Cómo programar un correo electrónico en Outlook
A veces es posible que tenga demasiadas personas con las que contactar y no tenga suficiente tiempo. Son estos días los que más se benefician de la tecnología automatizada. Puede escribir un correo electrónico y hacer que Outlook lo envíe una semana después.
Aquí hay una guía sobre cómo programar un correo electrónico en Outlook. No se necesitan más que unos pocos pasos. Escriba el mensaje, elija la fecha y deje que el software haga el resto. Si desea cambiar algo antes de que salga el correo electrónico, puede hacerlo con la misma facilidad. Entremos en un poco más de detalle.
1. Cree un nuevo correo electrónico en Outlook
Inicie Outlook y haga clic en el botón Nuevo correo electrónico . Escriba su mensaje como de costumbre, agregue destinatarios y cualquier otra cosa que desee. El contenido del correo electrónico no afecta la demora en la entrega de Outlook.
Alternativamente, puede redactar el correo electrónico después de haberlo programado. La forma en que lo hagas depende totalmente de ti, pero haz un esfuerzo para planificar tus movimientos, ya sea para uso personal o profesional.
Ir tan lejos como para establecer un plan de objetivos de cinco años y herramientas para respaldarlo , como OneNote y Trello, vale la pena al final. Y sus correos electrónicos son un buen lugar para comenzar.
2. Programe y administre su correo electrónico
Cuando esté listo para el siguiente paso, vaya a la pestaña Opciones y haga clic en el botón Retraso de entrega . Como se sugirió anteriormente, esto está activo y disponible independientemente de que su correo electrónico contenga algo o no.
El botón abre una ventana con muchas opciones divertidas. Si lo único que le importa es cómo programar un correo electrónico en Outlook, vaya directamente a la sección Opciones de entrega .
Marque la casilla junto al comando No entregar antes y luego configure la fecha y la hora. Finalmente, haga clic en Cerrar y Outlook guardará su configuración.
Otras herramientas de administración y entrega
Las opciones adicionales en la ventana Entrega diferida pueden hacer que sus correos electrónicos automatizados sean aún más eficientes.
Puede establecer una fecha de vencimiento, por lo que el sistema sabe que no debe molestarse con un correo electrónico después de que pase la fecha límite de un proyecto, por ejemplo.
Si trabaja en un equipo y los correos electrónicos de todos están en Outlook, puede hacer que las respuestas a su correo electrónico vayan a alguien específico.
Otras configuraciones de administración incluyen poder solicitar la entrega y leer recibos. Incluso puede marcar un correo electrónico como confidencial y cifrarlo para mantener la interacción segura.
La capacidad de Outlook para programar correos electrónicos es una de sus muchas funciones ocultas y útiles para descubrir . Pueden ayudarlo a aprovechar al máximo el software de Microsoft y aumentar la productividad.
3. Envíe su correo electrónico
Con todo en su lugar, haga clic en Enviar y Outlook programará el correo electrónico. Para ser precisos, va a la carpeta Bandeja de salida de su cuenta, a la que puede acceder desde la barra lateral.
La carpeta contiene todas sus interacciones cronometradas, ordenadas por fecha, importancia, tema y más. Pero también puede filtrarlos en busca de correos electrónicos no leídos, marcados y mencionados.
Para hacer cambios, simplemente ingrese al correo electrónico nuevamente y ajuste lo que desee. Una vez enviado, encontrará interacciones en la carpeta Elementos enviados .
Mejores prácticas para programar un correo electrónico en Outlook
Hay algunos factores que pueden afectar el rendimiento del sistema. En primer lugar, no puede enviar un correo electrónico automatizado en Outlook sin Internet, así que asegúrese de que su conexión sea buena y funcione cuando la necesite.
En segundo lugar, lo mejor es el software actualizado. Además de faltar nuevas funciones, una versión anterior de Outlook puede generar problemas al conectarse a Internet o sincronizar datos, por ejemplo. Tales interrupciones dificultan su trabajo.
También tenga en cuenta los problemas técnicos habituales. Uno que aparece a menudo es que los correos electrónicos se atascan hasta que selecciona manualmente Enviar / Recibir .
Esto suele ocurrir si la opción Enviar inmediatamente cuando esté conectado no está marcada en la configuración avanzada de Outlook. Microsoft explica la causa y la solución con más detalle.
Finalmente, tenga cuidado con su programación. Por un lado, verifique que la fecha y la hora de su computadora sean correctas. Además, considere factores como la diferencia horaria, los días festivos y cómo redactar el correo electrónico retrasado, especialmente si lo programa para el próximo mes.
Ajuste su sistema de correo electrónico
Es importante crear un flujo de trabajo práctico y cómodo. La automatización le quita mucho peso de encima. Al mismo tiempo, ayuda a expandir su visión y plan de negocios más allá del presente y cuánto puede hacer.
Cómo programar un correo electrónico en Outlook es la solución menos moderna que se puede enseñar. Ahorre unos preciosos segundos con un software inteligente que lo ayuda con cualquier cosa, desde escribir correos electrónicos rápidamente hasta asignar tareas a las personas adecuadas. No tenga miedo de explorar sus opciones.