Cómo utilizar la herramienta Wiki en Microsoft Teams
De todas las herramientas disponibles en Microsoft Teams, Wiki es, con mucho, la característica más infrautilizada. A pesar de ser una herramienta de productividad útil, solo unos pocos equipos utilizan la herramienta Wiki en sus canales.
Esto se debe a que la mayoría de la gente parece no entender claramente cómo funciona. Si no está familiarizado con el uso de Wikis en Microsoft Teams, ¡este es el artículo para usted!
¿Qué es la herramienta Wiki en Microsoft Teams?
Wikis es una aplicación predeterminada de Microsoft Teams que permite a los miembros del equipo usar sus canales para crear, agregar o editar información dentro de Microsoft Teams. También funciona como un editor de texto inteligente y una herramienta de comunicación para el equipo.
También le permite iniciar diferentes secciones dentro del canal de Teams y colaborar con otros miembros para recopilar información en un lugar centralizado. Hay muchas cosas que puede hacer con Wikis en Microsoft Teams.
Crear una pestaña Wiki
Aunque cada canal en Microsoft Teams viene con una pestaña Wiki predeterminada, puede crear pestañas adicionales según sus necesidades en ese momento y el tamaño de su equipo. Incluso puede eliminar el Wiki original que viene con Microsoft Teams y crear su propio Wiki personalizado .
Para crear una nueva pestaña Wiki, siga estos pasos:
- Haga clic en el botón Agregar pestaña en su pestaña Wiki.
- Busque y seleccione Wiki .
- Cambie el nombre de su Wiki como desee. (Un nombre ideal sería el tema de la Wiki, ya que esto hará que sea más fácil de encontrar).
- Haga clic en Guardar .
- Empiece a agregar información a su Wiki.
Agregar páginas
Lo primero que debe saber acerca de su pestaña Wiki es cómo agregar páginas. Una vez que haya creado la primera página y desee agregar páginas adicionales con información adicional, simplemente:
- Contraiga su menú Wiki presionando el botón en la parte superior izquierda.
- Haga clic en la opción Nueva página .
- Cambie el nombre de su página.
- Finalmente, haga clic en la página y comience a editar.
Ver una página wiki
Para ver una página Wiki ya existente:
- Seleccione la pestaña Wiki que desee del canal de su equipo.
- Una vez que esté abierto, escanee la pantalla en busca del Wiki al que desea acceder.
- Haga clic en el botón Expandir wiki para ver las páginas y secciones disponibles.
- Elija la página o sección que desee y Wiki la mostrará en la pantalla.
Editar una página wiki
Una de las ventajas de usar páginas Wiki es que siempre puedes editar y actualizar la información sin problemas. Siempre que tenga acceso a las páginas, automáticamente tendrá permiso para editar la página.
Esto funciona en gran medida a favor de los equipos que colaboran en un proyecto. Para editar una página Wiki:
- Haga clic en cualquier acción de la página Wiki que desee para activar el modo de edición.
- Escriba sus cambios o adiciones a la página.
- Formatee la página como desee utilizando las opciones de formato.
Tenga en cuenta que Wiki tiene todas las opciones de formato populares, incluidas negrita, cursiva, subrayado, etc.
Agregar secciones
Agregar secciones a sus páginas Wiki le ayudará a organizar el contenido de sus páginas Wiki en subsecciones. También facilita que usted y su equipo se comuniquen y comenten secciones específicas sin ser demasiado general.
Puede crear varias secciones en una sola página Wiki y etiquetarlas como desee para facilitar el acceso. Para hacer esto:
- Coloca el cursor sobre el título de una sección existente.
- Haga clic en el símbolo + que aparecerá, pidiéndole que agregue una nueva sección aquí .
- Aparecerá una nueva sección debajo de la sección anterior. Cambie el nombre y agregue la información que desee.
Editar sus secciones
Puede editar sus secciones existentes organizando su orden o incluso eliminando las que no desee.
- Para verificar sus secciones, haga clic en el menú Contraer sección ubicado a la izquierda de la pantalla.
- Reorganice sus secciones moviéndolas hacia arriba o hacia abajo como desee.
