Cómo utilizar las mejores técnicas de productividad en Trello
Trello es una aplicación de gestión de tareas versátil. Con sus características personalizadas, puede usarlo con cualquier método de productividad. Aunque está configurado como un tablero Kanban, puede configurarlo de la forma que desee.
En este artículo, aprenderá a utilizar todos los métodos de productividad más famosos de Trello.
1. Tablero Kanban
Un tablero Kanban es una forma eficiente de administrar el flujo de trabajo. Divide sus tareas en tres listas: Tareas pendientes, Pendientes y Listo. La lista Hecho funciona como un motivador, mostrándole todo lo que ha logrado hasta ahora.
Este diseño es el predeterminado de Trello, por lo que es fácil de configurar. Al crear una nueva lista, seleccione la plantilla Tablero Kanban. Sus características también complementan esta estrategia. Puede hacer clic y arrastrar tarjetas entre listas, codificarlas por colores y realizar un seguimiento del progreso con listas de verificación.
Todas estas funciones son aptas para principiantes; ¡puedes verlas resaltadas en la captura de pantalla anterior! Si no ha usado Trello antes y necesita un tutorial, consulte nuestros consejos de Trello para principiantes para comenzar.
2. Matriz de Eisenhower
Este método se le atribuye a Dwight D. Eisenhower. Es excelente para establecer prioridades y funciona bien para cualquier persona con una lista de tareas larga e interminable.
La matriz tiene cuatro sectores. La primera es Hágalo ahora para las tareas que debe realizar rápidamente debido a fechas límite u otras consecuencias. El segundo es Hágalo más tarde para tareas que no son urgentes. Los dos últimos son Delegate It para tareas que quedan fuera de tu timonera y Don't Do It para tareas que no son urgentes ni importantes.
¡Estos sectores se traducen muy bien en listas de Trello! Si desea el diseño de 2 × 2, puede utilizar una útil extensión de Trello llamada List Layouts, o esta plantilla de Trello . Trello destaca las fechas límite que se acercan para usted. Esto hace que sea sencillo saber cuándo una tarea debe pasar de Hacerlo más tarde a Hacerlo ahora . También puede agregar a otras personas a su tablero como colaboradores. De esa manera, delegar una tarea es tan simple como asignársela usando la opción Miembros .
3. Método Ivy Lee
Ivy Lee pide que se limite su lista de tareas a 6 tareas. Esto le ayuda a evitar sentirse abrumado por una lista larga o concentrarse demasiado. Funciona así: cada día, haga seis tarjetas de tareas y trabaje en esas tarjetas. Al final del día, archive las tareas completadas. Al día siguiente, agregue nuevas tareas, hasta un máximo de seis. La idea es que nunca tengas más de seis tareas en tu plato a la vez.
¡También puede agregar List Limits , un Trello Power-Up gratuito y útil que se ilumina si agrega más de seis tareas a su lista! También puede incorporar el método de bloqueo de tiempo . Esto significa dividir el día en listas de Mañana, Tarde y Noche, y dividir las seis tareas entre ellas.
4. Comer ranas
Mark Twain dijo una vez: "Cómete una rana a primera hora todas las mañanas y no te pasará nada peor durante el resto del día". Esta práctica de hacer lo peor primero no es una técnica completa, ¡pero mejora otros métodos!
Hay dos formas de implementar el consumo de ranas en Trello: con una etiqueta y con una pegatina. La pegatina se nota más, así que eso es lo que recomendamos. Cada día, agregue una calcomanía de rana de su elección a una tarea, ¡y esa es su rana! Hágalo primero.
Las etiquetas son menos llamativas, pero puede automatizarlas. Utilice la función Mayordomo para hacer que una tarea se convierta automáticamente en una rana si la deja sin hacer durante demasiado tiempo. Siga los pasos a continuación para ese método:
Abra el menú del tablero y seleccione el submenú Más , luego haga clic en Etiquetas . Crea una etiqueta de "RANA". Recomendamos el color verde para ello. A continuación, abra el menú Automatización y seleccione el submenú Reglas .
Cree una nueva regla con el siguiente activador de fecha : Cuando la fecha de vencimiento se marca como incompleta en una tarjeta, vence en menos de 7 días . Tenga en cuenta que puede seleccionar un número diferente de días si lo desea. A continuación, le diremos a la placa qué hacer cuando detecte dicha tarjeta.
