Cómo organizar blocs de notas con OneNote

Un bloc de notas de OneNote es el contenedor principal de notas capturadas dentro de la aplicación. Es como una carpeta especializada, pero con su propia interfaz y herramientas únicas. Puede ingresar notas en cualquier lugar de un cuaderno y sincronizarlas en sus dispositivos.

Desafortunadamente, la simplicidad de este portátil no le dice cómo usarlos correctamente. Es fácil terminar con una estantería llena de cuadernos. Le mostraremos cómo organizar y administrar blocs de notas en OneNote.

Nota: Las instrucciones de este artículo se basan en la aplicación OneNote para Windows 10.

Si eres un principiante, es fácil aprender los conceptos básicos. OneNote consta de tres niveles jerárquicos principales:

Los cuadernos son los soportes de todos los elementos que consideras dignos de mención. Puede almacenar sus blocs de notas en su equipo (solo en OneNote 2016) y OneDrive.

Las secciones proporcionan un nivel de organización dentro de un cuaderno que corresponde a proyectos o temas individuales. En la aplicación OneNote, las secciones aparecen en el lado izquierdo del panel de navegación y las páginas a la derecha.

Los grupos de sección contienen una o más secciones. Cree una capa adicional de organización en un cuaderno para mantener el contenido relacionado junto.

Las páginas contienen notas, imágenes, enlaces y otros elementos que captura y crea para ayudarlo con su trabajo. Dale a tu página un nombre distintivo y síguelo en la lista de pestañas de página.

La forma de organizar sus cuadernos depende de las preferencias individuales. Puede recopilar todo lo que desea recordar en un cuaderno y confiar en la función de búsqueda. O puede crear un cuaderno por separado para cada proyecto o tema.

Puede crear muchas secciones o combinarlas en grupos de secciones. También puede sangrar las páginas a dos niveles de profundidad para una mayor organización. OneNote ofrece todo para los usuarios obsesionados con los pedidos.

• ¿Quiere compartir un cuaderno con otra persona o con un equipo? Cree un cuaderno dedicado para este propósito.
• ¿Es probable que su cuaderno se llene de imágenes, videos o archivos adjuntos? Puede haber problemas con la velocidad de sincronización y problemas de confiabilidad.
• ¿Accederá al bloc de notas en la aplicación móvil OneNote? Un portátil específico más pequeño funciona mejor con conexiones lentas y requiere menos almacenamiento.
• ¿Propósito de crear un cuaderno? Alinee su cuaderno con cualquier objetivo general para tomar notas.

Puntos más finos en los blocs de notas de OneNote

• Cambiar el nombre de un cuaderno puede dejar de sincronizarse con OneDrive. En su lugar, puedes darle un apodo. Haga clic con el botón derecho en un cuaderno, haga clic en Apodo del cuaderno y escriba su nombre.
• El color del cuaderno le permite identificar rápidamente un cuaderno en la lista de cuadernos. Haga clic con el botón derecho en un cuaderno y elija un color de la opción Color del cuaderno .
• Si trabaja a menudo con muchos cuadernos, la lista puede ser complicada. Puede cerrarlos en cualquier momento y abrirlos más tarde. Haga clic con el botón derecho en un bloc de notas y haga clic en Cerrar este bloc de notas.
• Solo puede eliminar cuadernos de OneDrive. Vaya a la carpeta Documentos . Haga clic en la casilla de verificación junto a un documento de OneNote y haga clic en Eliminar .
• OneNote usa un protocolo de sincronización propietario que solo funciona con OneDrive. Pero puede hacer una copia de seguridad de un cuaderno en Google Drive.

Métodos para estructurar el bloc de notas de OneNote

Siempre es recomendable crear cuadernos separados para proyectos personales y comerciales.

Puede sincronizarlos con OneDrive o elegir SharePoint para su cuaderno de trabajo; la decisión es tuya.

Además, puede crear un cuaderno para cualquier tema que desee aprender, como un diario y cuadernos para tareas escolares o universitarias, entre otras cosas.

Ahora puede insertar cualquier número de secciones, páginas e incluso ordenarlas. Si no está satisfecho con la estructura, puede cambiar los grupos de sección, subpáginas o mover su contenido a un nuevo cuaderno.

Sistema PARA para organizar la información

PARA significa proyectos , áreas , recursos y archivos . Es un sistema organizativo que utiliza estas cuatro categorías de nivel superior para organizar la información.

