¿Qué son los informes universales en Asana? ¿Por qué debería usarlo?
En la fuerza laboral actual, los autónomos y los profesionales deben centrarse más en los proyectos. Si está demasiado ocupado con el trabajo de administración, como crear presentaciones de estado de proyectos para la clientela, podría perder clientes potenciales. Además, también es cierto que contratar a un analista de datos no será tan rentable para los particulares o autónomos.
La nueva herramienta de informes de Asana permite a los usuarios de cualquier profesión convertirse en sus propios analistas de datos.
¿Qué son los informes universales?
Asana introdujo una herramienta de informes universal avanzada pero sencilla en su software de gestión de proyectos , tanto en la nube como en la aplicación de escritorio. La función estuvo disponible a partir del 1 de junio de 2021 para los suscriptores del plan premium de Asana.
Esta nueva función de informes de Asana convierte los datos sin procesar del proyecto en tablas gráficas y gráficos que todos pueden seguir. Al usar esta herramienta, no tendrá que ir y venir con hojas de cálculo, correos electrónicos, chats de equipo, conversaciones uno a uno o esas largas transcripciones de videoconferencias.
La función de informes le permite:
- Alinee objetivos transparentes para los miembros de su equipo o compañeros colaboradores independientes.
- Maneje de manera eficiente cualquier requisito ad-hoc de priorizar el trabajo de un cliente.
- Observe el estado de productividad completo de sus equipos que ninguna otra herramienta puede ofrecer con unos pocos clics.
La herramienta Universal Reporting de Asana garantiza que todas las personas del equipo, independientemente de sus niveles, puedan preparar una representación visual de sus métricas de rendimiento. La herramienta no requiere ningún entrenamiento especializado. Los miembros de tu equipo pueden crear fácilmente sus propios paneles de productividad siguiendo la interfaz interactiva de Asana.
¿Cuáles son sus características?
Asana Universal Reporting viene con una serie de funciones como una descripción general de paneles, gráficos, uso compartido de paneles, personalizaciones, etc. Las siguientes son las características más importantes que harán que la gestión de su proyecto sea más sencilla que nunca:
1. Gráficos y sus variaciones
La herramienta de informes ofrece tres tipos de gráficos, a saber, gráficos de columna, de rosquilla y de paleta. También hay un cuarto tipo de gráfico, que solo muestra el número total de tareas, recursos, elementos, etc.
Después de crear un panel en la sección Informes de Asana , puede agregar gráficos. Al hacer clic en Agregar gráfico , verá 10 tipos de plantillas de gráficos segregadas en cuatro secciones. Los siguientes tipos de gráficos son los más populares en los informes de Asana:
- Tareas por campo personalizado
- Gráficos incompletos por proyectos
- Tareas de este mes por proyecto
- Tareas atrasadas por proyectos
2. Un panel de informes
Puede acceder a él haciendo clic en Informes en la barra de navegación izquierda. Este centro de paneles le brinda la opción de agregar nuevos paneles o visualizar los que ya están disponibles. Si alguien de su equipo comparte algún panel con usted, también se mostrarán aquí.
Le permite agregar cualquier tablero al menú de favoritos, renombrarlos o eliminarlos.
3. Organizar y compartir paneles
Los paneles de informes de su proyecto pueden albergar múltiples donas, piruletas y gráficos de columnas. Sin embargo, cuando exporta datos o los presenta a cualquier cliente autónomo, es útil que pueda organizarlos.
Los informes de Asana te dan la libertad de apilar tus gráficos como mejor te parezca mediante acciones de arrastrar y soltar. Puede ver más datos subyacentes haciendo clic en cualquier lugar dentro del gráfico.
Puede compartir paneles de informes con colaboradores externos e internos del proyecto. Los informes compartidos son de solo lectura. El invitado solo puede ver los datos subyacentes a los que tiene acceso. Sin embargo, todos los invitados pueden ver los gráficos generales del gráfico.
4. Personalización de sus gráficos
La herramienta de informes de Asana ofrece muchas opciones de personalización de gráficos. Puede elegir el tipo de gráfico y su color después de seleccionar el proyecto para su informe. Puede modificar aún más los datos del eje X e Y del gráfico.
Además, también puede aplicar diferentes filtros a sus gráficos, como:
- Estado de finalización de la tarea
- Propietarios de proyectos
- Cesionario
- Subtareas
- Tipo de tarea
- Estado de la tarea
- Fecha
¿Cuáles son sus beneficios?
La ventaja más importante de esta herramienta es que le libera de depender de software de análisis de datos de terceros. Ahora, puedes ver lo que está sucediendo en el equipo desde la aplicación de gestión de proyectos todo en uno de Asana. Los siguientes son algunos de los beneficios notables que disfrutará cuando comience a usar Universal Reporting:
1. Herramienta automatizada para datos en tiempo real
La herramienta de informes redondea automáticamente varios datos de los proyectos de Asana. Garantiza que los paneles de su equipo o proyecto se mantengan actualizados sin necesidad de copiar y pegar manualmente.
Puede preparar tantos paneles como desee para segregar varios equipos, proyectos o incluso miembros individuales. También puede crear un panel combinado para visualizar el rendimiento general de su concierto.
Estos paneles personalizados te permiten recopilar todo tipo de datos del panel de proyectos de Asana. Un cuadro o tablero típico podría incluir datos sobre el presupuesto, la carga de trabajo, el tiempo, el cumplimiento de los plazos, las tareas, el desempeño de los miembros del equipo, etc.
2. Encuentre y resuelva problemas rápidamente
Necesita obtener una vista panorámica de los recursos de su equipo si desea administrar proyectos grandes y complejos de manera eficiente. Es imperativo que necesite identificar los problemas con los proyectos y recursos sin pasar por múltiples canales.
Universal Reporting le permite realizar un seguimiento de los problemas de forma proactiva, sin esperar a que un miembro del equipo los mencione. Realmente puede microgestionar cada proyecto desde un panel de control, para desviar recursos a los proyectos que se ejecutan atrasados.
3. Distribución equitativa de cargas de trabajo
Puede obtener una productividad óptima de su equipo si distribuye la carga de trabajo entre los recursos. Además, delegar tareas a otros le dará tiempo para ampliar su lista de clientes.
La herramienta de informes de Asana muestra la carga de trabajo basada en recursos con alta precisión. Puede detectar fácilmente los recursos infrautilizados y agotados para equilibrar las cargas de trabajo. Además, su panel de tareas diarias puede ayudarlo a delegar algo importante a otro miembro del equipo si necesita asistir a una reunión urgente con un cliente.
4. Mejor gestión de recursos
Hasta ahora, ha estado esperando lo mejor y rezando para que el costo sea manejable antes de abrir una factura. Pero las herramientas de informes de Asana ahora te permiten realizar un seguimiento específico de cada gasto de los proyectos de los que eres responsable.
Puede hablar con su cliente para minimizar el alcance o aumentar el presupuesto cuando tenga una mejor visión de los gastos en efectivo o la utilización de recursos. Los gráficos y las plantillas de tablero listos para usar para Universal Reporting facilitan la administración de recursos.
¿Qué tan bien está trabajando su equipo hacia la meta?
La productividad general de sus proyectos y de todo el negocio depende de qué tan bien se alineen las metas con los objetivos profesionales de los miembros de su equipo.
La herramienta Universal Reporting es una característica poderosa de Asana que te ayuda a ver si los equipos y proyectos están alineados. Ahora que sabe lo importante que es la herramienta de informes, puede usarla de la mejor manera posible para administrar sus equipos de proyecto.