Agregaremos dos acciones en total. Comience con una acción Agregar / Quitar : agregue la etiqueta verde RANA a la tarjeta , como se muestra arriba.
Agregue la siguiente acción de Ordenar : Ordenar la lista por etiqueta: RANA ascendente . Esto hace que las tareas con fechas límite inminentes se conviertan en ranas y pasen a la parte superior de la lista. Termine la regla y seguirá aplicando esta condición hasta que la elimine o deshabilite.
5. Objetivos INTELIGENTES
SMART Goals es una forma de asegurarse de que realmente pueda realizar sus tareas. Es sinónimo de S ESPECÍFICOS, M edible, A ctionable, R easonable, y T imely. Le impide crear metas vagas que lo hagan sentir frustrado. Puede aplicar esta filosofía a Trello guardando una lista de verificación.
Cree una tarjeta y asígnele el nombre "Lista INTELIGENTE" o algo similar. Agregue una lista de verificación del mismo nombre con todos los criterios SMART.
- Específico . [Agregar parámetros específicos]
- Medible . [Cuantificar el objetivo]
- Accionable . [Escriba los pasos, comience cada paso con un verbo]
- Razonable . [Asegúrese de que sea posible realizar la tarea como se describe]
- Oportuna . [Establecer una fecha límite mediante la función Fechas]
Guarde la tarjeta y déjela a un lado, pero no la archive. Ahora, cuando esté creando una lista de verificación en el futuro, puede seleccionar los elementos de copia del menú desplegable … ¡ para importar la Lista SMART!
6. Método de la bandeja de entrada
Este método funciona mejor en un cliente de correo electrónico, pero puede aplicarlo a cualquier situación en la que surjan nuevas tareas. Este método utiliza cuatro listas. El primero es Hacer ahora , para tareas que puede terminar en dos minutos o menos.
La siguiente lista es Delegar para las tareas que necesita entregar a otros. Si comparte su tablero, puede agregar al miembro del equipo asignado seleccionando Asignar en el menú de la tarjeta. Si el tablero es privado, considere agregar un potenciador como el correo electrónico de SendBoard para Trello . ¡Te permite crear tarjetas desde tu cliente de correo electrónico favorito o enviar correos electrónicos desde Trello!
También necesitará una lista de tareas del Calendario con una fecha adjunta. ¡Puede agregar rápidamente una regla simple directamente de la lista! Haga clic en el menú de opciones de la lista y seleccione Cuando se agrega una tarjeta a la lista … para comenzar a agregar una regla. Elija Ordenar lista como tipo de acción y ordene por fecha de vencimiento , de forma ascendente .
Por último, cree Todo lo demás para las tareas que no tienen una fecha de vencimiento. También puede usarlo para recursos, plantillas e ideas de proyectos que aún no se pueden procesar. Todo lo demás puede estar bastante desordenado, así que establezca un par de reglas para mantenerlo organizado.
Primero, cree una etiqueta llamada "Recurso". Abra el menú de lista y seleccione Crear una regla personalizada …. Seleccionar el disparador Cuando la etiqueta de Recurso se agrega a una tarjeta y la acción Ordenar la lista por etiqueta Recurso ascendente .
Esto asegura que los recursos que desea utilizar con frecuencia estén siempre en la parte superior. También puede crear una etiqueta de plantilla y utilizar el mismo método para mantener las plantillas fuera de la vista en la parte inferior de la lista.
La otra regla tiene el disparador cuando se establece una fecha de vencimiento en una tarjeta en la lista "TODO LO DEMÁS ". Dale la acción, "mover la tarjeta a la parte superior de la lista CALENDARIO ". Esto asegura que no olvide agregar una tarea urgente al calendario.
Mejore su productividad en Trello
El estilo de cada persona es diferente, ¡así que experimente para encontrar la forma que funcione para usted! Puede mezclar y combinar estilos. Por ejemplo, puede agregar el método Frog-Eating e Ivy Lee en casi cualquier estilo. También puede tomar la idea de una lista de "Todo" e incorporarla a su tablero Kanban.
Con el método y los potenciadores adecuados, puede convertir su placa Trello en una potencia de productividad.