Consejos esenciales para videoconferencias en línea
Una videoconferencia en línea parece fácil. Encienda la computadora portátil y haga clic en la aplicación de reunión virtual para iniciar la cámara web. Pero esta lejanía y la facilidad de la tecnología para conectarnos a todos puede hacer que no se dé cuenta de las pequeñas cosas que hacer y qué no hacer después de reunirse con sus colegas en la pantalla.
Puede tener dificultades con la tecnología o la atmósfera de su hogar. Por lo tanto, la preparación para la reunión es igualmente importante. Entonces, una vez que esté en la reunión, sus formas serán la clave para maximizar su presencia.
Básicamente, la videoconferencia en línea ahora es parte de nuestras vidas. Odiarlos o gustarles, tienes que enfrentarlos. ¿Por qué no utilizar la siguiente hoja de trucos para aprovechar al máximo estas videoconferencias?
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Elementos esenciales para la videoconferencia en línea.
| Preparación | |
|---|---|
| Respeta el código de vestimenta | Trate una reunión en línea como una reunión cara a cara y siga los estándares del lugar de trabajo. |
| Cuide su aseo antes de sentarse a la reunión. | |
| Proyecta una cara profesional, ya que agrega un sentido de normalidad a una conversación remota. | |
| Evite distraer colores que sean demasiado claros o demasiado oscuros. Puede eliminar algunas cámaras web que ajustan automáticamente la exposición y el brillo. | |
| Mira a la cámara con una buena postura. | |
| Instala tu equipo | Elija una silla cómoda para sentarse. |
| Use un monitor que le permita ver fácilmente diapositivas y hojas de cálculo. (La pantalla de un teléfono inteligente es útil para una reunión informal pero no para ver datos). | |
| Invierta en un buen auricular con cancelación de ruido. | |
| Familiarícese con el software de chat que necesita usar. Preste especial atención a la configuración que pueda ser necesaria durante la reunión. | |
| Evite la retroiluminación ya que puede oscurecer su rostro. La luz natural o las luces ambientales son ideales. | |
| Nada es tan importante como un buen ancho de banda. Cualquier cantidad inferior a 20 MBPS puede pixelar su video. | |
| Si la reunión es crítica, tenga lista una conexión alternativa. Por ejemplo, puede configurar un punto de acceso WiFi independiente. | |
| Cierre aplicaciones en segundo plano innecesarias y detenga los programas de transmisión simultánea en su navegador. | |
| Coloque su cámara web a la altura de los ojos para que pueda hacer contacto visual con otros miembros de su equipo. | |
| Sea su soporte técnico o pruebe su equipo con un colega unos minutos antes de la reunión real. | |
| Encienda su cámara web y obtenga una vista previa del marco y el efecto de luz en el interior. Más luz es mejor. | |
| Inhabilitar notificaciones para la reunión. | |
| Si planea compartir la pantalla, asegúrese de mantener sus datos personales alejados. | |
| Embellece tu entorno | Silencia el audio del teléfono celular para evitar interrupciones. |
| Limpia tu habitación y escritorio. | |
| Escanee su fondo y asegúrese de que no haya nada inapropiado. | |
| Elija un fondo de pantalla virtual en aplicaciones como Microsoft Teams y Zoom para ocultar fondos de pantalla desordenados. | |
| Tenga a mano agua y té / café. | |
| Elija un espacio aislado, preferiblemente con una puerta, para que pueda celebrar una reunión sin distracciones. | |
| Informe a la familia con anticipación sobre el horario de la reunión. | |
| Asegúrese de que sus hijos se mantengan ocupados durante la reunión. | |
| Mantenga a sus mascotas alejadas del área de reunión. | |
| Maneja tu tiempo | Planifique reuniones en línea con mucha anticipación. |
| Siempre llega a tiempo. Ayuda a conectarse unos minutos antes de que comience la reunión. | |
| Si no puede asistir a la reunión o llega tarde, informe a la persona que dirige la reunión con anticipación. | |
| Encienda o encienda el equipo de la conferencia con anticipación para evitar problemas de última hora. | |
| Evite unirse a una reunión en línea mientras conduce. No es un uso seguro ni eficiente del tiempo de reunión. | |
| Considere una reunión de audio como último recurso. | |
| Organiza tus pensamientos | Si lidera la reunión, establezca una agenda con las horas de inicio y finalización. |
| Mantenga todos sus datos a su lado o en una carpeta accesible en su computadora. | |
| Marque todo lo relevante para la reunión. | |
| Limpie el escritorio para mantener accesible la información correcta de un vistazo. | |
| Escriba sus preguntas para poder presentarlas en el momento adecuado. | |
| Comparta contenido y archivos antes de la reunión para asegurarse de que todos los asistentes estén listos para la discusión. | |
| Participación | |
| Presta atención a cómo te comportas | Preséntese cuando todos los miembros del equipo no estén familiarizados entre sí. |
| Siempre use el video porque las expresiones faciales transmiten sus pensamientos en ausencia de otros gestos. | |
| Use señales visuales (como una palma levantada) para indicar que desea hablar. | |
| Participa hablando claramente en el micrófono. Guardar silencio o deshabilitar su cámara web es como llenar una silla en una reunión real. | |
| Silencia el micrófono cuando no hables, ya que puede captar mucho ruido de fondo. | |
| Si necesita moverse en medio de una reunión para actividades personales, apague el video para evitar distraerse. | |
| Espere a que la otra parte termine de hablar, ya que los retrasos en la web a menudo pueden hacer que los miembros del equipo se comuniquen entre sí. | |
| Mantente presente | Evite la multitarea o la deriva en Facebook o Twitter durante una reunión. |
| No comas durante una reunión. Beber agua o una bebida como té o café está bien. | |
| Para hacer contacto visual con un participante de la reunión, mire a la cámara y no a la cara o al pasado de la persona. | |
| Utilice la función de chat de texto, si está disponible como soporte para consultas y para vincular a documentos relevantes. | |
| Diga adiós con una sonrisa al final de la reunión. Un chat informal sobre temas no comerciales también ayuda a finalizar las reuniones con una nota alegre. | |
| Si dirigió la reunión, asegúrese de cerrar la sesión en último lugar. | |
Las reuniones de video en línea llegaron para quedarse
Por supuesto, no se trata solo de tecnología. Algunas gracias sociales simples pueden aumentar su presencia en cualquier reunión en línea. Después de todo, la videoconferencia es más "directa" ya que todos son visibles en la pantalla. El video ayuda, pero el pequeño marco no es suficiente para mostrar el lenguaje corporal o las emociones mientras te confundes con tu equipo.
Es por eso que todos los matices anteriores son críticos, independientemente de la herramienta de reunión en línea que elija para colaborar con su equipo . En resumen, para obtener la etiqueta de una reunión de video en línea de la manera correcta, no haga nada que no haga en una reunión real.
Crédito de imagen: elementos visuales en Unsplash
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