Las 10 mejores herramientas y consejos para delegar tareas de manera eficiente
La delegación de tareas es un proceso esencial en el flujo de trabajo moderno que asegura la inversión de esfuerzos de todos los miembros del equipo. Como líder de equipo o gerente, es imposible asumir todas las responsabilidades sobre sus hombros.
Al delegar las tareas a los miembros del equipo, puede reducir su carga de trabajo además de empoderar a su equipo para el desarrollo profesional. Pruebe los siguientes consejos de delegación de tareas para mantener una relación sana entre sus compañeros de equipo.
1. Encuentre un recurso apropiado
Cuando decides delegar una tarea, lo primero es elegir a la persona más adecuada para el puesto. No suponga simplemente que alguien puede completar una tarea. En su lugar, use evidencia empírica para seleccionar la correcta. Averigüe quiénes poseen los conocimientos y la habilidad necesarios para completar el trabajo que está a punto de delegar.
Antes de la delegación, puede utilizar la aplicación de gestión de tareas Teamwork para comprobar el ancho de banda del recurso previsto. Por lo tanto, no terminarás asignando la tarea al compañero de equipo que ya tiene demasiado en su plato.
2. Discuta las necesidades de delegación con el equipo
Antes de la delegación de tareas, debe discutir las razones detrás de esto con la persona seleccionada. Además, narra claramente lo que esperas de ellos. A veces, es posible que el cesionario no sea consciente de sus responsabilidades.
Si no saben cómo contribuir positivamente al proyecto, es posible que se desinteresen y se desconecten. Si está entregando la tarea a un trabajador remoto, puede usar Google Jamboard para una reunión en vivo. Les ayudará a entender las cosas visualmente.
3. Mitigar la posibilidad de delegación inversa
Algunos miembros del equipo pueden intentar devolverle una tarea delegada. Haga un esfuerzo por averiguar por qué. Siempre que tengan las habilidades necesarias y el tiempo suficiente, aprenda a decir que no en tales casos. Además, anímelos a que se sientan seguros de sus capacidades.
Sin embargo, puede minimizar la posibilidad de delegación inversa realizando un análisis FODA de las personas previstas. Puede utilizar la aplicación Creately para este propósito y averiguar quién tiene la menor posibilidad de volver a asignarle la tarea.
4. Comparta un esquema completo
El cesionario no debe sentirse abrumado cuando le delegue un proyecto o una tarea. Cree un esquema de la tarea para que sepan cómo realizarla sin mucho estrés. Mientras describe, agregue lo que desea que logren y para qué hora. Recuerde establecer un título realista para evitar presiones innecesarias.
Puede usar cualquier aplicación de administración de tareas como Asana para hacer un esquema del proyecto e incluirlo con las dependencias de las tareas y las fechas de vencimiento.
5. Dar acceso a la capacitación y los recursos necesarios
Como líder o gerente del equipo, es su responsabilidad asegurarse de que la persona a la que delega las tareas tenga toda la capacitación y los recursos necesarios. Por ejemplo, si la tarea delegada necesita usar una herramienta específica, pero el asignado nunca la usó antes, debe organizar una sesión de capacitación práctica para ellos.
Ponga a su disposición todos los recursos necesarios proporcionándoles acceso a una base de conocimientos. Si no tiene una base de conocimientos, puede poner todos los recursos en una carpeta de Google Drive y compartirla con el cesionario.
6. Ofrecer autoridad sobre la tarea delegada
Si asigna a alguien una tarea sin autoridad, esa no será una situación ideal para el asignado. Capacítelos con autoridad para tomar decisiones y hacer preguntas. Solo entonces puede esperar que la tarea se termine dentro del plazo y sin fallas.
Si están trabajando en un documento de Word o en una hoja de cálculo, puede convertirlos en propietarios de esos archivos. En el caso de los proyectos, puedes asignarlos a esa tarea en una herramienta de gestión de proyectos como Wrike . Por lo tanto, tienen un sentido de autoridad y otros miembros del equipo también lo sabrán.
7. Utilice un canal de comunicación dedicado
Delegar una tarea no significa disparar y olvidar. Debe estar disponible para la persona a la que delegó la tarea para cualquier pregunta o consulta. También pueden necesitar su consejo si es la primera vez que administran un proyecto importante o complejo.
Puede utilizar Slack para establecer un canal de comunicación dedicado en tiempo real . Cree un canal separado en esa aplicación para que la persona asignada pueda comunicarse sin problemas con usted y compartir archivos si es necesario para obtener comentarios instantáneos.
8. Esté preparado para manejar problemas imprevistos
Debe estar preparado para manejar cualquier problema inesperado durante un proyecto, incluso si ha delegado la tarea a otra persona. Cuando los asignados no tienen suficiente experiencia y nivel de experiencia, debe intervenir para completar con éxito la tarea.
Puede pedirles que registren el problema utilizando cualquier aplicación de grabación de pantalla como Ezvid y que se lo envíen. De esta forma, podrá comprender mejor el problema y ofrecer una solución adecuada. De lo contrario, pueden escribir los problemas en detalle utilizando cualquier aplicación para tomar notas.
9. Revisar el progreso e intercambiar comentarios
Después de la delegación, no olvide comprobar el progreso de la tarea para saber si va al ritmo óptimo. Pero evite la microgestión, ya que desmotivará al cesionario. Crear una cultura de seguimiento y retroalimentación mutua para una delegación efectiva.
Cualquier herramienta de gestión de tareas como nTask le permitirá realizar un seguimiento del progreso de cada tarea y subtarea que haya delegado a otra persona. También puede proporcionar comentarios rápidos utilizando la función de comentarios. Por lo tanto, el cesionario obtendrá todos los comentarios en un solo lugar.
10. Recompense y reconozca el éxito
Cuando delegue una tarea a un compañero de trabajo, esté listo para recompensarlo y apreciar sus esfuerzos. No dé por sentado el trabajo bien hecho. Felicítelos y reconózcalos abiertamente en las reuniones del equipo.
El reconocimiento del trabajo duro a través de elogios y beneficios aumenta la moral de los empleados. Además, tiene un impacto positivo en su productividad.
Después de completar las tareas y proyectos delegados, puede organizar una sesión de celebración en Zoom . Allí, puede mencionar a los compañeros de equipo que ejecutaron con éxito los trabajos asignados y ayudaron a su organización a alcanzar hitos.
Delegar tareas para una mejor gestión de tareas
Un proyecto exitoso incluye la contribución de todos los miembros. Ahora que conoce los mejores métodos para delegar tareas, puede ayudar a los miembros de su equipo a adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
También evitará que una persona se sienta abrumada y completará el proyecto dentro del plazo. Las estrategias de delegación de tareas mencionadas anteriormente, junto con las herramientas de productividad, pueden ayudar a su equipo a lograr sus objetivos de productividad.