Cómo obtener mejores impresiones en Microsoft Word

Aranzulla de Los Pobres

Microsoft Word ha hecho que la impresión sea simple y directa. Pero el hecho de que algo funcione no significa que no pueda mejorarlo.

Puede modificar la configuración de impresión de Word para que la impresión sea más fácil y mejor. Si imprimir es algo que hace a menudo, estos consejos son una lectura obligada para usted.

Puede decirle a Word que imprima muchas copias de un documento en Word ingresando un número para las copias. Sin embargo, esto imprimirá el documento completo varias veces.

¿Qué sucede si desea imprimir un número diferente de copias para diferentes páginas? Esta tarea sigue siendo sorprendentemente fácil de realizar.

Una vez que tenga su documento listo para imprimir, diríjase al menú Imprimir. Vaya a Archivo> Imprimir desde el menú de navegación o use el atajo Shift + P.

En Configuración , hay un cuadro de texto para seleccionar páginas para imprimir. El truco para imprimir páginas específicas varias veces es insertarlas varias veces. Por ejemplo, si desea imprimir una sola copia de la Página 1, tres copias de la Página 2 y dos copias de la Página 3, debe insertar: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Tenga en cuenta que el orden que ingrese es importante ya que la impresora imprimirá las páginas en dicho orden. Por ejemplo, si coloca 3, 2, 1 en el cuadro de texto, su impresora imprimirá la Página 3 antes que la Página 2 y la Página 1 al final.

Haga clic en Imprimir y su impresora imprimirá varias copias de las páginas que deseaba en el orden que deseaba.

Microsoft Word intenta diferenciar los hipervínculos del texto sin formato subrayándolos y dándoles un color diferente. Pero los hipervínculos no se pueden utilizar cuando están impresos en papel y también rompen la uniformidad del texto. Por lo tanto, es una buena práctica eliminarlos antes de imprimir el documento.

Los hipervínculos se pueden eliminar de la misma manera que se crean de forma nativa en Word. He aquí cómo hacerlo:

  1. Seleccione el texto de anclaje y haga clic derecho en él.
  2. En el menú, seleccione Eliminar hipervínculo .
    Eliminar el hipervínculo del menú contextual en Word

Esto es sencillo pero requiere mucho tiempo si hay muchos hipervínculos en el documento. En su lugar, utilice este método abreviado de teclado.

  1. Seleccione el texto con todos los hipervínculos. (Si este es el documento completo, puede usar el atajo Ctrl + A )
  2. Una vez que haya seleccionado el texto, presione Ctrl + Shift + F9 . Eso debería eliminar todos los hipervínculos en su texto.

Los comentarios facilitan la revisión, la revisión y la colaboración en el trabajo de los demás. Word también puede imprimir estos comentarios junto con el texto principal.

Puede leer nuestro artículo sobre cómo usar comentarios en Microsoft Word si desea utilizar esta herramienta de manera más eficiente. Los comentarios se consideran marcas y para que se impriman, debe marcar una casilla específica antes de comenzar a imprimir.

  1. Dirígete al menú Imprimir ( Ctrl + P ).
  2. Seleccione la primera opción en la sección Configuración . (Debería decir Imprimir todas las páginas si no lo ha cambiado).
  3. En el menú desplegable, marque la opción Imprimir marca . Puede ver inmediatamente los cambios en la Vista previa de impresión.
    imprimir palabra de marcado
  4. Una vez que esté listo, haga clic en Imprimir .

Vea un ejemplo de un documento impreso con Print Markup habilitado.

4. Configurar accesos directos de impresión

Los accesos directos están hechos para hacer la vida más fácil y eso se aplica a la impresión en Microsoft Word. Pero Microsoft Word tiene un conjunto limitado de atajos de teclado para imprimir con Ctrl + P (también Ctrl + Shift + F12) como el principal para el menú Imprimir.

Relacionado: Atajos de teclado de Microsoft Word en Windows

Puede crear sus propios atajos de teclado para ahorrar tiempo con macros y luego asignarles atajos. Las macros son grupos de comandos que le permiten automatizar una tarea de uso frecuente.

Si no sabe cómo usar macros o necesita actualizar su memoria, lea nuestra guía sobre cómo usar macros en Word .

