Use el truco «Hacer una copia» cuando comparta documentos de Google Drive

Es fácil hacer una copia de cualquier documento dentro de su cuenta de Google Drive. ¿Qué sucede si desea que sus colaboradores hagan automáticamente una copia de un documento de Google cuando reciben un enlace para compartir?

Pruebe estos consejos que utilizan un pequeño cambio en la URL compartida.

La utilidad de este ingenioso truco de Google Drive no está suficientemente clara en el título, pero pruébelo una vez y verá la ventaja inmediata cuando colabore con otros en Google Drive.

Este método es útil cuando desea conservar el documento original al ofrecer espacio para que otros puedan editar una copia del documento en su carpeta de Drive.

Un viaje los guardará en el comando Archivo> Hacer una copia y compartirá una copia de un documento de Google de la manera habitual. Así es como funciona.

Comparta una copia de un documento de Google automáticamente

Un caso típico es un documento de Google que cada encuestado debe completar individualmente. Los empleados pueden ingresar los detalles en su copia del documento sin corromper el original.

No tendrá que pedirles que hagan una copia. Simplemente siga estos pasos y la copia se realizará automáticamente para ellos.

Este truco funciona en Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

1. Abra el documento de Google Drive que desea compartir.
2. Haga clic en el botón azul Compartir en la esquina superior derecha del documento.
3. En el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos , haga clic en cualquier lugar del cuadro Obtener enlace como se indica en la solicitud.
4. Obtenga el enlace del documento haciendo clic en Copiar enlace . Puede enviar este enlace a cualquier persona por correo electrónico o cualquier otro medio y luego ver, comentar o editar el documento. Puede configurar el acceso eligiendo entre Visor , Comentarista o Editor con un clic en la pequeña flecha en la parte inferior derecha.
5. Copie y pegue el enlace compartido en un correo electrónico. Ahora, elimine todo después de la barra diagonal inversa en el enlace e ingrese "copiar". Edite esta pequeña parte de toda la parte del enlace solamente. Si realiza otros cambios, aparecerá como una página de error para su destinatario.
   
   Así es como se ve el nuevo enlace ahora:
6. Envíe el correo electrónico y su trabajo está hecho. Cuando el destinatario hace clic en el enlace, lo lleva a la pantalla de Google Drive, que le pide que haga una copia del documento.

Cuando hacen clic en Crear una copia , se guarda una copia local del documento en su Google Drive. Además, la copia se recibe sin comentarios si están presentes en el original. Si desea enviar un archivo con los comentarios, lea el siguiente consejo a continuación.

Otros trucos para las URL de Google que puede usar para compartir un documento de Google

Hay algunas otras variaciones que puede forzar en los enlaces compartidos dependiendo de lo que quiera que haga su colaborador. Revisemos estos cuatro cambios de URL.

1. Comparta una copia de Google Docs que incluya comentarios

A veces desea que se copien sus comentarios para que los miembros de su equipo puedan usarlos para trabajar en su versión. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Reemplazar /edit con /copy?copyComments=true en la URL del archivo.
• Reemplace /edit con includeResolvedCommentsOnCopy=false para evitar copiar los comentarios resueltos.

2. Comparta una copia de Google Docs como vista previa

El modo de vista previa difiere de la opción Ver porque muestra el documento en una interfaz ordenada sin barras de menú y botones. Por ejemplo, puede compartir una presentación de hoja o d
iapositiva con cualquier persona fuera de su equipo colaborador.

Utilice el modo Vista previa reemplazando /edit la URL del archivo de Google Drive con /preview .

Tenga en cuenta que un enlace de vista previa elimina los menús. Por lo tanto, los destinatarios no podrán usar la opción Archivo> Crear una copia para agregar una copia a su Google Drive.

Para evitar esa limitación, los destinatarios pueden acceder a la barra de direcciones en el navegador y reemplazar /preview nuevamente ' /preview con /edit nuevamente para hacer una copia para sus propias unidades.

3. Comparta un documento de Google como plantilla

Puede compartir un documento de Google como plantilla. El destinatario recibe una copia del documento sin desorden, menos los menús de Google Drive. También pueden hacer una copia del documento para su disco haciendo clic en el botón azul Usar Templat .

Reemplazar /edit con /template/preview

Este método combina la opción Vista previa con la opción "Crear una copia".

4. Comparta una copia de Google Docs como un enlace de descarga directa

Un enlace de descarga directa funciona como se muestra. El miembro del equipo solo necesita hacer clic en el enlace y el archivo se descargará en el escritorio.

Reemplazar /edit con /export?format=FORMAT

Agregue el formato de archivo (como PDF o CSV) en el que se guardará el documento y su enlace de descarga estará listo. La opción PDF o CSV es ideal porque es un formato universal y el destinatario no necesita una cuenta de Google para abrir y ver el archivo.

Además, el destinatario recibe un archivo listo para imprimir que puede enviar inmediatamente a la impresora. Funciona con Google Docs y Google Sheets, pero no con Google Slides.

Esté atento a la configuración de uso compartido de Google Drive

Google Drive se basa en la colaboración. Pero siempre es una buena idea hacer un seguimiento de con quién comparte sus archivos . Es fácil perder la noción cuando se trabaja en un equipo grande.

Los ejemplos anteriores muestran que es fácil editar URL compartidas y acceder a archivos si los permisos para compartir no se establecen teniendo en cuenta la seguridad. Dedique un tiempo a administrar sus archivos compartidos en Google Drive y no tendrá que preocuparse de que los archivos terminen en las manos equivocadas.

Lea el artículo completo: use el truco "Hacer una copia" al compartir documentos de Google Drive