Cómo crear una lista de verificación en Microsoft Excel
Muchas aplicaciones pueden crear listas de verificación, pero ¿realmente necesitas otra aplicación? Si ya está utilizando hojas de cálculo, no busque más. Puede crear fácilmente una lista de verificación en Microsoft Excel.
Incluso si no desea usarlo como una aplicación de lista de tareas diarias, una lista de verificación es una buena manera de realizar un seguimiento de lo que aún necesita hacer en su hoja de cálculo, directamente en la hoja de cálculo.
Veamos cómo crear una lista de verificación en Excel en cinco minutos o menos.
Le mostraremos cómo crear una lista de verificación de Excel con casillas de verificación que puede marcar a medida que completa los elementos. También indica cuándo ha marcado todos los elementos, para que pueda saberlo de un vistazo.
Estos son los sencillos pasos que describiremos con más detalle a continuación:
- Habilite la pestaña Desarrollador.
- Inserte los elementos de la lista de verificación en su hoja de cálculo.
- Agregue casillas de verificación y formato avanzado.
Para crear una lista de verificación, debe habilitar la pestaña Desarrollador en la cinta. Para hacer esto, haga clic derecho en la cinta y seleccione Personalizar cinta .
En la lista de pestañas principales en el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones de Excel , marque la casilla Desarrollador y luego haga clic en Aceptar .
Ingrese su lista de tareas pendientes, un elemento por celda. En nuestro ejemplo, tenemos una celda con el total de artículos y otra con el total de artículos empaquetados , o cuántos artículos están marcados en nuestra lista.
¿Estoy listo para irme? la celda será roja con NO si no se marcan todos los elementos.
Después de marcar todos los elementos, ¿estoy listo? la celda se pone verde y se lee SÍ .
Haga clic en la pestaña Desarrollador . Luego, haga clic en Insertar en la sección Controles y haga clic en la casilla de verificación (control de formulario) .
Haga clic en la celda donde desea insertar la casilla de verificación. Verá que hay un texto a la derecha de la casilla de verificación. Solo queremos el cuadro de texto, no el texto. Mientras el control de la casilla de verificación está seleccionado, resalte el texto junto a la casilla de verificación y elimínelo.
El control de la casilla de verificación no cambia de tamaño automáticamente una vez que se elimina el texto que contiene. Si desea cambiar su tamaño, haga clic con el botón derecho en la celda para seleccionar la casilla de verificación y luego haga clic con el botón izquierdo en la casilla de verificación (para que desaparezca el menú contextual). Se seleccionará con círculos en las esquinas (como se muestra arriba).
Arrastre uno de los círculos del lado derecho hacia la casilla de verificación para cambiar el tamaño del contorno al tamaño de la casilla de verificación únicamente. Luego, puede mover la casilla de verificación al centro de la celda con el cursor de cuatro puntas.
Ahora, queremos copiar esa casilla de verificación al resto de los elementos de nuestra lista de tareas pendientes.
Para seleccionar la celda que contiene la casilla de verificación, seleccione cualquier celda a su alrededor sin una casilla de verificación. Luego, use una de las teclas de flecha en su teclado para moverse a la celda con la casilla de verificación.
Para copiar la casilla de verificación a otras celdas, mueva el cursor a la esquina inferior derecha de la celda seleccionada con la casilla de verificación hasta que cambie a un signo más. Asegúrese de que el cursor NO sea una mano. Esto marcará la casilla.
Arrastre el signo más a las celdas en las que desea copiar la casilla de verificación y suelte el botón del mouse. La casilla de verificación se copia en todas esas celdas.
Dependiendo de para qué desee utilizar la lista de verificación, puede agregar formato adicional para validar la lista y resumir su estado.
Para este paso, necesitamos usar la columna a la derecha de las casillas de verificación para almacenar los valores VERDADERO y FALSO para las casillas de verificación. Esto nos permite usar estos valores para verificar si todas las casillas están marcadas o no.
