Cómo ordenar por fecha en Excel

Una de las características más útiles de Excel es la capacidad de ordenar sus datos por fecha. Tal vez necesite organizar las fechas de nacimiento de los miembros de su familia para enviar tarjetas, ordenar sus transacciones presupuestarias semanales para fin de año o realizar un seguimiento de los ingresos por ventas por mes.

Hay varias formas de organizar sus entradas según la fecha. Puede poner los datos en orden ascendente o descendente y puede ordenarlos por día, semana, mes o año. Lo guiaremos a través de las diferentes opciones a continuación.

Cómo ordenar columnas de Excel por fecha ascendente o descendente

Es fácil ordenar una columna individual en orden de fecha ascendente o descendente en Excel:

1. Seleccione los datos que desea ordenar.
2. Desde la barra de menú (también llamada cinta) en la parte superior de la pantalla, en la pestaña Inicio , seleccione Ordenar y filtrar .
3. A continuación, elija Ordenar de más antiguo a más reciente o Ordenar de más reciente a más antiguo .

Alternativamente, puede obtener el mismo resultado seleccionando sus datos y haciendo clic con el botón derecho para seleccionar Ordenar . Luego, elija el orden que mejor se adapte a sus datos.

Esto funciona bien si está ordenando una lista simple de fechas y planea ingresar los datos correspondientes más adelante. Ordenar de esta manera siempre ordenará sus fechas cronológicamente, primero por año, luego por mes y luego por día.

Cómo ordenar tablas enteras por fecha ascendente o descendente

Al ordenar las fechas en una tabla, es útil agregar encabezados en la parte superior de cada columna. A continuación, le mostraremos cómo utilizar estos encabezados como categorías para ordenar sus datos.

Cuando ordena los datos en una tabla, es importante resaltarlos todos. Si solo resalta una columna, solo ordenará esa columna, dejando las columnas correspondientes en su orden original. Entonces las fechas no coincidirán con los datos correctos.

Si detecta el error de inmediato, puede hacer clic en Deshacer para volver a la disposición original. De lo contrario, es posible que deba volver a una versión anterior de su documento o volver a ingresar los datos.

Afortunadamente, Excel suele detectar este error a tiempo para evitarlo.

Si intenta ordenar solo con las fechas seleccionadas, Excel debería darle una advertencia y preguntarle si desea expandir su selección. Cuando aparezca el mensaje de error, seleccione Expandir la selección y haga clic en Ordenar .

Luego, coloque el cursor sobre la selección de datos. Resalte los elementos que faltan arrastrando el pequeño cuadrado verde en la esquina inferior izquierda e intente ordenar nuevamente.

Seleccione los encabezados y los datos que desea ordenar. Luego haga clic en Inicio> Ordenar y filtrar y seleccione su orden de clasificación.

Tenga en cuenta que esto solo funcionará si la fecha está en la Columna A. Si desea ordenar por fecha cuando las fechas se enumeran en una columna diferente, necesitará usar Orden personalizado.

Uso de la clasificación personalizada de Excel para ordenar por fecha

Orden personalizado es otra forma práctica de ordenar por fecha. Si sus datos tienen encabezados, puede usarlos como categorías para ordenar las entradas fácilmente, incluso si no están en la primera columna.

En el siguiente ejemplo, una ordenación simple como la que ya mostramos le permitirá ordenar los elementos de la columna Transacción alfabéticamente, en lugar de poner las fechas en orden. Dado que la fecha está en la segunda columna, necesitamos usar un Orden personalizado para decirle a Excel que ordene las fechas en la Columna B.

Para hacer esto:

1. Resalta los encabezados y los datos debajo de ellos.
2. En la cinta de Excel, haga clic en Inicio> Ordenar y filtrar> Orden personalizado . Junto a Ordenar por , elija Fecha en el menú desplegable.
3. Marque la casilla en la esquina superior derecha para usar sus encabezados de datos como categorías de clasificación. Seleccione De más antiguo a más reciente o de más reciente a más antiguo en el menú desplegable Orden .

