5 trucos de Microsoft Word que revolucionaron mi flujo de trabajo

Microsoft Word es una parte importante de muchas de nuestras vidas laborales diarias, pero eso no significa que siempre lo estemos usando para todo lo que vale. Con el tiempo, Microsoft ha agregado nuevas funciones que hacen que Word sea más sólido, pero no siempre tiene información sobre las nuevas funciones o incluso sobre esas útiles herramientas ocultas.

Para mejorar su flujo de trabajo cuando usa Microsoft Word, aquí hay cinco trucos que mejoraron drásticamente mi propio tiempo con la aplicación. A lo largo de los años, me han ahorrado tiempo, reducido el riesgo de errores y mejorado mi eficiencia en el uso de Word.

Rastree solo sus cambios

Si colabora con otras personas en sus documentos de Word, es posible que esté familiarizado con el control de cambios. Esta práctica función le permite ver fácilmente las adiciones o los cambios de todos en el documento.

Con una actualización de Word a fines de 2021 , Microsoft agregó la capacidad de rastrear solo sus cambios. Para esos momentos en los que no necesitas que todos hagan un seguimiento de los suyos y solo quieres ver el tuyo, esta es una gran característica.

Paso 1: Abra su documento de Word y vaya a la pestaña Revisar .

Paso 2: Haga clic en la flecha desplegable de Seguimiento .

Paso 3: luego, haga clic en la flecha Control de cambios y seleccione Just Mine .

A continuación, puede editar sus documentos, agregar comentarios y aceptar los cambios que realice usted mismo sin la participación de sus colaboradores.

Aprovecha mejor el portapapeles

El Portapapeles de Office es una característica que puede usar en otras aplicaciones de Office como Excel y Outlook además de Word. Con él, cualquier cosa que copie permanece en el portapapeles hasta que copie algo más.

Lo que hace que el portapapeles sea una herramienta tan útil es que puede reutilizar lo que hay en su historial hasta 24 elementos. Esto incluye tanto texto como imágenes. Además, funciona ya sea que use Editar > Copiar , haga clic con el botón derecho y Copiar , o el método abreviado de teclado Ctrl + C.

Para ver el portapapeles, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles. Esta es la pequeña flecha en la esquina inferior derecha de la sección Portapapeles de la cinta.

Verá el panel de tareas del Portapapeles abierto en el lado izquierdo con una lista de elementos que ha copiado. Seleccione un elemento para pegarlo en su documento. También puede hacer clic en la flecha a la derecha de un elemento y seleccionar Pegar o, para eliminarlo, seleccionar Eliminar .

En la parte superior del panel de tareas, verá acciones adicionales para Pegar todo o Borrar todos los elementos, los cuales son convenientes.

Este es un verdadero ahorro de tiempo si usa acciones de copiar y pegar con frecuencia en sus documentos de Word.

Insertar texto aleatorio para marcadores de posición

Si alguna vez ha tenido que dedicar tiempo a crear un documento sin texto, apreciará este próximo truco para Microsoft Word. Puede escribir una línea simple y Word insertará texto aleatorio por usted. Esto es ideal para marcadores de posición hasta que tenga el texto que necesita.

Hay dos formas de agregar este texto a su documento.

Método 1: para texto aleatorio, donde P es el número de párrafos y S es el número de oraciones que desea, escriba lo siguiente:

 =ALEATORIO(P,S)

Por ejemplo, =ALEATORIO(2,3) te da dos párrafos con tres oraciones cada uno.

Método 2: Para lorem ipsum (texto de marcador de posición común), escriba el siguiente comando. Al igual que RAND, use números para la cantidad de párrafos (P) y oraciones (S) que desea insertar.

 =LOREM(P,S)

Entonces, =LOREM(4,2) te proporciona cuatro párrafos que contienen dos oraciones cada uno.

Inmediatamente después de escribir el comando, el texto aparecerá en su documento, listo para que lo use como marcador de posición en su plantilla o documento de Word .

Guarde y reutilice texto, imágenes y más

Cada vez que puede reutilizar algo al crear un documento, como el portapapeles de arriba, es una característica bienvenida.

Microsoft Word ofrece Quick Parts y AutoText que funcionan de manera similar, lo que le permite guardar y reutilizar texto, imágenes, tablas, firmas y otros elementos. Si te encuentras escribiendo o insertando lo mismo una y otra vez, entonces estas herramientas son para ti.

Paso 1: selecciona el texto, la imagen u otro elemento que quieras guardar.

Paso 2: Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en la flecha desplegable Quick Parts .

• Para guardarlo como elemento rápido, seleccione Guardar selección en la galería de elementos rápidos .
• Para guardarlo como Autotexto, vaya a Autotexto y seleccione Guardar selección en la galería de Autotexto .

Paso 3: en la ventana emergente que aparece, puede darle un nombre significativo, elegir en qué galería guardarlo, agregar una categoría y completar cualquier otro detalle que desee.

Paso 4: Haga clic en Aceptar para guardar su entrada.

Cuando esté listo para usar su selección guardada, coloque el cursor en el documento donde lo desee. Vuelva a la pestaña Insertar , haga clic en la flecha desplegable Elementos rápidos y elija el elemento. Luego aparece en su documento en el lugar que especificó con el cursor.

Las principales diferencias entre Elementos rápidos y Autotexto son que Autotexto es parte de la función Elementos rápidos y cada uno tiene su propia Galería para los elementos guardados.

Cualquiera que decidas usar, o tal vez ambos, apreciarás esta increíble manera de ahorrar tiempo y reducir los errores al volver a escribir o leer el mismo contenido.

Captura e inserta capturas de pantalla

Otro truco de productividad para Word que vale la pena mencionar es la herramienta Captura de pantalla. Con él, puede insertar rápidamente y casi sin esfuerzo una captura de pantalla en su documento. Puede elegir desde otra ventana abierta en su escritorio o insertar una captura de pantalla de algo que capture manualmente.

Para usar la herramienta, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en la flecha desplegable Captura de pantalla.

En la parte superior de la caja, verás las otras ventanas abiertas. Seleccione uno para insertarlo en su documento y luego formatéelo o edítelo como cualquier otra imagen en Word.

Alternativamente, puede capturar una parte específica de su pantalla u otra ventana. Seleccione Recorte de pantalla . Verás que tu cursor cambia a una cruz. Arrastre para capturar la porción que desee y suéltela cuando termine. El recorte aparecerá automáticamente en su documento como una imagen estática.

Cuando necesite capturas de pantalla de su computadora , puede eliminar la necesidad de abrir una herramienta de captura de pantalla, capturar lo que necesita, ajustar el tamaño y guardarlo, y luego regresar al documento para insertarlo. Simplemente use la herramienta de captura de pantalla integrada de Word.