Cómo utilizar la validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel le permite controlar lo que los usuarios pueden ingresar en una celda. Aprenda a usar la validación de datos e incluso cree una lista desplegable con ella.

¿Qué es la validación de datos en Excel?

La función de Validación de datos en Excel le permite especificar qué tipo de datos puede ingresar el usuario en una celda. Con Validación de datos, puede crear una lista desplegable de sus valores para que el usuario elija, o establecer un valor mínimo y máximo para los datos que pueden ingresar, y mucho más.

La validación de datos en Excel también le permite mostrar alertas y mensajes de entrada para informar al usuario de lo que puede ingresar en una celda determinada. La validación de datos es de naturaleza simple, pero también puede usarla para validar la entrada del usuario con sus propias fórmulas personalizadas.

Cómo utilizar la validación de datos en Excel

Lo básico del uso de la Validación de datos es que selecciona las celdas para las que desea validar los datos y luego crea una regla de Validación de datos para ellas. Para abrir el cuadro de diálogo Validación de datos:

1. Seleccione su (s) celda (s).
2. Desde la cinta , vaya a la pestaña Datos .
3. Haga clic en Validación de datos .

Microsoft Excel ofrece muchas opciones para elegir, así que antes de comenzar, echemos un vistazo rápido a lo que trabajará.

Elegir entre los tipos de datos

En el cuadro de diálogo Validación de datos, la primera pestaña tiene la etiqueta Configuración y contiene los criterios de validación. Aquí es donde creará la regla de validación de datos.

Puede controlar qué tipo de datos aceptará su celda eligiéndolos de la lista desplegable en Permitir .

Microsoft Excel ofrece muchas opciones para elegir (como fecha, hora, texto, número entero, lista y más). Sin embargo, también puede utilizar su propia fórmula seleccionando Personalizado en la lista desplegable.

La segunda parte de la pestaña Configuración es definir los extremos y decidir cómo debe comportarse la regla de Validación de datos con respecto a este extremo.

Por ejemplo, después de seleccionar entre, puede seleccionar un mínimo y un máximo, y si el usuario ingresa datos no válidos, Excel no los aceptará.

Agregar un mensaje de entrada

Puede agregar un mensaje de entrada para informar al usuario de las reglas de validación de datos con un mensaje personalizado cuando seleccione la celda. Agregar un mensaje de entrada es opcional, pero es una buena práctica agregar uno para que el usuario sepa lo que está anticipando la celda.

Crear una alerta de error

En la pestaña Alerta de error, usted decide cómo se impone la regla de validación de datos. Hay tres estilos de alerta entre los que puede elegir. Estos estilos también tienen diferentes funciones:

Detener : este estilo de alerta evita que el usuario ingrese datos no válidos en la celda. El usuario puede volver a intentarlo e ingresar datos válidos.

Advertencia : este estilo de alerta advierte al usuario que los datos que ingresaron no son válidos, pero aún les permite ingresarlos. La ventana de alerta ofrece tres opciones para el usuario: Sí (para ingresar los datos no válidos), No (para editar los datos no válidos) y Cancelar (para eliminar los datos no válidos).

Información : al igual que el estilo de alerta de advertencia, el estilo de alerta de información no hace nada para evitar que el usuario ingrese datos no válidos y solo les informa. Este estilo de alerta ofrece dos opciones al usuario: Aceptar (para ingresar los datos no válidos) y Cancelar (para eliminar los datos no válidos).

También puede deshabilitar completamente la alerta desmarcando la opción Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos . Hacer esto, sin embargo, socava todo el punto de la validación de datos, ya que la regla de Validación de Datos existirá pero no se aplicará de ninguna manera.

Ejemplo de validación de datos: creación de una lista desplegable en Excel

Ahora, para reunir todo lo que ha aprendido, usemos Validación de datos para crear una lista desplegable.

Las listas desplegables son una excelente manera de obligar a los usuarios a seleccionar un elemento de una lista que les proporcione, en lugar de ingresar sus propios valores.