• Un proyecto es una serie de actividades vinculadas a un objetivo con una fecha de vencimiento.
• El Área de Responsabilidad consta de tareas con un conjunto de estándares que deben mantenerse en el tiempo. No hay fechas límite para las actividades, pero son importantes.
• Un recurso es un tema de interés permanente.
• Y los archivos incluyen los elementos completados de las otras tres categorías.

Por ejemplo, publicar un libro es un proyecto, donde la escritura es un área de responsabilidad. El proceso de redacción, con consejos y trucos, podría ser su recurso. El flujo de trabajo es complejo y lleva algún tiempo comprenderlo.

Para obtener más información, lea este sistema PARA para organizar información digital .

Usar el sistema PARA en OneNote

Al principio, necesita definir sus proyectos. Escríbalos en una hoja de papel, lejos de las limitaciones de cualquier aplicación para tomar notas. Puede usar diferentes aplicaciones como Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive, etc. Para gestionar sus proyectos personales y laborales

En lugar de ceñirse al esquema organizativo único de cada aplicación, puede utilizar un sistema PARA común para copiar la misma lista de proyectos en cada herramienta que utilice. Esto le permite aprovechar las fortalezas únicas de cada aplicación mientras usa la misma lista de proyectos en todas las interfaces.

Con este sistema, también puede separar la información utilizable de la no utilizable. Esto le permite filtrar el flujo de información que le llega y concentrarse solo en actividades utilizables.

En mi caso, OneNote es excelente para tomar notas, Todoist para el administrador de tareas y Google Drive para mantener sincronizados los archivos del proyecto en la máquina.

Cuadernos reticulados

OneNote tiene un sistema wiki integrado simple. Con él, puede crear vínculos con otras notas en la misma sección o en otro cuaderno. También puede vincular a una página web,
documentos de Office y otros recursos.

Y si crea una tabla de contenido (TOC) en el nivel superior, puede crear enlaces a páginas con cualquier cuaderno. Debe hacer esto manualmente, ya que no hay complementos para OneNote en Windows 10.

Los usuarios de OneNote 2016 tienen más suerte con la aplicación Onetastic. Aquí hay una guía que muestra cómo configurar un sistema wiki en OneNote 2016 .

Dimensiones del portátil y sus efectos.

Si está utilizando la aplicación OneNote con la estrategia correcta, una computadora portátil con un tamaño de 2-3 GB no debería causar ningún problema. Aquí hay algunos consejos que puede seguir.

• No coloque varias impresiones en PDF en la misma computadora portátil; la impresión (100 MB o más) y el procesamiento OCR pueden ralentizar el proceso de indexación y la velocidad de sincronización.
• No sobrecargue un cuaderno con contenido multimedia innecesario: cárguelo en Youtube o Vimeo y luego incrústelo.
• Las versiones de página pueden afectar el tamaño de la libreta: haga clic con el botón derecho en una página y seleccione Versiones de página . Elimina la versión anterior de una página con mucho contenido.

Para ver el tamaño de sus blocs de notas de OneNote, vaya al sitio web de OneDrive y haga clic en la carpeta Documentos . Cambie la vista de visualización de paneles a lista. Verá cuánto espacio ocupa cada cuaderno en la columna de la derecha.

Es fácil buscar en sus notas, sin importar dónde las guarde en un cuaderno. Presione Ctrl + F o haga clic en el ícono de la lupa junto al botón de alternancia de navegación . En el cuadro de búsqueda que aparece, ingrese una palabra o frase de búsqueda y presione Entrar .

Justo debajo del cuadro de búsqueda, haga clic en Páginas para ver los resultados que se encuentran en el texto de sus notas. O haga clic en Etiquetas para buscar por etiquetas de nota.

Para ajustar el área de alcance de los resultados de búsqueda, haga clic en la flecha del menú desplegable y elija entre: Todos los blocs de notas, Bloquear notas actual, actual y la sección de la página actual .

Al igual que un cuaderno de espiral normal, los cuadernos de OneNote se crean página por página. Puede organizarlos en secciones o grupos de secciones. Con tanta flexibilidad, necesita tener una estrategia integral y planificar cómo desea usar su computadora portátil.

Con los consejos que se describen en este artículo, puede organizar y administrar sus blocs de notas de una mejor manera. OneNote tiene muchas características poco conocidas con las que es posible que no esté familiarizado. Estas características de OneNote poco conocidas pueden mejorar sus habilidades para tomar notas.