT también compensa mi falta de talento artístico de otras maneras. Hace poco, decidí crear una tarjeta de cumpleaños personalizada para mi hijo usando las funciones de generación de imágenes de ChatGPT.

Subí una foto de mi hijo y le pedí a ChatGPT que creara un diseño para una tarjeta de cumpleaños que lo mostrara luchando contra un velociraptor en un ring de lucha libre. En menos de un minuto, me presentaron justo lo que pedí. Fue todo un éxito.

Ya sea tu amigo montado en un unicornio, tu mascota con una corona o toda tu familia en un póster de lucha libre (ver arriba), las posibilidades de tarjetas personalizadas hechas por IA son infinitas y mucho más sinceras (y divertidas) que una tarjeta comprada en una tienda.

Por supuesto, tendrás que sentirte cómodo subiendo fotos de personas, lo cual, entiendo, puede ser un inconveniente para quienes buscan la máxima privacidad. Sin embargo, podrías describir a las personas sin subir su foto, refinando tus indicaciones sobre la marcha para obtener resultados precisos.

4. Preparados, listos, ¡a cocinar!

No puedo ser la única que abre el refrigerador, mira una mezcla de ingredientes al azar y espera que su subconsciente interior de repente prepare una comida instantánea en base a lo que tengamos.

Ahora, puedo simplemente informar a ChatGPT qué ingredientes tenemos, antes de pedirle que sugiera varias recetas que incorporen todos o algunos de los ingredientes en cuestión.

Mejor aún, a diferencia de la infinidad de blogs de comida en línea, no tengo que recorrer siete páginas de historia sobre cómo, hace 27 años, la autora encontró un perro callejero, lo que la llevó a la casa de un artista donde pasaron el fin de semana y aprendieron una vieja receta familiar de tarta de queso con avellanas. ¿Quién tiene tiempo para eso?

5. Vitamina GPT

Administrar unas pocas vitaminas y suplementos diarios puede ser sorprendentemente complicado. Estaba tomando vitamina D, C, B12, hierro, NMN, creatina y magnesio, por nombrar solo algunos, todos en diferentes momentos, y sospechaba que no lo estaba haciendo de forma óptima. Así que le pedí a ChatGPT que me organizara un programa de suplementos, utilizando su función de investigación exhaustiva para revisar revistas y estudios científicos.

Hice una lista de todos los suplementos que tomo y recibí un plan detallado: cuáles tomar por la mañana y por la noche, cuáles tomar con la comida y cuáles evitar tomar juntos.

Por ejemplo, me recomendó tomar vitamina D y omega-3 con el desayuno (ya que las vitaminas liposolubles se absorben mejor con los alimentos), vitamina C por la tarde (para un aumento de energía y porque es soluble en agua) y magnesio por la noche para ayudar a dormir.

También me advirtió que el calcio puede interferir con la absorción de hierro si se toma simultáneamente, algo que no había considerado. El resultado fue una práctica tabla de puntos que ha hecho que mi rutina de suplementos sea mucho más efectiva. Si tomas varias vitaminas o medicamentos al mismo tiempo, prueba esto; pero, por supuesto, consulta con un médico para detectar cualquier interacción grave.

6. Todos juntos ahora

Cocinar una comida grande con varios platos es un desafío logístico, especialmente cuando tienes un horno, una estufa y tal vez una freidora de aire funcionando al mismo tiempo.

Hace poco organicé una cena familiar: un asado al horno, verduras en la freidora de aire y salsa en la estufa. Recurrí a ChatGPT para que me ayudara a sincronizarlo todo. Les detallé cada plato, los métodos y tiempos de cocción, y les pedí un cronograma paso a paso.

ChatGPT generó un plan de acción minuto a minuto, indicando exactamente cuándo precalentar el horno, cuándo meter el pollo, cuándo empezar a hervir agua para la pasta, cuándo echar las verduras en la freidora de aire y cuándo meter el pan de ajo para que estuviera perfectamente tostado al reposar el pollo. Era como tener un proyecto virtual de sous-chef gestionando mi cocina.

El plan garantizaba que todos los platos estuvieran calientes y listos para servir al mismo tiempo, algo que antes me obligaba a escribir plazos. Si estás planeando una cena de Navidad o cualquier banquete con varios platos, ChatGPT puede reducir considerablemente tu estrés actuando como coordinador de cocina, ayudándote a organizar los tiempos de cocción y a mantener todo a tiempo.

7. Investigación profunda

Una de las funciones más potentes de ChatGPT es su capacidad de actuar como asistente de investigación. El otro día, tenía curiosidad por variar las actividades en el gimnasio y me preguntaba si añadir un ejercicio de empuje/tiro de trineo al día de piernas.

Mi problema es que mi tiempo en el gimnasio es limitado, por lo que no estaba seguro de si había algún ejercicio existente en mi rutina que pudiera cambiar por los tirones de trineo, o si me vería obligado a agregarlos y hacer que mi entrenamiento fuera aún más largo.

