Cómo organizar sus listas de tareas pendientes mediante elementos de acción
Las listas de tareas son las herramientas cruciales para una gestión eficaz de las tareas. Cuantas más tareas de una lista de tareas pendientes complete antes de la fecha límite, más productivo será.
Los gerentes de proyecto y sus equipos a menudo tienen dificultades para determinar quién es responsable de qué tarea y cuándo debe completarse. Puede ahorrar tiempo y aumentar la productividad al escapar de este dilema.
En este artículo, aprenderá cómo lograrlo mediante el uso de elementos de acción en sus listas de tareas pendientes.
¿Qué es un elemento de acción?
El elemento de acción es una tarea en su lista de tareas pendientes. Su lista de tareas puede contener más de un elemento de acción cuando el proyecto es complejo. Siempre que completa un elemento de acción, se acerca a la finalización del proyecto.
Los elementos de acción son más descriptivos que una tarea típica en su lista de tareas pendientes. Diseñar un logotipo para un cliente de comercio electrónico es un ejemplo de un elemento típico de una lista de tareas pendientes. Sin embargo, los elementos de acción explicarían mucho más que eso. Aquí hay una lista de elementos de acción que se relacionan con el proyecto de diseño del logotipo:
- Realice una llamada de descubrimiento de marca con el cliente.
- Haga una lluvia de ideas de logotipos con los diseñadores.
- Construya un prototipo para el concepto de logotipo uno.
Si pregunta los elementos de acción utilizando los términos "qué", "quién" y "cuándo", debe obtener respuestas definitivas. El término "Quién" indica la persona responsable de completar el proyecto. Del mismo modo, "Qué" identificará claramente los recursos necesarios. "Cuándo" menciona específicamente una fecha límite para la tarea en cuestión.
Es posible que deba enviar un informe de progreso del proyecto a su cliente para cualquier proyecto grande y complejo. Los elementos de acción lo ayudan a crear dichos informes sin esfuerzo si mantiene los siguientes datos de seguimiento:
- Título de los elementos de acción
- Número de seguimiento o ID
- Fecha de creación
- Nivel de prioridad de la tarea
- Fecha estimada de finalización
- Nombre del cesionario y del creador de la tarea
- Descripción corta y larga
Cualquier aplicación de lista de tareas pendientes en línea o las herramientas mencionadas en este artículo lo ayudarán a realizar un seguimiento de los elementos de acción. Siga las estrategias que se mencionan a continuación para crear una mejor lista de tareas pendientes que incluya elementos de acción:
1. Empiece con un verbo
A menudo, las listas de tareas pendientes solo muestran el nombre de la tarea, como "Presentación en un blog de comercio electrónico" o "Infografía para un blog de tecnología". Descripciones tan breves solo confunden los recursos.
En su lugar, utilice formas verbales, como "Joe creará las presentaciones de diapositivas y Kelly se las presentará al cliente" o "Sam diseñará las infografías y Jessy las subirá al blog".
Dichos elementos en una lista de tareas pendientes hacen que las tareas sean más motivadoras y viables. Además, los colaboradores encontrarán sus tableros de tareas o informes más significativos si usa verbos en lugar de sustantivos aleatorios para describir las tareas.
2. Aclarar capturando detalles
Capturar y Clarificar son los dos términos más importantes del sistema GTD que impulsan la productividad . Por lo tanto, debe incluirlos en sus elementos de acción. Al mismo tiempo, sus elementos de acción deben ser claros y concisos.
Por ejemplo, el diseño de "gráficos de redes sociales" no proporciona una visión mínima de la tarea. Pero, si menciona "Promoción de clientes a través de gráficos de redes sociales para Instagram", brinda muchos detalles que su diseñador gráfico puede usar para comenzar el trabajo.
OneNote es una poderosa aplicación para tomar notas que puede usar para escribir notas de acción claras y breves. Además, puede utilizar una lista con viñetas para dividir el elemento de acción en tareas más pequeñas. También puede insertar elementos como una tabla, imagen, audio, enlace a un sitio web, etc., para dejar sugerencias para su diseñador gráfico.
3. Simplifique una tarea grande en elementos de acción
Es mejor si escribe elementos de acción que no se puedan dividir en tareas más pequeñas. Cuando divide una gran tarea en pequeños elementos de acción, hace que la tarea sea más flexible. Varios recursos de su equipo pueden ocupar una pequeña tarea y completarla en poco tiempo.
Esta finalización de tareas distribuida le permite completar rápidamente una tarea grande o compleja sin sobrecargar a un miembro del equipo. Supongamos que desea presentar un proyecto de sitio web de blogs a su cliente. Sus elementos de acción podrían ser algo similar a lo siguiente:
- Joe prepara una presentación en video.
- Kelly crea una demostración del sitio web.
- Sam programa el lanzamiento con el cliente.
- Jessy presenta la propuesta al cliente.
Notable es una aplicación para tomar notas basada en rebajas que puede usar para crear y compartir listas de elementos de acción. También ofrece funciones de colaboración y toma de notas sin esfuerzo, como etiquetar a los miembros del equipo, vincular a otras notas, importar notas de otras aplicaciones, etc.
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4. Establecer una fecha de vencimiento
Los términos como las fechas de vencimiento y los plazos son la fuerza más eficaz que impulsa a cualquier persona a completar la tarea. Por lo tanto, siempre que agregue un elemento de acción a la lista diaria de tareas pendientes de su equipo, asegúrese de asignar una fecha de vencimiento para esa tarea.
ClickUp es una herramienta integral de gestión de proyectos y tareas que implementa el concepto de elementos de acción automáticamente. Encontrarás muchas plantillas de gestión de proyectos profesionales en esta aplicación. Con unos pocos clics, puede personalizar cualquiera de estas plantillas para que se adapte a su proyecto.
5. Mantenga los elementos de acción en varias listas
Los elementos de acción son la forma más granular de cualquier proyecto. Separe los elementos de acción en varias listas en un proyecto.
Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de sitios web requiere diferentes habilidades como desarrollo web, diseño gráfico, animaciones, escritura creativa y alojamiento de servidores. Por lo tanto, puede crear cinco listas distintas de elementos de acción según las habilidades requeridas.
TickTick es una aplicación en línea para tomar notas que puede usar para describir sus elementos de acción para un proyecto en varias listas. La aplicación admite creaciones de subtareas ilimitadas. Por lo tanto, le resultará más fácil crear una jerarquía de tareas en un proyecto.
6. Revisión diaria o semanal
Para asegurarse de que los elementos de acción sirvan para el objetivo de un procesamiento rápido y eficiente de las tareas, debe revisar las listas de tareas pendientes. Dependiendo de la duración del proyecto, puede seguir revisiones diarias o semanales.
El proceso de revisión le ayudará a perfeccionar la lista de tareas pendientes incorporando comentarios y retroalimentación de los miembros del equipo, colaboradores y clientes.
Todoist es una herramienta de administración de listas de tareas ideal con vistas inteligentes como tableros y tareas. En particular, ayuda a revisar todos los elementos de acción de un proyecto. Puede modificar sin esfuerzo los elementos de acción según sea necesario.
Aproveche al máximo sus listas de tareas pendientes
Puede crear listas de tareas más procesables si implementa las estrategias anteriores al crear elementos de acción para listas de tareas pendientes. Siempre que asigne tales tareas a los miembros de su equipo, ellos pueden comprender fácilmente la tarea, la fecha límite y el objetivo.
Además, los elementos de acción lo ayudan a dividir un proyecto grande y complejo en tareas más pequeñas y manejables. Le permite hacer las cosas sin esfuerzo.