Cómo usar los formularios de Google para obtener actualizaciones de su equipo remoto
Google Forms es una herramienta formidable e intuitiva para recopilar información de clientes, clientes y empleados. Puede crear y personalizar fácilmente un formulario, compartirlo de diferentes maneras y luego analizar las respuestas.
Si se encuentra en una situación laboral en la que tiene un equipo remoto, los formularios de Google pueden ser una forma efectiva de obtener actualizaciones. Puede usarlo para un proyecto específico o actualizaciones de trabajo simples requeridas diariamente o semanalmente.
Comience un nuevo módulo
Google Forms ofrece una buena selección de plantillas que pueden ayudarlo a comenzar. Haga clic en la galería de Modelos en la parte superior para revisar los modelos de Trabajo, Personal y Educación. Si ve uno que tiene los elementos básicos que necesita, como los tipos de preguntas, haga clic para usarlo.
De lo contrario, puede comenzar desde cero haciendo clic en la opción Vacío en Iniciar un nuevo formulario . Esto es lo que usaremos para este tutorial.
Lo primero que debe hacer al crear un nuevo módulo es nombrarlo. Dado que Google Forms guarda su trabajo a medida que avanza, siempre sabrá qué formulario es correcto si lo asigna con anticipación. Opcionalmente, también puede agregar una descripción.
Si ingresa el nombre en el formulario, ese nombre aparecerá en la esquina superior izquierda de forma predeterminada. Pero puede cambiar ese nombre y seleccionar una ubicación para él en Google Drive si lo desea.
Agregue sus preguntas en el formulario
Google Forms le ofrece diferentes tipos de preguntas que deberían cubrir cualquier situación. Desde respuestas cortas y párrafos de opción múltiple, casillas de verificación y menús desplegables, tiene toda la flexibilidad que desea.
Detalles básicos
Las preguntas más sensatas para iniciar un formulario de actualización de equipo son el nombre, la fecha y, opcionalmente, la hora. Ya sea que use una plantilla o formulario en blanco, ya tendrá una pregunta para comenzar. Entonces, simplemente puede cambiar ese tipo de pregunta si es necesario y luego hacer clic en el signo más para agregar más preguntas.
Para el nombre del miembro de su equipo, seleccione Respuesta corta como tipo de pregunta. Luego agregue el nombre de la pregunta y active / desactive la opción Solicitada .
Para la fecha en que el miembro del equipo completa el formulario, haga clic en el signo más para agregar una pregunta y seleccione Fecha en el cuadro desplegable para el tipo de pregunta. Luego agregue el nombre de la pregunta, por ejemplo Fecha, y haga la pregunta solicitada.
Si desea que el miembro de su equipo ingrese la hora en que completan el formulario, haga clic en el signo más para agregar una pregunta y seleccione Hora para escribir. No olvide agregar el nombre de la pregunta y hacerlo necesario si lo desea.
Opción múltiple o menú desplegable por departamento o área
Si está enviando el formulario de actualización a muchas personas, es posible que desee agregar preguntas para cosas como departamento o área. Los tipos de preguntas de opción múltiple y desplegable funcionan perfectamente para este tipo de preguntas. Además, puede permitir que el respondedor cambie automáticamente a otras preguntas según sus respuestas.
Por departamento o área, se puede utilizar el tipo de pregunta de elección múltiple si hay sólo unas pocas respuestas para elegir y el menú desplegable Tipo de menú para ahorrar espacio si hay muchas respuestas posibles. Elija el tipo de pregunta y luego agregue cada respuesta. Utilizaremos la opción múltiple.
Ahora, dependiendo de la respuesta elegida por el encuestado, queremos moverlos a una sección específica con preguntas específicas. Esta es una característica muy útil en los Formularios de Google porque puede eliminar la necesidad de que los encuestados omitan las preguntas que no se aplican a ellos y se dirijan directamente a quienes lo hacen.
En la parte inferior derecha de la pregunta, haga clic en el botón Más (tres puntos) y seleccione Ir a la sección según la respuesta . Luego verá la pregunta actualizada con un punto para agregar la sección junto a cada respuesta.
Si ya ha creado las secciones, puede seleccionarlas usando los cuadros desplegables. Si no, continúe a continuación para crear una sección y luego regrese para completar esta parte.
Use secciones separadas para cada departamento o área
Para crear una sección, haga clic en el botón en la parte inferior de la barra de herramientas flotante para Agregar sección . Verá aparecer la sección y puede darle su nombre y descripción. En este tutorial, crearemos una sección para aquellos que seleccionen Tecnología de la información para su departamento.
