Zoom es una de las mejores aplicaciones de videoconferencia disponibles, que atiende a todos, desde empresas emergentes hasta agencias gubernamentales. Contribuir a su éxito es una versión gratuita ampliada y una interfaz fácil de usar.
Con casi todas las reuniones de trabajo que se llevan a cabo en el software Zoom hoy en día, es importante comprender cómo funciona este software. Estamos aquí con una guía paso a paso, para que incluso el usuario más nuevo pueda convertirse en un experto.
Cómo unirse a una reunión de Zoom
Para aquellos de ustedes que están aprendiendo a usar la aplicación Zoom por primera vez, tenemos buenas noticias. Si desea (o necesita) unirse a una reunión de Zoom que otra persona programó, no necesita crear una cuenta. Y en algunos casos, ni siquiera es necesario descargar e instalar un nuevo software.
Para unirse a una reunión existente, solo necesita una de dos cosas: el enlace a la reunión o un ID de reunión.
Unirse con un enlace de zoom
Si tiene el enlace, simplemente haga clic en él o péguelo en su navegador. Recibirá un cuadro de diálogo que le pedirá que abra la aplicación Zoom.
Si desea conectarse sin descargar, presione Cancelar y haga clic en el botón Iniciar reunión nuevamente. En ese punto, verá una línea que dice ¿ Tiene problemas con Zoom Client? Únase desde su navegador .
Alternativamente, elija descargar la aplicación Zoom , que puede valer la pena si planea usarla mucho. Una vez que la aplicación esté instalada en su computadora, presione el botón Iniciar reunión . Se abrirá la reunión de Zoom y deberá ingresar el nombre que le gustaría usar para unirse.
En este punto, haga clic en Unirse con audio de computadora para usar su micrófono y escuchar a todos los demás. Si está utilizando varias fuentes de audio, como auriculares Bluetooth o un monitor con altavoces, y desea que el sonido salga a través de ellos, haga clic en Probar altavoz y micrófono . Luego, puede elegir la salida correcta para su audio.
Unirse con un ID de reunión
Puede usar la ID de la reunión para unirse, en lugar de un enlace, pero primero debe descargar la aplicación Zoom.
Inicie la aplicación y haga clic en Unirse a una reunión . Luego, pegue la ID de la reunión en la ventana emergente, junto con su nombre para mostrar preferido. El resto de los pasos son los mismos que los anteriores. Ahora puede comunicarse dentro de una reunión de Zoom.
Cómo crear su propia reunión de Zoom
Al igual que en la sección anterior, existen varios métodos para crear una nueva reunión en Zoom, todos ellos requieren que tenga una cuenta. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, la cuenta gratuita suele ser adecuada para la mayoría de las personas.
Con él, puede tener tantas reuniones individuales como desee y albergar hasta 100 personas. Sin embargo, es importante mencionar que con una reunión de grupo (cualquier cosa por encima de dos personas), está limitada a 40 minutos. Por esa razón, si planeas organizar principalmente reuniones de equipo, es mejor ser Pro.
El primer método para crear una nueva reunión es iniciar la reunión y pedir a las personas que se unan. Esto es mejor para reuniones más improvisadas. Comience iniciando la aplicación Zoom y haciendo clic en Nueva reunión . Luego conéctese como de costumbre.
Dentro de la lista de participantes, hay un botón para invitar a más personas, que puede seleccionar de sus contactos, enviándoles un enlace por correo electrónico o copiando el enlace y enviándolo a sus participantes a través de otras aplicaciones (como Slack).
Programación de una reunión de Zoom
La otra opción que tiene es programar una reunión para algún tiempo en el futuro y enviar la invitación a sus participantes. Puede hacer clic en Programar en la aplicación de escritorio o iniciar sesión en el sitio web de Zoom y hacer clic en la pestaña Reuniones a la izquierda de la página, seguido de Programar una reunión . Ambos métodos le brindan aproximadamente las mismas opciones.