Crear una macro para imprimir

Creemos una macro que imprima dos copias de la página actual del documento. Entonces, en la práctica, si ejecuta esta macro cuando está en la página 5 de un documento de 20 páginas, imprimirá dos instancias de la página 5.

  1. Vaya a la pestaña Desarrollador y seleccione Grabar macro . Esto abrirá la ventana Grabar macro .
    grabar ventana de macro
  2. En el cuadro de diálogo, ingrese un nombre y una descripción para su macro. Deje la macro Almacenar en la configuración de Todos los documentos para que pueda usar esta macro en todos los demás documentos.
  3. A continuación, en la sección Asignar macro a , haga clic en Teclado para establecer un atajo de teclado. Esto abrirá la ventana Personalizar teclado.
  4. En la ventana Personalizar teclado , haga clic en el cuadro de texto debajo de Presione nueva tecla de método abreviado . Luego, presione el teclado de método abreviado que desea asignar a esta macro en su teclado. Microsoft Word le permitirá saber si el acceso directo que ingresó ya está asignado a otra tarea.
  5. Haga clic en Asignar . Siempre puede cambiar el atajo más tarde, así que no se preocupe si no está satisfecho con el atajo o si choca con otro.
    pantalla macro de atajos de teclado
  6. Haga clic en Cerrar . Esto iniciará inmediatamente la grabación.
  7. Diríjase a la pantalla Imprimir y cambie el número de copias a 2. Luego cambie la configuración de Imprimir todas las páginas a Imprimir la página actual . Haga clic en Imprimir .
  8. En la pestaña Desarrollador , haga clic en Detener grabación .
  9. Su macro ahora está grabada y guardada.

Pruebe su nueva macro presionando el atajo de teclado. Si aún no ha asignado un acceso directo, también puede encontrar la macro haciendo clic en Macros en la pestaña Desarrollador . Selecciónelo y luego haga clic en Ejecutar . Debería obtener dos copias de la página actual de su documento.

El código detrás de la macro de impresión

Ahora que la macro está configurada, echemos un vistazo a lo que grabó.

  1. Desde la pestaña Desarrollador , haga clic en Macros . Esto abrirá una ventana que contiene todas sus macros.
    ventana de macros en word
  2. Seleccione su macro y luego haga clic en Editar . Esto abrirá Microsoft Visual Basic para Aplicación, una plataforma que le permite editar sus macros. Puede ver el código asociado con su macro en la ventana principal.
    código macro en visual studio

El código debería ser algo como esto:

 Sub PrintCurrentPageX2()
 '
 ' PrintCurrentPageX2 Macro
 '
 '
 Application.PrintOut FileName:="", Range:=wdPrintCurrentPage, Item:= _
 wdPrintDocumentContent, Copies:=2, Pages:="", PageType:=wdPrintAllPages, _
 Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:=False, PrintZoomColumn:=0, _
 PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, PrintZoomPaperHeight:=0
 End Sub

El método principal en este código que imprime el documento es Application.PrintOut . Todas las líneas hasta antes de End Sub son parámetros para este método. Eche un vistazo a los parámetros, especialmente los parámetros Rango y Copias.

Puede ver que el rango está configurado en la página actual y el número de copias está configurado en 2 y eso hace que esta macro haga lo que usted quería que hiciera.

Crear otras macros

Una macro registra cada acción en Word hasta que deja de grabar. Esto le permite crear atajos para cualquier acción con una macro.

Por ejemplo, puede crear una macro que imprima los comentarios con el documento si hay más de tres comentarios al mismo tiempo que reduce el documento al 75% del tamaño real al mismo tiempo. Al adjuntar un acceso directo a esta macro, puede decirle a Word que lo haga con un par de pulsaciones de teclas.

Para crear y modificar macros, es mejor tener una idea de los parámetros del método en su macro. En nuestro caso, se utilizó el método PrintOut .

Hay más de una docena de parámetros para el método PrintOut y puede explorarlos en la documentación de Microsoft . La documentación también cubre algunos ejemplos útiles de cómo utilizar el método PrintOut.

Puede imprimir como un profesional

Puede obtener mejores resultados con su impresora y obtenerlos más rápido que nunca. Todavía hay más para imprimir en Microsoft Word, y vale la pena conocerlos.