La suite Office de Microsoft tiene diferentes aplicaciones para diferentes tareas. Entonces, por ejemplo, si desea crear una base de datos, Microsoft Access lo respalda. Access proporciona la mayoría de las funciones que esperaría de un sistema de administración de bases de datos relacionales. Puede crear tablas, formularios, consultas, relaciones, informes, macros, módulos, por nombrar algunos.
Pero de vez en cuando, es posible que desee exportar datos de Microsoft Access a Word. Si está buscando una manera fácil de exportar datos de Access a Word, está en el lugar correcto.
Cómo Access exporta objetos a Word
Antes de mostrarle cómo exportar datos de Microsoft Access a Word, debe comprender algunos conceptos básicos. Primero, no puede exportar todos los tipos de objetos de Access a Word.
Actualmente, solo puede exportar tablas, consultas, formularios e informes. Sin embargo, cada objeto todavía tiene algunas limitaciones. Comenzando con los registros, Access solo exporta los que están en una vista seleccionada. La aplicación no incluirá todos los datos ocultos en un informe. Del mismo modo, Access solo puede exportar formularios y hojas de datos con subformularios y hojas de datos secundarios.
La única forma de evitar esto es exportar cada subformulario y hoja de datos secundarios. Si exporta el informe principal, puede exportar varios subformularios y subinformes.
En segundo lugar, no puede exportar relaciones, macros, módulos y objetos gráficos como imágenes y objetos de Microsoft Graph desde Access a Word. Además, Access solo exportará resultados de expresiones y no expresiones en sí mismas.
Por último, no hay forma de importar datos de Microsoft Access a Word. Debe comenzar en Access, exportar sus datos a un nuevo documento, luego copiar el contenido y pegarlo en su documento de Word existente.
Cómo exportar datos de acceso a un documento de Word
La exportación de datos de Access a Word utiliza una herramienta integrada Exportar: Asistente para archivos RTF. Claro, la herramienta tiene muchas limitaciones para exportar datos de Access, pero es mejor que nada.
Pero si eso es demasiado limitante, puede buscar algunas de las mejores alternativas gratuitas de Microsoft Access para un posible reemplazo. De lo contrario, siga estos pasos para exportar sus datos de Access a Word:
- Abra su base de datos de Access .
- Seleccione el objeto que desea exportar en el Panel de navegación .
- Examine la tabla, la consulta, el formulario o el informe para asegurarse de que no contenga errores. El acceso generalmente incluye indicadores de error cada vez que reconoce un error. Esto puede incluir triángulos verdes y una variedad de números de error. Este paso es importante ya que Access reemplazará automáticamente las ubicaciones de error con un valor nulo después de exportar sus datos.
- Seleccione la vista o parte de los datos para exportar. La mejor forma de seleccionar datos para exportar desde varias tablas es ejecutando consultas de MS Access . Si desea exportar todos los datos de un objeto, omita este paso.
- Haga clic en la pestaña Datos externos y seleccione Más> Word . Se abrirá la herramienta del asistente Exportar: archivo RTF.
- En la ventana emergente Exportar — Asistente de exportación de archivos RTF, ingrese su nombre de archivo y seleccione un destino.
- Marque la casilla de verificación Abrir el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación si es necesario.
- Si seleccionó ciertos datos para exportar, marque la casilla de verificación Exportar solo los registros seleccionados . De lo contrario, deje la casilla de verificación para exportar todos los datos del objeto.
- Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de exportación.
Si existe un archivo con un nombre similar, puede seleccionar si Access debe sobrescribirlo o no. Seleccione Sí para sobrescribir el archivo o No para elegir un nuevo nombre para su archivo en la ventana emergente.
De forma predeterminada, Access creará un archivo de formato de texto enriquecido de Microsoft Word con una extensión RTF. Para agregar sus datos de Access a un documento de Word, siga estos pasos:
- Abra el documento RTF.
- Copie todo el contenido del documento.
- Pegue los datos en su documento de Word.
Si le resulta tedioso utilizar la herramienta del asistente de exportación Exportar – Archivo RTF, hay una salida más fácil. Copie los datos de su tabla, consulta, formulario o informe de Access y péguelos directamente en su documento de Word.
Exportar datos de acceso a Word sin problemas
Las bases de datos son una excelente manera de almacenar datos. Si necesita exportar sus datos de Access a otras aplicaciones como Word o Excel, el Asistente para Exportar-RTF incorporado hace que todo el proceso sea fluido, aunque con algunas limitaciones.
Si tiene muchos datos con los que trabajar, los formularios de Access ofrecen una forma más poderosa de agregar más datos a su base de datos. Es más fácil trabajar con ellos al editar tablas y agregar más datos.
