El 6 mejor software de gestión de documentos para empresas

Si todavía usa formas físicas para mantener sus archivos y papel, se está perdiendo mucho. El almacenamiento físico de archivos ocupa demasiado espacio de almacenamiento. Siempre necesita gabinetes, lo que dificulta la búsqueda y el seguimiento de un archivo en particular.

Alternativamente, el software de administración de documentos le permite administrar fácilmente una cantidad ilimitada de archivos. Además, son comparativamente más seguros y flexibles, lo que facilita que varios miembros del equipo trabajen juntos en un solo documento.

Entonces, averigüemos qué software de administración de documentos puede usar para administrar sus archivos.

1. Bitrix24

Es una plataforma segura para almacenar sus archivos personales y colaborativos. Más de 5 millones de usuarios confían en ellos en todo el mundo y utilizan este software para administrar sus archivos.

Ofrece tres tipos diferentes de almacenamiento para sus documentos:

• Mi unidad : puede almacenar sus archivos personales aquí.
• Unidad de grupo : es mejor para la colaboración en equipo de estudiantes y pequeñas empresas.
• Impulso de la empresa : este es el mejor para empresas con varios empleados.

Además, puede optar por almacenar sus documentos en la nube o en el almacenamiento local, según sus necesidades. Y navegue por varios archivos escribiendo su nombre o una breve descripción sobre ellos. Todos están guardados en la biblioteca de documentos.

También puede dar me gusta a los documentos para mantenerlos en la parte superior de los resultados de búsqueda para un acceso rápido. La herramienta también le permite agregar comentarios a los documentos y mantener múltiples versiones del documento con historial de edición. Facilita el seguimiento de los cambios en el futuro. Además, también puede usar diferentes aplicaciones para editar su documento.

Por motivos de seguridad, Bitrix24 le permite bloquear su documento haciendo clic en el botón de bloqueo. Hace que el documento sea inaccesible para otras personas. El software tiene versiones gratuitas y de pago. Puede obtener uno según sus necesidades.

2. Gabinete de archivos electrónicos

Ya sea que sea un estudiante, un pequeño contratista o una gran empresa con varios empleados, puede utilizar esta herramienta para mantener y organizar sus datos y archivos. Le permite buscar los archivos simplemente escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.

También puede obtener acceso rápido a archivos específicos manteniéndolos en la cartera y automatizando el flujo de trabajo con este software, ya que archiva automáticamente los documentos que carga. Permite el almacenamiento tanto en el sitio como en la nube.

Además, no necesita mantener su aplicación en todos sus dispositivos. Puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar del mundo mediante un navegador web. Sin embargo, solo determinadas personas con contraseña pueden acceder a los datos por motivos de seguridad. Los permisos se otorgan a los empleados en función de sus funciones.

Todos los archivos que compartió están encriptados y debe pasar por la autenticación de dos factores . Para mayor comodidad, también puede configurar la autenticación basada en la ubicación o IP.

Además, si eres una empresa o un emprendedor en solitario, te alegrará saber que este software también permite firmar contratos. Para facilitar su trabajo, puede integrar el software con aplicaciones de terceros como DocuSign, Salesforce y Microsoft Office.

3. Google Drive

Con más de mil millones de usuarios activos mensuales y 6 millones de usuarios pagos, Google es hasta ahora la solución de almacenamiento de archivos más popular. La gente lo usa para el almacenamiento de archivos personales, de equipo y de empresa.

Permite una integración perfecta con aplicaciones basadas en la nube. Además, admite varios formatos, por lo que puede almacenar su archivo sin cambiar su tipo, por ejemplo, PDF, Word y otros. La búsqueda de documentos en su Google Drive también es conveniente. Simplemente escriba el nombre, ¡y ahí está!

Proporciona espacio compartido para los miembros del equipo. Aún así, los datos siguen siendo inaccesibles para los forasteros debido a su función de prevención de pérdida de datos (DLP).

El software le permite guardar sus documentos y crearlos, verlos y editarlos también. Además, si edita esos documentos con esta herramienta, mantendrá el historial de los cambios realizados. De esta forma, no es necesario que conserve varias versiones del archivo. Todos están almacenados en un documento.

Google Drive ofrece almacenamiento gratuito de hasta 15 GB para todos sus usuarios. Si necesita más almacenamiento que este, deberá obtener un plan premium.

4. Confluencia

Esta es otra excelente herramienta para compartir archivos basada en la nube que le permite mantener y organizar sus archivos. Más de 130.000 usuarios en todo el mundo confían en esta plataforma para sus documentos y archivos.

Puede organizar sus documentos de dos formas con este software:

• Páginas : puede crear y editar páginas y discutirlas con sus empleados.
• Espacios : todas sus páginas se almacenan aquí. Ya sean para individuos, miembros del equipo u otros proyectos.

Esta herramienta ofrece funciones avanzadas para buscar y recuperar sus documentos, más de 75 plantillas personalizables y funciones para comentar y editar. Además, si alguien del equipo asigna una tarea a otro miembro del equipo, se le notificará sobre las acciones a tiempo.

Además, puede controlar los permisos de los documentos y administrar quién puede acceder a ellos en el equipo. Es gratis para hasta 10 usuarios. Para cualquier cosa por encima de eso, deberá comprar su versión premium.

5. SharePoint Online

Con más de 190 millones de personas que tienen acceso a las funciones de SharePoint Online, es una herramienta de Microsoft que le permite organizar documentos, equipos y flujo de trabajo.

Además de almacenar sus archivos, puede crear y editar documentos con esta herramienta y usarla para colaborar con varios miembros del equipo. Le permite actualizar los metadatos de los archivos, lo que permite una búsqueda rápida.

De esta manera, si olvida un nombre de archivo o tiene varios archivos con casi el mismo nombre, puede encontrar el documento simplemente escribiendo algunas palabras escritas en los metadatos. La herramienta también está disponible para aplicaciones móviles. Sin embargo, necesitaría obtener una suscripción de $ 5 por mes para usarlo.

6. Trazador de papel

Otro software de gestión de documentos de la lista es Paper Tracer. Está hecho para empresas pequeñas, medianas y empresariales.

Le ayuda a automatizar sus contratos, digitalizar documentos y rastrear e informar todos los archivos guardados. Además, cumple con HIPAA, lo que significa que sigue la ley de seguridad y evita cualquier fuga de datos. También proporciona una función de firma electrónica. Por lo tanto, es una gran herramienta para la atención médica, legal o cualquier negocio que complete proyectos por contrato.

El software ofrece soluciones de flujo de trabajo de un extremo a otro y ofrece una implementación basada en la nube. Es una buena herramienta para pequeñas empresas con hasta 10 empleados y empresas medianas con 100 empleados o más.

Elija su software de gestión de documentos

Si aún almacena sus archivos físicamente y pasa por todos los problemas, es hora de detenerse.

La lista ofrece varios programas que ofrecen una gran cantidad de almacenamiento gratuito. Comience con estos y facilite el mantenimiento, la organización y la administración de sus archivos con la colaboración de numerosos miembros del equipo.