5 razones para utilizar herramientas colaborativas en lugar del correo electrónico
Los lugares de trabajo se están digitalizando cada vez más a través de la automatización y alternativas eficientes. Aunque los correos electrónicos han sido útiles durante mucho tiempo, la tecnología nos ha presentado herramientas más directas y efectivas para la comunicación y la colaboración.
Es posible que esté buscando herramientas que se adapten mejor a la colaboración. Quizás, está cansado de los correos electrónicos debido a la expectativa de utilizar un lenguaje profesional o simplemente porque es posible que no sepa cómo administrar su bandeja de entrada de correo electrónico sobrecargada.
Existen numerosas herramientas de colaboración que puede utilizar para evitar el estrés de los correos electrónicos. ¡He aquí por qué debería usarlos en su lugar!
1. Ahorre tiempo
Las herramientas de colaboración tienen opciones de notificación para avisarle a usted oa sus compañeros cuando hay un mensaje. Aunque puede activar sus notificaciones por correo electrónico, las herramientas de colaboración facilitan que los miembros del equipo se comuniquen a través de chats eficientes en lugar de correos electrónicos.
Slack es una de las plataformas de colaboración más utilizadas para el trabajo remoto. Slack ofrece una variedad de beneficios que permiten una comunicación eficiente. Para organizar su comunicación, puede crear canales separados para cada equipo y tema.
2. Comunicación directa
Las herramientas colaborativas le permiten disfrutar de una forma de comunicación más eficiente. En lugar de tener que enviar un CC a varias personas o enviar un correo electrónico de difusión, simplemente puede enviar un mensaje a una plataforma de chat. Además, el uso de herramientas de colaboración lo alentará a usted y a sus colegas a hacer preguntas en una plataforma abierta en lugar de enviar correos electrónicos.
La parte más eficaz de utilizar estas herramientas es que puede comunicarse en tiempo real. Si necesita hacer una pregunta rápida, enviar un correo electrónico no es la mejor opción, ya que sus compañeros de equipo pueden tardar más en responder. Por ejemplo, Slack tiene una función de mención que envía notificaciones automáticas para captar la atención de alguien. Existen múltiples alternativas de Slack para la comunicación en equipo .
3. Evite una bandeja de entrada de correo electrónico sobrecargada
Si usa aplicaciones colaborativas para la comunicación y la colaboración, no necesita lidiar con una bandeja de entrada de correo electrónico sobrecargada o perder cosas importantes en sus correos electrónicos. Si bien es posible que las herramientas colaborativas no eliminen por completo la necesidad de correos electrónicos, el uso de aplicaciones de mensajería en el lugar de trabajo como Microsoft Teams o Slack reduce la necesidad de enviar algunos correos electrónicos.
4. Colaboración de documentos en tiempo real
El software de colaboración le permite a usted y a los miembros de su equipo trabajar en un proyecto en vivo al mismo tiempo. Google Docs es una de las herramientas de colaboración de documentos más populares que permite la colaboración en tiempo real.
También puede utilizar herramientas como Dropbox Paper, que tiene el mismo propósito. Mientras realiza ediciones en vivo en Dropbox Paper, su equipo puede agregar comentarios y sugerir cambios. Esto permite que su equipo experimente una sesión en vivo en lugar de tener que enviar sus documentos de un lado a otro para su edición.
Google también ha creado aplicaciones y funciones que los equipos pueden usar para mejorar su comunicación y colaboración en el trabajo.
5. Encuentre información fácilmente
El software de colaboración facilita la búsqueda de información porque los documentos importantes se pueden almacenar en una plataforma compartida. El correo electrónico, por otro lado, no es tan efectivo para encontrar información.
El correo electrónico es una plataforma cerrada que no le permite buscar datos que no le fueron enviados directamente. Por ejemplo, si está utilizando Slack y ha dado la bienvenida a nuevos miembros a su equipo, sus nuevos miembros pueden acceder a información, enlaces y documentos que se compartieron antes de unirse al equipo.
Explore algunas herramientas de colaboración
Por lo tanto, estas son algunas de las razones por las que cambiar de la comunicación por correo electrónico a algo más intuitivo, como la colaboración en tiempo real, puede resultar beneficioso. Además de su facilidad de uso, proporcionan excelentes herramientas para una comunicación rápida y eficaz.