Estas opciones incluyen establecer un nombre y una descripción, una hora y una fecha de acuerdo con su zona horaria (o una diferente, si lo desea) y la duración. A continuación se muestran algunas funciones más avanzadas.
Primero, tiene la posibilidad de hacer de esta una reunión periódica. Entonces, si se repite una vez a la semana durante el próximo mes, por ejemplo, cada una de estas reuniones tendrá el mismo enlace. Luego, puede elegir usar el código de acceso generado automáticamente o crear uno nuevo. Las cuentas gratuitas no permiten reuniones sin una contraseña.
Otra buena característica para familiarizarse es la sala de espera . Si lo habilitas, tendrás que autorizar la admisión de participantes manualmente. Esto significa que puede asegurarse de estar listo para comenzar y luego admitir personas, o admitir a los oradores primero, por ejemplo.
Una vez que haga clic en Guardar , la reunión aparecerá en su agenda. Puede invitar a personas copiando el enlace o copiando la invitación completa, que incluye el ID de la reunión, la fecha y la hora y el código de acceso.
Consejos y trucos sobre cómo utilizar Zoom
Después de aprender los conceptos básicos, es hora de que se convierta realmente en un experto al comprender todas las funciones adicionales que pueden llevar una reunión al siguiente nivel.
Primero, existe la opción de compartir su pantalla, que es la herramienta de colaboración definitiva. Puede encontrar este botón en la parte inferior de la reunión de Zoom y puede elegir qué pantalla compartir, si también desea compartir audio y permitir compartir con más de un participante.
En segundo lugar, está la opción de grabar su reunión, que también se encuentra en la parte inferior de la ventana Zoom. Esto es genial si desea enviar capacitación a personas que no pudieron asistir. Solo recuerde informar a sus participantes que estará grabando.
También hay un chat, donde puede enviar mensajes privados o tener conversaciones grupales. Incluso puedes compartir archivos. No olvide silenciarse cuando no hable para evitar el ruido de fondo. Puede hacerlo presionando el botón del micrófono en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Para aquellos que usan Zoom desde casa, pueden optar por usar un fondo virtual . Esto le permite evitar revelar demasiado de su vida personal. Encontrarás este botón en el menú junto a Detener video . Tenga en cuenta que esto solo funciona con computadoras más nuevas.
Otra gran función de Zoom le permite integrarlo con su Calendario de Google, también de forma gratuita. Una vez que haga eso, puede crear un evento en su calendario y elegir Zoom como la opción de videoconferencia.
Genera automáticamente una reunión a esa hora y día, un código de acceso y una invitación. Entonces, una vez que agregue personas a ese evento, recibirán todos los detalles.
Después de aprender todos estos consejos, asegúrese de aprender también cómo solucionar problemas comunes en las llamadas de Zoom .
Cómo usar Zoom en dispositivos móviles
Zoom no es solo para su escritorio; también funciona perfectamente en dispositivos móviles, con una interfaz fácil de usar.
Después de instalar la aplicación, puede unirse a una reunión o iniciar sesión. En la pantalla de inicio, después de iniciar sesión, verá todas sus próximas reuniones y podrá iniciar una reunión, unirse a una o compartir una pantalla. También puede agregar personas a sus contactos de Zoom directamente desde su teléfono.
Dentro de una reunión, las características son bastante similares a la versión de escritorio. Algunas características destacadas le permiten revertir la cámara, agregar sonidos para las personas que se unen o se van y se silencian al ingresar.
No tengas miedo de experimentar
Zoom tiene aún más opciones para explorar de las que hemos explorado anteriormente, y mejora con cada nueva actualización de software. Una vez que comprenda los conceptos básicos, puede abrir reuniones usted mismo y experimentar con todas las funciones. Puede encontrar algo que sea exactamente lo que necesita para realizar una sesión profesional.