Haga clic con el botón derecho en la primera casilla de verificación (no en la celda con la casilla de verificación) y seleccione Control de formato .
En la pestaña Control del cuadro de diálogo Formato de objeto , haga clic en el botón Selector de celdas en el lado derecho del cuadro Enlace de celda.
Seleccione la celda a la derecha de la casilla de verificación. Se ingresa una referencia absoluta a la celda seleccionada en el cuadro Vínculo de celda en la versión compacta del cuadro de diálogo Control de formato .
Haga clic en el botón Selector de celdas nuevamente para expandir el cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo para cerrarlo.
Repita para cada casilla de verificación de la lista.
Luego, ingrese el número total de casillas de verificación en la lista en la celda a la derecha de la celda Total de elementos .
Ahora, usemos una función especial que calcula cuántas casillas de verificación se han marcado.
Ingrese el siguiente texto en la celda a la derecha de la celda etiquetada Elementos empaquetados (o como lo llame) y presione Entrar .
Cuenta el número de celdas en la columna C (de la celda C2< /strong> a C9 ) que tienen el valor VERDADERO .
En la hoja, puede reemplazar " C2: C9 " con la letra de la columna y los números de fila correspondientes a la columna a la derecha de las casillas de verificación.
No necesitamos la columna con los valores VERDADERO y FALSO mostrados, así que ocultémosla. Haga clic en el encabezado de la columna con letras para seleccionar toda la columna. Luego, haga clic derecho en el encabezado de la columna y seleccione Ocultar .
Los encabezados de columna con letras ahora omiten C , pero hay una línea doble que indica una columna oculta.
¿ Usaremos la función SI para ¿Estoy listo para comenzar? (o como lo llame) para ver si todas las casillas de verificación están marcadas. Seleccione la celda a la derecha de ¿Voy a ir? e ingrese el siguiente texto.
Esto significa que si el número en la celda B10 es igual al número calculado a partir de las casillas marcadas en B11 , la celda ingresará automáticamente SÍ . De lo contrario, se ingresará NO .
También puede colorear la celda en función de si los valores de las celdas B10 y B11 son iguales o no. A esto se le llama formato condicional .
Veamos cómo poner la celda en rojo si no todas las casillas de verificación están marcadas y en verde si lo están. Consulte nuestro artículo sobre formato condicional para obtener información sobre cómo crear reglas.
Seleccione la celda junto a "¿Puedo ir?". Es B14 en esta hoja de cálculo de ejemplo.
Cree una regla para esta celda con el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional utilizando Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear el tipo de regla.
Ingrese el siguiente texto en el cuadro Formato de valor donde esta fórmula es verdadera .
Reemplace B11 y B12 con referencias de celda para los valores de los elementos totales y elementos empaquetados (o como quiera que llame a estas celdas), si no son las mismas celdas. (Consulte nuestra guía para el cuadro de nombre de Excel si necesita más información al respecto).
Luego, haga clic en Formato y seleccione un color de relleno rojo y haga clic en Aceptar .
Cree otra regla nueva del mismo tipo, pero ingrese el siguiente texto en el cuadro Formato de valor donde esta fórmula es verdadera . Nuevamente, reemplace las referencias de celda para que coincidan con su lista de verificación.
Luego, haga clic en Formato y seleccione un color de relleno verde y haga clic en Aceptar .
En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional , ingrese una referencia absoluta para la celda que desea colorear de verde o rojo en el cuadro Se aplica a .
Ingrese la misma referencia de celda para ambas reglas. En nuestro ejemplo, ingresamos = $ B $ 13 .
Haga clic en Aceptar.
¿Estoy listo para irme? la celda de la columna B ahora se vuelve verde y dice SÍ cuando todas las casillas de verificación están seleccionadas. Si desmarca un elemento, se volverá rojo y leerá NO .
Puede crear una lista de verificación en Excel con bastante facilidad. Pero es solo una especie de lista. También puede crear listas desplegables en Excel con sus propios elementos personalizados.
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