¿Cómo las pequeñas empresas gestionan el inventario de manera eficiente con QuickBooks?
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Las pequeñas empresas gestionan su inventario eficientemente, manteniendo suficiente stock para satisfacer la demanda y evitando el exceso de existencias. Para ello, controlan la disponibilidad, los productos que se venden y cuándo reabastecerse mediante reglas sencillas e informes periódicos.
Un software como QuickBooks puede ayudar a las pequeñas empresas a gestionar el inventario con mayor precisión y con menos esfuerzo manual al registrar compras y ventas, hacer un seguimiento de los niveles de existencias e identificar artículos de baja o lenta rotación.
Conclusión clave
- Una gestión eficiente del inventario evita tanto los desabastecimientos como el exceso de existencias, lo que ayuda a proteger el flujo de caja.
- Se debe utilizar un sistema confiable para mantener listas de artículos, movimientos y reglas básicas de reordenamiento.
- QuickBooks puede actuar como ese sistema, ayudando a las pequeñas empresas a gestionar el inventario de manera eficiente.
¿Qué es la gestión de inventario para las pequeñas empresas?
Una gestión eficiente del inventario implica satisfacer la demanda de los clientes con el mínimo desperdicio de dinero, tiempo y espacio. En la práctica, esto implica realizar un seguimiento preciso del inventario, comprender qué artículos se mueven con mayor o menor rapidez que otros y establecer reglas sencillas sobre cuándo reabastecer y cuánto inventario se debe conservar.
El objetivo es evitar faltantes y excesos de existencias, manteniendo al mismo tiempo el proceso manejable para un equipo pequeño.
Cómo gestionar el inventario de manera eficiente
- Decide qué artículos necesitan seguimiento : Empieza por centrarte en los productos que generan la mayor parte de tus ventas o que son difíciles de reemplazar. Los errores relacionados con estos artículos tendrán el mayor impacto en tu flujo de caja y la satisfacción del cliente.
- Configure una lista de inventario clara con detalles básicos de los artículos : Asigne a cada artículo un nombre o código único, una unidad de medida y una categoría simple para que pueda agrupar artículos relacionados al revisar el inventario y las ventas. En QuickBooks, esta información se encuentra en la lista de productos y servicios.
- Elija un sistema confiable para controlar las cantidades y el valor : Puede usar una hoja de cálculo, un sistema de gestión de inventario específico o un software de contabilidad con funciones de gestión de inventario. Algunos planes de QuickBooks (como Online Plus y Online Advanced) le permiten activar el seguimiento de inventario (en la configuración) y configurar los artículos como inventario, no inventario o servicios para que pueda controlar lo que compra, vende y tiene en existencia.
- Registre siempre las compras y las ventas en el mismo sistema : Una gestión de inventario eficiente se basa en registrar los movimientos de stock una sola vez y de forma consistente. QuickBooks actualiza automáticamente las cantidades y los asientos contables al ingresar facturas, recibos y recibos de venta de los artículos del inventario, por lo que no necesita hojas de cálculo de inventario separadas. También actualiza la cantidad en la orden de compra para el inventario solicitado , pero aún no recibido (con los planes Plus y Advanced).
- Establezca puntos de reorden sencillos para guiar sus decisiones de compra : Un punto de reorden es el nivel de inventario donde es más eficiente realizar un nuevo pedido, considerando el tiempo de entrega y la seguridad del inventario. QuickBooks (en los planes Plus/Advanced) puede almacenar puntos de reorden e identificar artículos con poco stock o agotados para que pueda revisarlos, priorizarlos y crear órdenes de compra antes de que se agoten.
- Utilice los informes para identificar patrones y realizar los ajustes necesarios : revise periódicamente qué artículos se venden rápido o lento, y cuánto efectivo tiene inmovilizado en existencias. Los informes de inventario y ventas de QuickBooks le muestran las cantidades disponibles, los artículos que necesita reordenar y el valor del inventario para que pueda ajustar el tamaño de los pedidos o descartar los artículos de bajo rendimiento.
- Revise los procesos y las herramientas a medida que su negocio crece : A medida que aumenta el volumen de pedidos o los canales de venta, verifique si su combinación actual de hojas de cálculo, software y/o aplicaciones de inventario sigue siendo adecuada para su negocio. Por ejemplo, las empresas en expansión podrían empezar con herramientas sencillas y luego conectar QuickBooks a herramientas de inventario más especializadas cuando sus necesidades se compliquen.