- Si no necesita una sección en su página Wiki, puede eliminarla haciendo clic en Más opciones > Eliminar .
Mencionar personas en una página wiki
Colaborar en una página Wiki a menudo requerirá que atraigas la atención de tus compañeros de equipo a la página en particular. Para atraerlos a la página, puede usar @ menciones seguidas de sus nombres de usuario.
Esta función es útil cuando necesita la acción de un miembro en particular en lugar de todo el equipo. Para mencionar un colaborador:
- Escriba una @ en la página Wiki abierta que está editando, junto con el nombre de la persona.
- De la lista de sugerencias que aparece, elija su colaborador objetivo.
- El miembro del equipo recibirá una notificación de la mención, lo que provocará su respuesta.
Iniciar una conversación de sección
Al realizar colaboraciones con páginas Wiki, es posible que necesite que los miembros del equipo contribuyan y comenten sobre las páginas Wiki en las que está trabajando. Sin embargo, lo último que desea es que estos comentarios aparezcan en las propias páginas Wiki.
Para evitar esto, puede crear una sección de conversación separada para estas discusiones.
- En el margen derecho de la sección, seleccione el botón Mostrar conversación de la sección .
- En el panel de conversación que aparece, escriba su mensaje deseado.
- Haga clic en Enviar .
- Tenga en cuenta que los miembros del equipo también pueden ver esta conversación en el canal del equipo.
Los beneficios de usar wikis dentro de su equipo
Ahora que sabe todo sobre los wikis y cómo utilizarlos, tal vez esté buscando nuevas formas de integrarlos en su equipo. Aquí hay algunas ideas sobre dónde usar Wikis.
Reglas de trabajo
Toda organización se basa en reglas para funcionar sin problemas. El tuyo no es una excepción. Puede utilizar Wikis para registrar y compartir las reglas de su empresa con todo su equipo. Por ejemplo, si está trabajando con un equipo remoto, es posible que desee crear una página Wiki para guiarlos sobre lo que espera de ellos.
Recursos
Si tiene dificultades con la forma ideal de emitir los inicios de sesión del equipo a los miembros sin arriesgarse a un acceso no autorizado, debería considerar publicarlos en una Wiki. De esta manera, puede permitir un acceso limitado solo a aquellos que necesitan los recursos, mientras mantiene su seguridad. Los miembros del equipo también pueden compartir enlaces relevantes que les ayudarán en sus tareas.
Guías prácticas e instrucciones
Las páginas wiki son perfectas para delinear instrucciones que quizás desee comunicar a todo el equipo. Estas instrucciones pueden incluir las pautas del proyecto o la jerarquía del lugar de trabajo. Todo esto será útil cuando se trate de nuevos empleados. También es excelente para obtener instrucciones y pasos detallados que los miembros de su equipo pueden necesitar consultar de vez en cuando.
Preguntas frecuentes
¿Su equipo tiene una sección de preguntas frecuentes? De lo contrario, debe crear uno con Microsoft Teams. Puede utilizar el Wiki con sus preguntas frecuentes para resumir todas las preguntas que puedan surgir en el equipo, como qué procesos debe llevar a cabo el equipo y cuándo. Esto puede resultar muy útil para su equipo.
Compartir notas sobre un proyecto
¿Tiene un proyecto que necesita implementar en fases? Luego, necesita un cuaderno virtual que contendrá todos los detalles de cada paso del proyecto y será accesible para todos los miembros del equipo en cada fase del proyecto.
Las páginas wiki permiten a su equipo hacer precisamente eso. Utilizando las páginas Wiki, los miembros del equipo pueden detallar toda la información relacionada con la fase de su proyecto para la referencia del próximo equipo. Esto permite una transferencia perfecta y aumenta la productividad.
Mejore su productividad hoy
Una de las mejores formas de aumentar la productividad en su equipo es fomentando el uso de Wikis. Con Wiki, los expertos del equipo pueden compartir conocimientos y crear un repositorio del que los nuevos miembros del equipo pueden extraer instrucciones y conocimientos técnicos.
Esto le ayudará a ahorrar en entrenamientos innecesarios y repetitivos cada vez que un nuevo miembro del equipo suba a bordo.