Agregaremos una pregunta para los proyectos actuales. Esto nos permite ver en qué proyectos está trabajando actualmente el rescatador y las casillas de verificación le permiten seleccionar más de uno. Por lo tanto, puede seleccionar las casillas de verificación para el tipo o puede hacer esta pregunta un paso más allá.
Quizás para cada proyecto que seleccionen, desee conocer su progreso. Aquí es donde el tipo de
Si organiza las respuestas como las describimos, puede hacer clic en el botón Más y seleccionar Limitar a una respuesta por columna . De esta manera, el encuestado solo puede elegir una fase por proyecto, lo que tendría sentido.
Por lo tanto, esto le permite al encuestado no solo decirle en qué proyectos está trabajando, sino en qué fase está llevando a cabo para cada uno; todo con una pregunta en la casilla de verificación.
Luego puede crear secciones y preguntas adicionales de la misma manera.
Otro tipo de pregunta que puede agregar es un párrafo para comentarios. Esto le permite al encuestado ingresar cualquier problema, pregunta u otro comentario que tenga con mucho espacio.
Compruebe sus respuestas
Ver las respuestas de su formulario no podría ser más simple. Simplemente abra el formulario en Formularios de Google y toque la pestaña Respuestas en la parte superior. Verá un resumen, puede ver las respuestas por pregunta o ver las respuestas individuales.
Google Forms le ofrece respuestas de texto, así como cuadros y gráficos coloridos para sus formularios. Y puede exportar las respuestas para verlas sin conexión.
Para obtener más información sobre cómo ver respuestas o crear formularios en general, consulte nuestra extensa Guía de formularios de Google .
Recordatorios por correo electrónico
Si habilita la opción de recopilar direcciones de correo electrónico para su formulario, puede enviar recordatorios a quienes no completen el formulario. Esto es extremadamente conveniente; Sin embargo, hay algunas cosas que hacer y tener en cuenta que funciona correctamente.
Primero, configure el formulario para recopilar direcciones. Haga clic en el botón Configuración (icono de engranaje) en la esquina superior derecha y seleccione General en la ventana emergente. Marque la primera casilla para Recopilar direcciones de correo electrónico y presione Guardar .
Se mostrará automáticamente una pregunta con la dirección de correo electrónico en el formulario que no se puede eliminar y es una pregunta obligatoria.
A continuación, debe enviar el formulario a los participantes por correo electrónico. Haga clic en Enviar y use la pestaña Correo electrónico . Ingrese las direcciones de las personas que desea completar en el formulario, separadas por comas y presione Enviar .
Ahora que Google Forms sabe a quién le envió el formulario, puede determinar si esos respondedores reciben las respuestas. Para enviar recordatorios por correo electrónico a aquellos que no han respondido, siga los pasos a continuación.
- Abra el formulario y haga clic en la pestaña Respuestas en la parte superior.
- Verá las secciones de ¿Quién respondió? y esperando X respuestas.
- En este último, haga clic en Enviar recordatorio por correo electrónico .
Aparecerá la misma ventana que vio cuando envió el formulario, rellenada previamente con las direcciones de correo electrónico desde las que espera respuestas. Esto le permite enviarles un recordatorio cortés para completar el formulario de actualización.
Copie y reutilice su formulario
Si planea enviar regularmente el formulario de actualización de su equipo con cambios menores en los nombres de proyectos o asignaciones de trabajo, como ejemplos, simplemente puede copiar el formulario y editarlo según sea necesario.
Abra el formulario y haga clic en Más (tres puntos) en la esquina superior derecha. Seleccione Hacer una copia , asigne un nombre al formulario copiado y haga clic en Aceptar para guardarlo. También notará que tiene la opción de compartirlo con las mismas personas, lo cual es útil. Luego puede hacer sus cambios y enviarlo.
Las actualizaciones consistentes son fáciles con los formularios de Google
Inicialmente, puede parecer un poco complicado crear un formulario de actualización de equipo usando Formularios de Google. Pero si lo hace, obtendrá las actualizaciones y la información que realmente necesita porque están respondiendo las preguntas que crea. Además, puede copiar y reutilizar fácilmente el formulario varias veces.
Para obtener más información, consulte cómo crear un formulario de contacto gratuito en el sitio web con formularios de Google u otras formas en que puede utilizar los formularios de Google para su negocio .
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