Le comenté a ChatGPT que mi objetivo principal es la hipertrofia (es decir, ganar masa muscular) y también le comenté sobre mis problemas de espalda y rodilla, además de mi rutina actual de piernas. Usando su modo de investigación profunda (que revisó estudios y artículos), obtuvo una respuesta sólida después de unos 20 minutos de investigación y reflexión. Y los resultados fueron realmente útiles.

Resulta que podría reemplazar mis ejercicios de aislamiento de extensiones de piernas y curl de piernas en máquina con empujes/tirones de trineo. No solo seguiría desarrollando músculos más grandes con el tiempo, sino que también ganaría estabilidad en el proceso, sin tener que alargar aún más mi tiempo en el gimnasio. ¡Todos ganan!

8. Amigo secreto

Cuando me cuesta encontrar el regalo perfecto, ChatGPT se ha convertido en mi aliado predilecto para las lluvias de ideas. La clave está en proporcionarle información sobre la persona: sus aficiones, manías, lo que ya posee, etc.

Desde aficionados a la jardinería hasta gamers, amantes de la música y todo tipo de personas, ChatGPT ofrece una gran variedad de ideas para regalos. Cuanta más información les des sobre el destinatario, mejor.

Desde sus colores favoritos hasta sus estilos preferidos y álbumes más queridos, recibirás todo tipo de regalos que avergonzarían a los elfos de Papá Noel.

9. ¡Acción!

Como escritor que siempre ha jugado con la idea del contenido en video (pero que me ha intimidado demasiado para hacer algo al respecto), ChatGPT parece que podría ser mi salvador.

Le proporcioné una reseña de smartphone que ya había escrito y le pedí consejos sobre cómo convertir el artículo en video. La respuesta fue exhaustiva e increíblemente útil para alguien como yo, con poca o ninguna experiencia con videos.

El flujo de trabajo estaba claramente desglosado, con la copia escrita convertida en un guion fácil de digerir. También había una lista completa de tomas, que me indicaba qué material grabar y en qué orden, incluyendo imágenes mías y material adicional del propio teléfono.

En resumen, tomó una tarea que siempre me resultó muy intimidante y la dividió en partes manejables, con instrucciones claras además.

La publicación 9 cosas inesperadas que pude hacer con ChatGPT (y algunas que debes probar) apareció primero en Digital Trends .

¿Qué ha pasado? Una batería externa viral pasó de ser la favorita de los mochileros a un potencial peligro para la seguridad. Un análisis de Lumafield revela que la batería externa Haribo de 20 000 mAh (y sus auriculares), ampliamente vendida, presenta graves defectos internos en la batería, lo que probablemente provocó su retirada de las tiendas online.

• Los escaneos revelaron celdas de batería desalineadas, con electrodos doblados o deformados en lugar de apilados de manera plana.
• Las capas dentro de las células mostraron una geometría irregular y una envoltura desigual, lo que indica un control de calidad deficiente.
• Lumafield descubrió que los auriculares Haribo también contienen celdas de batería mal construidas con defectos similares a los del banco de energía.

Esto es importante porque las baterías externas Haribo se convirtieron en un éxito entre viajeros y mochileros gracias a su enorme capacidad de 20 000 mAh en una carcasa inusualmente pequeña y ligera. Sin embargo, las baterías externas Haribo fueron retiradas recientemente de Amazon y los pedidos pendientes se cancelaron. Fue entonces cuando Lumafield sometió el dispositivo a un escáner CT industrial, que reveló los defectos internos ocultos bajo la carcasa compacta.

Las tomografías computarizadas del banco de energía muestran que las capas de electrodos no forman un bloque uniforme. En cambio, se doblan, se abomban y, a veces, se desplazan, creando una desalineación ondulada en lugar de un paquete compacto. Este tipo de apilamiento incorrecto aumenta significativamente el riesgo de recubrimiento de litio o crecimiento de dendritas, donde pueden formarse diminutas fibras metálicas y, con el tiempo, provocar cortocircuitos internos o incluso incendios.

¿Por qué debería importarme? Si tienes una de estas baterías o auriculares de la marca Haribo, es hora de que reconsideres su uso.

• Los problemas son estructurales y no son visibles desde el exterior, por lo que el riesgo persiste incluso si el paquete parece nuevo.
• Los hallazgos de Lumafield dejan claro que no se trata solo de una mala calidad, sino de un riesgo de seguridad que podría provocar sobrecalentamiento, fallos prematuros o incluso incendios.

Bien, ¿qué sigue? Si buscas alternativas más seguras para tus viajes, puedes consultar algunas de las mejores ofertas de baterías portátiles compactas disponibles ahora mismo en las ofertas del Black Friday , incluyendo opciones que ofrecen una construcción sólida sin sacrificar la calidad.

El banco de energía viral de Haribo que llevas contigo podría ser un riesgo de incendio apareció primero en Digital Trends .