Cómo hacer una firma electrónica con un generador de firmas
A medida que completar formularios de solicitud y documentos legales se traslada a un entorno cada vez más digital, la necesidad de autenticar y autorizar el papeleo con una firma se vuelve cada vez más importante.
La opción lenta y decididamente "no verde" es imprimir documentos, firmarlos y luego escanear los originales. Pero, ¿por qué hacer esto cuando puede crear una firma digital para usar en cualquier documento adecuado?
Por qué necesita una firma electrónica
Una firma electrónica o digital es una marca o símbolo que se utiliza para aceptar un contrato o documento o para confirmar detalles registrados. Tiene el mismo propósito que una firma garabateada con tinta, pero tiene varias ventajas.
Una firma digital es:
- Rápido: no es necesario imprimir un documento para firmarlo físicamente y escanear los resultados. El documento se puede firmar electrónicamente y compartir sin esfuerzo ya sea por correo electrónico, un recurso de red compartido o una unidad en la nube.
- Rentable: a pesar de los gastos generales de implementación, las firmas digitales ahorran en gastos de envío y envío de documentos vitales y urgentes. También se reducen los costos de archivo y archivo.
- Eficiente: además de la velocidad, una firma digital puede agilizar el flujo de trabajo, con la gestión y el seguimiento de documentos simplificados gracias a la indexación digital y la búsqueda de archivos informáticos.
- Seguro: el uso de una firma electrónica reduce el riesgo de alteración o alteración de documentos por motivos delictivos. Los documentos electrónicos firmados digitalmente cuentan con un sello digital que resalta cualquier cambio que se haya realizado.
- Fácil de almacenar: si bien se reducen los costos de archivo, también se reduce el espacio necesario para almacenar documentos. Esto puede resultar en ahorros de presupuesto y un uso más eficaz del espacio.
- Rápido: lo más importante es que crear una firma digital es fácil.
Hay varios métodos disponibles para crear una firma digital. Echemos un vistazo a cómo crear uno con CocoSign .
Cree una firma electrónica con CocoSign
CocoSign es una plataforma que permite y apoya la creación de firmas digitales y las agrega a los documentos. Veamos la firma de un documento en CocoSign con más detalle.
Para crear su propia firma electrónica de forma gratuita, diríjase a CocoSign y haga clic en Crear una cuenta gratuita .
Cargar un documento para ser firmado
En el panel de la cuenta, haga clic en Comenzar o Firme usted mismo , luego arrastre y suelte el documento para iniciar sesión en la ventana Agregar documentos . También puede hacer clic en Cargar documento para abrir el explorador de archivos de su computadora.
CocoSign admite archivos PDF, DOC, XLS y JPG. También puede cargar archivos desde Google Drive, One Drive, Box o Dropbox.
Agregar una firma a su documento
Con el documento cargado, desplácese hasta el punto donde se requiere la firma. Es posible que deba seleccionar la página correcta en el panel izquierdo.
Cuando esté listo, haga clic y arrastre el campo Firma de la sección Herramientas a la posición deseada. Ahora tiene tres opciones para crear una firma digital :
- Tipo: simplemente escriba sus iniciales y apellido, luego seleccione un tipo de letra adecuado.
- Dibujar: use un lápiz para dibujar su firma (esto no es ideal para la mayoría de los paneles táctiles de las computadoras portátiles).
- Cargar: con esta opción, simplemente cargue un escaneo, una foto u otra imagen guardada de su firma.
Si es necesario, agregue iniciales , fecha / hora , cualquier texto adicional útil (notas de firma, por ejemplo) e incluso correo electrónico o archivos adjuntos al documento. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente para firmar digitalmente el documento.
Felicitaciones, acaba de crear su propia firma electrónica .
¿Son legales las firmas electrónicas?
Si una firma digital se crea siguiendo las especificaciones de la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firma Electrónica en el Comercio Nacional y Global de 2000 (ESign), entonces tiene la legalidad equivalente a una firma creada con un bolígrafo.
La legalidad de una firma electrónica varía según la región. Si tiene dudas, consulte la legislación local para confirmar el estado de las firmas digitales.
Sin embargo, tenga en cuenta que algunos tipos de documentos no se pueden firmar digitalmente. Los acuerdos inmobiliarios, los documentos de adopción, los documentos judiciales y los testamentos deben firmarse a la antigua, con un bolígrafo. Los documentos de poder notarial también requieren una firma física.
Cree una firma digital y mejore su flujo de trabajo
Con su firma digital creada y almacenada en su computadora, la firma de documentos electrónicos se vuelve instantáneamente más rápida. Pero esta no es la única ventaja del flujo de trabajo.
Ahorrará en papel y tinta, mientras que la necesidad de almacenar documentos firmados se reducirá ya que tendrá una copia digital. El seguimiento de documentos se vuelve más fácil ya que puede confiar en las funciones de búsqueda de la computadora en lugar de en cajas de papel.
En consecuencia, se reducirán los costes de almacenamiento de papel e incluso el reciclaje de residuos de papel.
Las firmas electrónicas significan una respuesta más rápida. El destinatario simplemente lee, firma y devuelve; no hay una etapa de impresión que ralentice el proceso. Y, quizás lo más importante, se mejora la seguridad. Las firmas digitales reducen el riesgo de alteraciones, con documentos protegidos contra alteraciones.
Como las firmas digitales son tan fáciles de crear, tiene sentido hacer las suyas propias con CocoSign .