Las 10 mejores funciones de Google Workspace para pequeñas empresas

Muchas empresas operan en espacios físicos. Pero ahora, los entornos organizativos se están transformando rápidamente. Los empleados ya no celebran reuniones en la oficina, en lugar de convertir sus hogares en estaciones de trabajo.

Con esta transición, los empleados equilibran las responsabilidades personales y el trabajo, lo que brinda una excelente oportunidad para que la tecnología acelere el proceso. Con Google Workspace, los empleados pueden colaborar de manera más eficiente, optimizar su trabajo y ahorrar tiempo con herramientas y conocimientos de productividad integrados basados ​​en inteligencia artificial.

En este artículo, exploraremos 10 funciones de Google Workspace que ayudarán a su empresa a hacer más.

1. Correo electrónico con marca de dominio mediante el cliente de Gmail

Además de proporcionar las mejores funciones de Gmail, Google Workspace le permite utilizar su dominio de correo electrónico personalizado. Significa que Google Workspace puede proporcionarle un correo electrónico premium de nivel empresarial que puede controlar y proteger.

No es necesario instalar y mantener un servidor de correo electrónico. Y también puede agregar o eliminar usuarios de correo electrónico a medida que su negocio se amplía. Dado que cada usuario de Gmail puede tener hasta 30 cuentas de alias, puede enviar el mismo correo electrónico a la misma persona a [email protected], [email protected] e [email protected].

Un beneficio adicional de usar Gmail para los correos electrónicos de su empresa es que los usuarios probablemente estarán acostumbrados a usar cuentas de Gmail para consumidores. Por lo tanto, los usuarios pueden cambiar fácilmente entre correos electrónicos personales y comerciales.

Google Workspace garantiza que sus servidores sean ultra fiables, con un tiempo de actividad garantizado del 99,9% en el correo electrónico de su empresa. También tiene respuestas inteligentes y filtros de spam líderes en la industria para mantener los correos electrónicos de su empresa protegidos y seguros de amenazas externas.

2. Almacene y comparta archivos con Google Drive

Google Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google que mantiene todos sus archivos en un lugar seguro. Cada usuario tiene acceso a una cuenta de Google Drive donde puede almacenar sus archivos.

También puede crear una cuenta de Google Drive con acceso de equipo para compartir archivos y recursos. Si desea compartir archivos con otros usuarios fuera de su equipo, puede otorgar acceso manualmente y asignar permisos de lectura, comentario o escritura para cada usuario. Si el propietario del documento se olvida de incluir a un usuario que necesita acceso, puede solicitar permiso por correo electrónico.

Con Team Drive, los compañeros de equipo pueden compartir y colaborar en documentos sin problemas. Los miembros del equipo ya tendrán acceso a la unidad y, si un empleado deja la empresa, el administrador de la unidad de equipo puede revocar su acceso a la unidad.

Con todos sus archivos almacenados en la nube, nunca tendrá que preocuparse por perder su trabajo. Cualquier cambio de archivo se guarda automáticamente, por lo que puede continuar justo donde lo dejó. También obtienes almacenamiento más que suficiente con Google Workspace. Y, si sus archivos son demasiado grandes, puede actualizar su plan de suscripción a la versión Enterprise para almacenamiento ilimitado.

3. Trabaja desde cualquier lugar

Google Workspace permite la sincronización automática de sus cuentas en diferentes dispositivos, desde su computadora, teléfono o tableta, para uso sin conexión. También puede explorar e instalar aplicaciones de Google " Trabajar desde cualquier lugar " que se integran con Google Workspace.

Con Google Meet y Google Chat, puede facilitar reuniones virtuales con los miembros de su equipo. Team Calendar le permite organizar reuniones y mantener los horarios de todos en la misma página. También puede usar aplicaciones de colaboración de documentos como Google Docs, Google Sheets y Google Slides para editar documentos, presentaciones y hojas de cálculo en tiempo real, rastreando los cambios realizados por otros con el historial de versiones.

Dado que los cambios ocurren instantáneamente, los miembros del equipo pueden colaborar en ideas y llegar a un consenso más rápidamente con funciones adicionales de comentarios y sugerencias.

Con Google Currents, los equipos pueden crear su red social para optimizar su trabajo en toda la organización, compartir recursos e iniciar debates que impulsen la misión de su empresa.

4. Integración perfecta con aplicaciones de terceros

Puede integrar Google Workspace con más de 750 aplicaciones de terceros, incluido el software Customer Relationship Management (CRM). Estas herramientas amplían los servicios de Google Workspace, lo que le permite incorporar herramientas comerciales y de ventas en una plataforma de gestión. Algunas de las herramientas de CRM más avanzadas pueden sincronizar horarios en Google Calendar y realizar un seguimiento de las ubicaciones del mercado objetivo mediante Google Maps.

La integración perfecta entre plataformas, todo desde dentro de Google Workspace, mantiene las operaciones comerciales funcionando sin problemas. Le permite concentrarse en todos los aspectos de su negocio, con el objetivo de dedicar menos tiempo a su software y más tiempo a hacer crecer su negocio.

Algunas aplicaciones de terceros compatibles con Google que se integran a la perfección con Google Workspace incluyen Asana para la gestión de proyectos y procesos, Zoho Invoice para finanzas y contabilidad, Freshdesk para atención al cliente y DocuSign para aprobaciones de firmas.

