Estos trucos de Microsoft Excel han sido un salvavidas para mi flujo de trabajo

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, los accesos directos y las sugerencias que lo ayudan a completar las tareas más rápido o mejor son invaluables. De manera similar a las formas de mejorar su flujo de trabajo en Microsoft Word , Excel tiene su propio conjunto de trucos útiles.

Con esta lista de consejos útiles, puede eliminar el trabajo tedioso, realizar operaciones rápidamente, reducir errores e insertar gráficos o tablas con un clic. Use uno o úselos todos para hacer que sus tareas diarias de Excel sean muy sencillas.

Realizar operaciones especiales de pegado

Copiar y pegar son acciones simples que la mayoría de la gente sabe cómo usar. Sin embargo, Excel ofrece varias opciones especiales de pegado que le permiten pegar datos y realizar ecuaciones básicas al mismo tiempo.

Esto significa que puede sumar, restar , multiplicar o dividir cada valor en un rango de celdas por un número específico con pegado especial.

Paso 1 : copie la celda que contiene el número que desea usar en su cálculo de una de estas maneras:

• Haga clic derecho y seleccione Copiar .
• Seleccione Copiar en la sección Portapapeles de la cinta en la pestaña Inicio .
• Use el método abreviado de teclado Ctrl + C en Windows o Comando + C en Mac.

Paso 2 : seleccione las celdas que contienen los valores donde desea realizar el cálculo.

Paso 3 : Abra el menú Pegar especial de una de estas maneras:

• Haga clic con el botón derecho y seleccione Pegado especial .
• Seleccione Pegar > Pegado especial en la sección Portapapeles de la cinta en la pestaña Inicio .

Paso 4 : cuando aparezca el cuadro Pegar especial , elija el cálculo que desea realizar en la sección Operación .

Paso 5 : Haga clic en Aceptar .

Luego verás que tus datos se actualizan con el cálculo realizado. No tiene que preocuparse por sumar, restar, multiplicar o dividir manualmente un grupo de celdas, lo cual es una tarea tediosa y aumenta el riesgo de errores.

Aprende a amar las funciones

Las funciones y fórmulas pueden ser intimidantes. Pero una vez que comience a usarlos, apreciará cuánto tiempo pueden ahorrarle. Además, disminuirá la posibilidad de errores al realizar cálculos manualmente.

Si nunca ha usado funciones antes, puede comenzar con los conceptos básicos de suma, promedio, mínimo, máximo y conteo.

Paso 1 : seleccione la celda donde desea utilizar la función. Esta es la celda donde reside la fórmula y se muestra el resultado.

Paso 2 : seleccione la flecha junto a Autosuma en la sección Edición de la cinta en la pestaña Inicio . Elija el cálculo que desea utilizar.

Paso 3 : Verá que la función aparece en la celda esperando los valores que desea usar.

Supongamos que desea agregar los valores en las celdas A1 a A5. Arrastre a través de ese rango de celdas o agréguelo después del paréntesis de apertura en la fórmula como A1:A5. Asegúrese de terminar la fórmula con un paréntesis de cierre como en la captura de pantalla anterior.

Paso 4 : Presione la tecla Enter o Return .

Luego verá su cálculo realizado según la función que seleccionó.

Para ver el conjunto completo de funciones disponibles en Excel, diríjase a la pestaña Fórmulas . Luego, use la biblioteca de funciones en la cinta para elegir una función lógica como IF o una función de referencia como BUSCARV .

Use el análisis rápido para agregar formatos, gráficos, totales y tablas

Excel lo ayuda a formatear celdas automáticamente con formato condicional, crear gráficos con recomendaciones, insertar tablas y tablas dinámicas y obtener totales. Pero lo que quizás no sepa es que puede hacer cosas como esta súper rápido con la herramienta de análisis rápido. Así es como funciona.

Paso 1 : seleccione un rango de celdas donde desee realizar una de las acciones anteriores.

Paso 2 : seleccione el botón Análisis rápido que se muestra en la esquina del rango de celdas. Como alternativa, puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar Análisis rápido .

Luego verá un pequeño cuadro con una lista de las acciones y opciones disponibles para cada una. Estos varían según el tipo de datos en sus celdas, así que veamos un ejemplo.

Aquí tenemos las calificaciones de los estudiantes y el rango de celdas incluye nombres, calificaciones con letras, calificaciones numéricas y texto de aprobación/reprobación. Cuando abrimos la herramienta de análisis rápido, podemos aplicar formato condicional, insertar un gráfico, obtener totales, crear una tabla o agregar minigráficos.

Paso 3 : simplemente seleccione la pestaña para la acción que desea y luego elija la opción para esa acción.

¡Auge! Acabas de ahorrarte un montón de tiempo al hacer una de estas cosas desde cero.

Autocompletar patrones y fórmulas

Microsoft Excel proporciona una práctica función de autocompletar para llenar celdas fácilmente. Puede ingresar un par de elementos en una lista , como los meses del año, y agregar los elementos restantes arrastrándolos. Autocompletar también lo ayuda a copiar y pegar fórmulas que crea con las funciones mencionadas anteriormente.

Relleno de patrón : ingrese (al menos) dos elementos de la lista, seleccione la celda que contiene el segundo, luego use el controlador de relleno (signo más en el borde de la celda) para arrastrar a través de las celdas restantes. Como ejemplos, puede ingresar enero y febrero, lunes y martes, o incluso A y B. Luego, ¡llene el resto de las celdas!

Relleno de fórmula : seleccione la celda que contiene la fórmula y use el controlador de relleno para arrastrar la fórmula a las celdas restantes. Nota: si usa referencias absolutas en lugar de relativas, deberá ajustar las fórmulas después de completarlas.

Sugerencia : puede llenar las celdas restantes para que coincidan con el número de filas ya llenas simplemente haciendo doble clic en el controlador de relleno.

Autocompletar es una enorme herramienta de ahorro de tiempo en Microsoft Excel.

Copiar desde la barra de estado

La barra de estado en la parte inferior de la aplicación es útil para ver cálculos rápidos como suma, promedio y conteo. Pero con una actualización de Excel para Windows en marzo de 2022 , puede copiar estos cálculos con un clic.

Si bien es posible que esta función aún se esté implementando para los usuarios y es posible que aún no la vea, definitivamente es una función que debe tener en cuenta.

Paso 1 : Primero, asegúrese de tener los cálculos marcados para que aparezcan en la barra de estado. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la barra de estado y seleccione cada uno para colocar una marca de verificación junto a ellos.

Paso 2 : seleccione las celdas para mostrar el cálculo que desea en la barra de estado.

Paso 3 : A continuación, seleccione el valor calculado en la barra de estado. Esto lo coloca en su portapapeles.

Paso 4 : luego puede pegar el valor en su hoja de cálculo o en una aplicación completamente diferente.

La capacidad de copiar valores directamente desde el portapapeles evita que tenga que ingresar una fórmula o función manualmente, pero aún así obtiene el resultado que necesita, ¡más rápido que nunca!

¿Quieres aún más? Eche un vistazo a estos consejos adicionales de Excel para dominar su hoja de cálculo .