Cómo ordenar columnas como un profesional en Google Sheets

La información puede contar una historia si sabe cómo ordenar sus datos correctamente. Mirar una hoja de cálculo desordenada solo lo confundirá, pero las hojas de cálculo como Google Sheets facilitan la clasificación de los datos de una manera lógica.

Hay algunas formas diferentes de ordenar las columnas en Hojas de cálculo de Google, incluido agregar filtros u ordenar por varias columnas. Y una vez que todo esté ordenado, puede visualizar sus datos con gráficos y tablas para que sea aún más fácil de entender.

Ordenar hojas de Google por columnas

Las hojas de cálculo usan columnas y filas. Las columnas van de arriba a abajo y las filas de izquierda a derecha. Las filas están numeradas y las columnas se referencian con letras. Los números y las letras aparecen en los bordes izquierdo y superior de la hoja de cálculo, respectivamente.

Las hojas de cálculo suelen estar estructuradas de modo que cada fila represente un grupo de información y cada columna represente una parte de esa información. Por ejemplo, aquí hay una selección de datos de la base de datos de música de Spotify:

Cada fila representa una canción. Y cada columna representa información sobre esa canción: intérprete, título de la canción, género, etc.

Si pasa el cursor sobre una letra de columna, verá un ícono de flecha desplegable. Haga clic en la flecha para ver un menú desplegable de acciones que puede realizar con esa columna.

En la cuarta sección del menú desplegable, verá dos opciones de hoja de clasificación . Cuando hace clic en una de esas opciones, las hojas de Google ordenarán alfabéticamente todos los datos en esa columna, asegurándose de que todos los datos en cada fila se mantengan juntos.

En otras palabras, está ordenando todo el documento por los datos de esa columna. No solo está ordenando esa columna. También puede hacer clic con el botón derecho en los encabezados de las columnas para mostrar el menú desplegable de acciones.

Otra forma de ordenar el documento es haciendo clic en una sola celda y seleccionando Datos en la barra de menú. Puede ver las mismas opciones de hoja de clasificación disponibles en la parte superior de este menú.

También especifican por qué columna se ordenará la hoja para mayor claridad.

Si recién está comenzando con las hojas de cálculo, estas son las mejores formas de encontrar plantillas de Google Sheets para que no tenga que empezar de cero.

Aclare sus columnas nombrándolas

Mirar los datos sin procesar puede resultar confuso. Esto es especialmente cierto para los datos sin nombre, como puede encontrar la base de datos de música de Spotify.

Es útil tener un nombre en la parte superior de cada columna, en lugar de solo una letra, para que pueda identificar cada columna. Haga clic con el botón derecho en la primera fila y seleccione Insertar 1 arriba para crear una nueva fila encima. Ahora escriba un nombre para cada una de sus columnas en esta fila.

También puede cambiar el tamaño del ancho de las columnas para leer mejor su contenido. Si pasa el cursor sobre el borde derecho del encabezado de la columna, verá una flecha hacia la derecha. Arrástrelo para cambiar el ancho de la columna. Esto también funciona en filas, pero no se usa con tanta frecuencia.

Ahora que hemos nombrado nuestras columnas, tenemos otro problema. Si ordena las columnas, los nombres de las columnas se perderán con el resto de los datos porque Sheets no sabe que no son datos regulares. Pero hay un truco para congelar esa fila en su lugar.

No necesita tener nada especial seleccionado para congelar la fila superior. En el menú, seleccione Ver> Congelar> 1 fila . Puede ver que funcionó si se desplaza hacia abajo en su documento. Notarás que la fila congelada se pega a la parte superior de la hoja.

También hay otra forma de hacer esto. Si miras la imagen de arriba, notarás una línea gris gruesa que separa la fila congelada. Suele estar en la esquina superior izquierda de la celda vacía. Puede ver que el divisor vertical que se usa para congelar columnas todavía está allí.

Puede arrastrar esas líneas grises para ajustar las columnas y filas que están congeladas. Cuando mueva los divisores de una columna o fila, asegúrese de arrastrar el divisor y no cambiar el tamaño de la columna o fila.

Encuentre relaciones ocultas ordenando por varias columnas

Ordenar por columnas individuales es una excelente manera de organizar sus datos. Si desea ver una lista alfabética de canciones o álbumes, eso es todo lo que necesita. Pero si desea analizar los datos, es útil ordenarlos por varias columnas.

Por ejemplo, supongamos que desea ver cuáles son las canciones más populares de cada álbum. Lo primero que debe hacer es seleccionar todos sus datos. Puede hacerlo haciendo clic en la celda vacía en la esquina superior izquierda o presionando Ctrl + A. A continuación, seleccione Ordenar rango del menú desplegable Datos en la barra de menú.

Haga clic en Los datos tienen una fila de encabezado para ver los títulos de las columnas congeladas en lugar de las letras. Esto ayuda mucho si tiene muchas columnas, como en esta hoja de cálculo que va de la A a la Z.

El siguiente paso es seleccionar la primera columna por la que desea ordenar. Luego haga clic en Agregar otra columna de clasificación y seleccione otra. Puede ordenar por tantas columnas como desee. Y puede ordenarlos en diferentes direcciones. En este ejemplo, la popularidad se ordena de mayor a menor para que podamos ver primero las pistas más populares.

El orden en el que agrega columnas es importante porque Google Sheets las ordenará en ese orden. Entonces, si elegimos la popularidad primero, luego elegimos los álbumes a continuación, obtendríamos una lista de todas las canciones en orden de popularidad. Luego, los álbumes que tienen canciones con la misma popularidad se ordenarían alfabéticamente.

En cambio, lo que queremos hacer es agrupar álbumes por nombre primero y luego buscar las canciones con más popularidad dentro de ese álbum.

Ordenar su hoja de cálculo de esta manera es solo el comienzo de lo que puede hacer con Google Sheets. Para obtener más información, consulte estos potentes scripts de Google Sheets .

Ir al siguiente nivel con filtros

Ahora que ha aprendido a ordenar columnas, el siguiente paso es aprender a filtrarlas. El filtrado funciona muy bien con la clasificación, ya que le permite buscar datos específicos y limitar los datos mostrados.

Por ejemplo, puede buscar un artista y ordenar sus álbumes en orden alfabético. O bien, puede filtrar la hoja para mostrar solo las canciones con una puntuación de bailabilidad de 0.8 o superior y nada más.

Puede activar el filtrado haciendo clic en Crear un filtro en el menú desplegable Datos en la barra de menú. Luego, los títulos de las columnas mostrarán un icono con tres líneas junto a ellos. Si hace clic en este icono, aparecerá un menú que contiene las opciones de búsqueda y filtro para que pueda explorar

¡Felicidades! Ahora está un paso más cerca de administrar sus datos como un profesional.