5. Seguridad de nivel empresarial mediante endpoint y la consola de administración

Endpoint Management le permite controlar los dispositivos que acceden a las cuentas de Google Workspace en su organización. Por ejemplo, puede verificar el uso de la aplicación, administrar la configuración de seguridad y limitar el acceso en cualquier dispositivo terminal. Esto es muy beneficioso en caso de pérdida o robo de dispositivos. Puede borrar datos confidenciales, protegiendo a su empresa de amenazas externas.

La Consola de administración de Google Workspace proporciona un panel intuitivo para agregar o eliminar usuarios y grupos, crear roles y configurar los ajustes de seguridad. Por ejemplo, puede configurar verificaciones de dos pasos para cada usuario o bloquear el acceso de las aplicaciones que no son de confianza a los datos de la empresa.

6. Copia de seguridad de datos comerciales con Google Vault

Google Workspace proporciona una opción a prueba de fallas en caso de pérdida de datos, corrupción de datos o posibles problemas legales que puedan surgir de cuentas suspendidas.

Con Google Vault, puede conservar los datos esenciales durante el tiempo que lo necesite. También puede establecer reglas de retención de datos, incluso para cuentas suspendidas y documentos eliminados.

La búsqueda de datos también es relativamente fácil con las consultas de búsqueda de Google y se pueden exportar en formatos imprimibles. Un caso de uso de ejemplo es hacer una copia de seguridad de los datos del usuario para rastrear sus buscadores, vistas y la actividad general del usuario.

7. Lanzar sitios web con Google Sites

Con poca o ninguna experiencia en programación, puede crear sitios web rápidamente arrastrando y soltando contenido en cuadrículas y plantillas. Puedes actualizarlo y personalizarlo a tu gusto y compartirlo y colaborar con tu equipo antes de publicarlo en la web.

Incorpora estilos de trabajo similares a los de Google Docs con edición en tiempo real, adición de comentarios y administración de acceso a miembros privados del equipo.

8. Productividad e ideas impulsadas por la inteligencia artificial

Google Workspace utiliza Google AI para ayudarlo a analizar y optimizar aún más los procesos de trabajo. Aprovecha el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y el reconocimiento de imágenes para automatizar las tareas manuales, proporcionándole información basada en datos para tomar decisiones comerciales bien informadas.

Por ejemplo, Google Docs incorpora el Grammar Checker de Google con tecnología de inteligencia artificial que analiza las estructuras de las oraciones en tiempo real, identifica errores y sugiere alternativas correctas.

Redacción inteligente y Respuesta inteligente también analizan correos electrónicos, sugiriendo texto para completar oraciones y ofreciendo respuestas rápidas en lenguaje natural. Google Sheets también integra BigQuery, que lo ayuda a administrar, analizar e interpretar grandes cantidades de datos de manera conveniente.

9. Trabajar con tipos de archivos de Office populares

Con Google Workspace, puede abrir y editar fácilmente formatos de archivo de oficina estándar. También puede exportar y compartir archivos con personas ajenas a su organización (que pueden no estar usando Google Workspace). Entre los ejemplos de características básicas de la suite ofimática se incluyen:

• Google Docs : software de procesamiento de texto de Google para la creación de documentos
• Hojas de cálculo de Google: software de hoja de cálculo de Google para la visualización y el análisis de datos
• Presentaciones de Google: software de PowerPoint de Google para crear presentaciones de diapositivas

Si bien las aplicaciones de Microsoft Office tienen una amplia funcionalidad, Google Workspace proporciona una interfaz intuitiva creada para la colaboración y la facilidad de uso.

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10.Tome decisiones basadas en datos utilizando Hojas de cálculo de Google

Una valiosa herramienta de manipulación de datos de Google Workspace es Google Sheets. Ofrece flexibilidad para rastrear, organizar y evaluar los datos de la empresa.

Esto es importante para los procesos comerciales multifuncionales, como la contabilidad financiera, la gestión de proyectos, el seguimiento de las hojas de asistencia de los empleados y la creación de informes anuales para las partes interesadas. Google Sheets incorpora más de 400 fórmulas y funciones integradas, tablas dinámicas y opciones de formato condicional para ayudarlo a realizar análisis estadísticos e identificar tendencias en los datos de la empresa.

También hay plantillas ofrecidas por Google Sheets que pueden ayudarlo a monitorear cantidades masivas de información en un tablero relevante y personalizable. Las plantillas ayudan a automatizar las tareas repetidas y la entrada manual de datos mediante funciones y formatos preconfigurados.

Algunas plantillas de ejemplo incluyen el estado de pérdidas y ganancias, el generador de facturas, la gestión de inventario, el objetivo de la empresa y los resultados clave (OKR), los indicadores clave de rendimiento de marketing (KPI) y los estados de flujo de efectivo. Estos también pueden modificarse para adaptarse a las necesidades de su negocio en caso de que los campos predeterminados no sean suficientes.

Optimice su trabajo con Google Workspace

Google Workspace le ofrece una experiencia de usuario constante en todos los dispositivos, una colaboración sencilla en tiempo real y un paquete de correo electrónico y oficina repleto de funciones para su empresa. También es bastante asequible.

Puede obtener un correo electrónico comercial personalizado y seguro, videoconferencias de 100 participantes, 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario, controles de seguridad y administración por $ 6 por usuario al mes.