La clasificación personalizada también le permite elegir varias categorías de clasificación. Por ejemplo, puede utilizar esta función si desea ver las transacciones enumeradas primero en una columna y luego en otra.

En el cuadro Orden personalizado, seleccione Ordenar por> [Primera columna] . Luego haga clic en Agregar nivel> Luego por> [Segunda columna] . Haga clic en Aceptar para ordenar su tabla.

Uso de funciones de Excel para ordenar por mes

En algunos casos, es posible que desee extraer el mes de la fecha ingresada. Un ejemplo es poner en orden todos los cumpleaños de sus colegas, para que pueda reconocer a todos con un pastel de cumpleaños mensual. Para sus propósitos aquí, el mes es importante pero el año es irrelevante.

Hay muchas funciones y fórmulas de Excel que pueden ayudarlo a realizar cálculos rápidos o extraer datos de una celda. Una de esas funciones es la función MES.

Utilice la función MES para extraer el dígito del mes de cada entrada a partir de la fecha completa. Primero, agregue una columna con Mes como encabezado. Haga clic en la primera celda vacía debajo de Mes. En este caso, será C2. Escriba = MES (B2) , donde B2 se refiere a la primera entrada en la columna Fecha.

La función MES generará un dígito del 1 al 12 en la celda correspondiente. Estos dígitos representan los meses en orden cronológico de fecha, por lo que enero = 1 y diciembre = 12. Para ingresar la función rápidamente en cada celda, coloque el cursor sobre C2 hasta que aparezca el cuadro verde en la esquina inferior de la celda. Luego, haga clic y arrastre el cuadro hasta la parte inferior de la columna.

Ahora puede usar Excel para ordenar las fechas por mes, de modo que no se pierda a nadie en su lista. Resalte toda la tabla, incluidos los encabezados, haga clic con el botón derecho, haga clic en Ordenar y filtrar> Orden personalizado> Ordenar por mes .

También puede utilizar una función para ordenar los datos por año. Siga las instrucciones anteriores reemplazando la función MES con = AÑO (A2) . El resultado será una lista de años en orden.

Usar una fórmula de Excel para ordenar por mes y día

La función MES es rápida y sencilla si no necesita los días en orden, pero digamos que desea celebrar cada cumpleaños individualmente. Una fórmula puede ayudar aquí.

Agrega una columna llamada Cumpleaños. En la celda vacía (C2), junto a la primera fecha, escriba = TEXTO (B2, "MMDD") , donde B2 se refiere a la primera fecha. Esto devolverá una lista de fechas, sin el año, formateada como MMDD. Por ejemplo, el 12/07/1964 se convertirá en 1207.

Haz una clasificación personalizada para poner tu lista de cumpleaños en orden. Dado que los cumpleaños tienen formato de texto, en lugar de fechas, Excel le dará una advertencia. Seleccione Ordenar cualquier cosa que parezca un número, como un número> Aceptar , y su lista estará en el orden correcto.

¿Qué sucede si ordenar por fecha no funciona en Excel?

Si sus datos no parecen ordenarse correctamente, verifique que los haya ingresado en un formato que Excel reconozca. Si todos los números están justificados a la izquierda en sus celdas, es posible que los guarde como texto. Para corregir el formato, haga clic en el menú desplegable Texto en la cinta de Excel y seleccione un formato de fecha.

Organice sus datos de Excel por fecha

La capacidad de ordenar por fecha en Excel es muy útil y tiene una variedad de aplicaciones, como hemos visto aquí. Existen muchas aplicaciones y plantillas de hojas de cálculo útiles para completar casi cualquier tarea, desde la elaboración de presupuestos y el seguimiento de gastos hasta la planificación de bodas.

Las plantillas son un excelente lugar para comenzar, pero la belleza de Excel es la capacidad de personalizarlo completamente para satisfacer sus necesidades.