Principios básicos de una gestión eficiente del inventario para pequeñas empresas
| Principio | Ejemplo |
|---|---|
| Mantén una visión precisa de lo que tienes | Mantenga una única lista de artículos y haga un seguimiento de las cantidades disponibles en un sistema principal |
| Reordenar en el momento adecuado, ni demasiado pronto ni demasiado tarde. | Establezca puntos de reorden según el tiempo de entrega y la demanda; utilice listas de existencias bajas o alertas |
| Evite copiar datos manualmente | Registre las compras y ventas una vez (use un formulario estándar para ambas si está usando QuickBooks) |
| Identificar elementos que favorecen o perjudican el flujo de caja | Revise los informes sobre productos de rápido y lento movimiento, así como el valor del inventario antes de realizar un nuevo pedido. |
Esta tabla muestra principios de gestión eficiente de inventario con ejemplos de cómo aplicarlos.
Caso de uso de QuickBooks: aplicación de principios de gestión de inventario eficiente
Una pequeña tienda de artículos para el hogar quiere evitar que los estantes vacíos y las cajas se acumulen en el almacén. El propietario traslada los productos clave de una hoja de cálculo de Excel a QuickBooks Online, que ya utilizan para la contabilidad de su pequeña empresa.
Importan su lista de productos desde la hoja de cálculo, seleccionan los tipos de artículos del inventario y registran las compras y ventas mediante formularios estándar. Las cantidades ahora se actualizan automáticamente, las alertas de stock bajo indican al propietario cuándo reabastecer los productos más vendidos, y los informes de inventario indican las líneas de baja rotación para reducir o descontinuar.
El propietario dedica menos tiempo al recuento manual de existencias, lo que significa más tiempo a atender a los clientes y planificar el futuro del negocio.
Lista de verificación: configuración de la gestión de inventario en QuickBooks
- Elija un plan de QuickBooks Online con funciones de inventario
- Activar el seguimiento de stock o inventario en la configuración
- Importar productos y servicios desde Excel o CSV usando Importar datos
- Importar clientes y proveedores para que estén listos para las entradas de compra y venta
- Establezca cada artículo como inventario, no inventario o servicio según cómo lo use
- Registrar las compras y los recibos de los artículos del inventario para tener las cantidades exactas disponibles.
- Registrar todas las ventas de artículos de inventario utilizando facturas o recibos de venta
- Establezca puntos de reorden para artículos clave y revise las alertas de stock bajo periódicamente
- Conecte aplicaciones de comercio electrónico (por ejemplo, Shopify Connector) para sincronizar pedidos y datos relacionados
- Ejecute informes periódicos de inventario y ventas para respaldar las decisiones de pedidos y precios.
Mejores prácticas y trampas
- Priorice los artículos de alto impacto : realice un seguimiento y revise los más vendidos primero antes de preocuparse por líneas menores.
- No confíe solo en la memoria : utilice puntos de reordenamiento preestablecidos, informes periódicos o alertas automáticas en lugar de adivinar cuándo comprar.
- Evite la doble entrada : elija un sistema para la gestión del inventario y asegúrese de que todas las compras y ventas fluyan a través de él.
- Revise los informes periódicamente, no sólo a fin de año : anticípese a las faltantes de existencias, al exceso de existencias y a los artículos obsoletos.
- Actualice su proceso a medida que crece : a medida que el volumen y los canales crecen, considere pasar de una hoja de cálculo a un sistema como QuickBooks y considere conectar una aplicación de inventario dedicada cuando escale.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario
¿Qué significa una gestión eficiente del inventario para las pequeñas empresas?
Una gestión eficiente del inventario implica mantener suficiente stock para satisfacer la demanda sin inmovilizar demasiado efectivo ni espacio de almacenamiento. Para las pequeñas empresas, esto suele implicar el seguimiento de las cantidades, el establecimiento de puntos de reorden básicos, la revisión de los patrones de ventas y el uso de software de gestión de inventario para que las actualizaciones sean precisas y no dependan de la memoria de una sola persona.
¿Cuándo deberían las pequeñas empresas pasar de las hojas de cálculo al software de gestión de inventario?
Una simple hoja de cálculo puede ser suficiente si tiene una gama pequeña de productos, uno o dos canales de venta y un volumen de pedidos bajo, siempre que la mantenga actualizada. A medida que aumentan las líneas de productos, los pedidos o el personal, un software de gestión de inventario o una aplicación específica pueden reducir los errores y el trabajo manual.
¿Cómo puede QuickBooks ayudar con la gestión eficiente del inventario?
QuickBooks puede ayudarle a controlar las cantidades disponibles, los artículos con bajo nivel de inventario según los niveles de reabastecimiento y el valor del inventario como parte de sus cuentas si elige un plan que incluye funciones de inventario. Vincula los cambios de inventario con los registros de compras y ventas para que tenga una vista uniforme.
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