Esto aumenta la velocidad de entrada de datos y también reduce las posibilidades de errores cometidos por el usuario en la entrada de datos. Puede crear listas desplegables con Validación de datos.

Las listas desplegables son diferentes de las listas personalizadas. Puede usar listas personalizadas en Excel para almacenar los datos que usa con frecuencia. Si desea obtener más información sobre las listas personalizadas, lea nuestro artículo sobre cómo crear una lista personalizada en Excel .

Para este ejemplo, digamos que tenemos una lista de nombres de estudiantes y vamos a elegir sus cursos de una lista desplegable. Lo primero es lo primero, creemos una tabla de nombres:

1. Seleccione la celda A1 y escriba "NOMBRE".
2. En las celdas de abajo, agregue varios nombres.
3. Coloque el cursor debajo del encabezado de la columna (es decir, A ) y haga clic en él cuando el cursor se convierta en una flecha. Esto seleccionará toda la columna.

4. Vaya a la pestaña Insertar y luego haga clic en Tabla .
5. Marque Mi tabla tiene encabezados y luego haga clic en Aceptar . Esta opción mostrará la celda superior (es decir, NOMBRE) como encabezado de la tabla.

A continuación, creemos una tabla de cursos donde el usuario podrá seleccionar un curso para cada estudiante.

1. Seleccione la celda B1 y escriba "CURSO".
2. Seleccione la columna completa haciendo clic derecho debajo del nombre de la columna (igual que en la tabla anterior).
3. Vaya a la pestaña Insertar y luego seleccione Tabla para crear una tabla.
4. Marque Mi tabla tiene encabezados y luego haga clic en Aceptar .

Ahora que tiene la tabla de cursos, es hora de proporcionar una lista de cursos.

1. Haga clic en el signo más junto a Sheet1 para crear una nueva hoja.
2. En la nueva hoja, escriba el nombre de los cursos en una columna.

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Finalmente, usemos Validación de datos para crear una lista desplegable de los cursos.

1. Seleccione las celdas en la columna CURSO.
2. Vaya a la pestaña Datos y luego haga clic en Validación de datos .
3. En la pestaña Configuración , en Permitir , elija Lista .
4. Haga clic en el cuadro Fuente .
5. Vaya a la Hoja2 y seleccione las celdas que contienen los nombres de los cursos (A1: A5 en este ejemplo).

Hasta ahora, ha creado la regla de validación de datos. Si desea hacer esto a fondo, también debe agregar un mensaje de entrada.

1. En la ventana Validación de datos, vaya a la pestaña Mensaje de entrada .
2. Escribe un título y luego un mensaje personalizado.

Finalmente, hagamos cumplir esta regla de validación de datos. Aunque proporcionamos una lista para que los usuarios elijan datos, aún es posible escribir otros datos en la celda. Para prohibir esto, debe crear una alerta de error .

1. En la ventana Validación de datos, vaya a la pestaña Alerta de error .
2. Establezca el estilo en Stop . Al hacer esto, el usuario solo podrá ingresar lo que está en la lista.
3. Escriba un título y luego ingrese un mensaje de error. También puede dejarlos en blanco.
4. Cuando esté todo listo, haga clic en Aceptar en la ventana Validación de datos.

¡Eso es! Adelante, mira tus resultados. Haga clic en la celda frente a cada nombre y observe la lista desplegable que acaba de crear. O intente ingresar datos no válidos para recibir la alerta de error.

Existen varios enfoques para crear una lista desplegable. Para obtener una guía más detallada, lea nuestro artículo sobre listas desplegables en Excel .

Controle los datos en su documento de Excel

Ahora que ha aprendido los conceptos básicos de la validación de datos, puede maximizar la precisión en la entrada de datos de sus usuarios o simplificar la entrada de datos con una lista desplegable. Ha aprendido a utilizar una función útil de Excel, pero aún queda mucho por aprender.