Cómo gestionar las actividades utilizando la técnica japonesa Kanban

Ya sea que esté trabajando como parte de un gran equipo o simplemente tratando de administrar una multitud de actividades por su cuenta, es fácil para muchos trabajos pequeños convertirse en una actividad no disponible. Si esto le suena familiar, intente introducir la técnica Kanban en su flujo de trabajo para agregar un poco de orden.

Al dividir los trabajos paso a paso y organizarlos visualmente, Kanban lo ayuda a comprender su proceso y ver dónde hay margen de mejora. Si bien tiene sus raíces en la fabricación de automóviles, los conceptos clave detrás de esta estrategia funcionan con una amplia gama de entornos.

Es relativamente fácil de instalar y podría tener un efecto positivo en su vida laboral diaria. Estos son los conceptos básicos de la técnica Kanban, que incluyen cómo configurar la planificación y comenzar a implementar Kanban.

¿Qué es la técnica Kanban?

Kanban (que significa cartel en japonés) es una técnica japonesa de gestión de proyectos fundada en la década de 1940 por Taiichi Ohno. Era un ingeniero industrial que intentaba simplificar el flujo de trabajo diario en el gigante automotriz japonés Toyota.

Al observar el proceso de pensamiento detrás del suministro de estantes en los supermercados, Ohno desarrolló un método para utilizar un proceso lineal con límites claramente definidos para controlar el efecto de los cuellos de botella de la productividad. Ahora está vinculado a métodos como la gestión ajustada y la producción justo a tiempo, pero también funciona en muchos otros entornos y sectores.

La configuración básica de una programación kanban divide el proceso especificado en pasos de componentes. Las actividades individuales, generalmente representadas por documentos digitales o notas adhesivas, se mueven de izquierda a derecha a través de una serie de columnas. Esas columnas están etiquetadas con el nombre de cada paso y un número.

Este número, determinado por el planificador, representa la cantidad de tareas que el equipo (o individuo) responsable de esa fase de producción puede gestionar en cualquier momento.

Las actividades en cada columna se dividen en dos grupos: en curso o completas . Cuando se completa una tarea, se mueve a la siguiente columna para representarla saltando a la siguiente etapa de producción, pero solo si hay suficiente capacidad para hacerlo.

Una tarjeta Kanban pública ofrece a todo el equipo una visión general del proyecto de principio a fin. Esto es mucho más transparente que tener la conciencia de todos sobre el flujo de trabajo integrado en su fase de producción.

Desde una perspectiva de gestión, esto puede ayudar a asignar personal donde más se necesitan. Sin embargo, también ayuda a las personas a determinar dónde otros necesitan asistencia de manera más informal y permanente.

Configurar un programador kanban usando Trello

Si acaba de comenzar a usar Kanban, especialmente si lo está presentando a un grupo que no está familiarizado con el concepto, debe usar herramientas simples y accesibles. Si bien tiene algunas limitaciones que pueden desalentar a los puristas de Kanban, el versátil Trello es una gran herramienta para probar Kanban.

Para comenzar, debe crear una cuenta. Una vez hecho esto, puede crear un tablón de anuncios y comenzar a construir sus listas. Cada lista representa una columna en el flujo de trabajo de Kanban, así que nombra cada una después de un paso en el proceso.

Para este ejemplo, usaremos los pasos para crear y publicar un artículo, pero puede usar los pasos para cualquier proyecto en el que esté trabajando. Una de las fortalezas de Kanban es que no requiere que cambie drásticamente su flujo de trabajo, así que comience con lo que hace ahora y preocúpese de optimizar más adelante si es necesario.

Al principio, es mejor mantenerlo simple, así que hacer cosas para hacer> En curso> Completar para columnas funciona bien.

Una de las partes clave de Kanban es limitar el número de elementos activos en cada columna. Puede representarlo con un número entre paréntesis en cada título de la lista. Siéntase libre de usar marcadores de posición para comenzar y editarlos a medida que tenga una idea de su proceso.

Es probable que no sepa cuánto puede fluir a través de cada fase del proyecto en ningún momento hasta que haya trabajado con Kanban por un tiempo. Esto es especialmente cierto si está utilizando la estrategia como parte de un equipo. Si no está seguro, un límite inferior como tres o cinco es un buen comienzo.

Usa las cartas en Trello

Una vez que tenga sus listas en su lugar, es hora de crear tarjetas. Estos representan actividades individuales, que luego se mueven de izquierda a derecha de una lista a otra, según corresponda. Es esencial que cualquiera que use el tablero de juego organice estas cartas. Todos deben cumplir con los límites de cada etapa del proceso, lo cual es crítico para Kanban.

Tenga cuidado al decidir el tamaño de las tareas que representan las tarjetas. En nuestro ejemplo, los artículos individuales son obvios. Pero esto puede ser diferente para su flujo de trabajo. Una actividad no debe ser lo suficientemente pequeña como para moverse continuamente, pero tampoco debe ser demasiado grande. Puedes editarlo mientras vas.

Para que el sistema funcione como se esperaba, es necesario tener un método para distinguir qué actividades en una fase dada ya se han completado. En Trello, las etiquetas son la forma más fácil de rastrearlas.

Puede usar una etiqueta verde para indicar que una actividad está lista para la siguiente fase y una amarilla para indicar que todavía está en progreso. Asegúrese de que una determinada tarjeta solo tenga una etiqueta a la vez para evitar confusiones.

A continuación, puede ver un ejemplo de la tarjeta Tran Kanban en acción. Tenga en cuenta que incluso si se ha realizado, la actividad en la columna Escribir aún no se ha movido, ya que no hay más capacidad en la fase de modificación .

Cuando una de las actividades amarillas en Editar se completa y se vuelve a etiquetar en consecuencia, la actividad pasará a la siguiente fase. Esto deja espacio para "extraer" una nueva tarea de la columna a su izquierda. Una vez que una carta alcanza
la etapa final, como Completa , puede archivarla o moverla a otra carta si lo desea.

Consulte nuestros consejos intermedios para Trello para conocer algunas formas de obtener más del servicio.

Usando Kanban como equipo

La implementación original de Kanban estaba destinada a ayudar a los grupos a trabajar como una unidad cohesiva. Aunque parezca un cliché, la comunicación y el trabajo en equipo son aspectos importantes para que Kanban sea un éxito en el lugar de trabajo.

La mayoría de los medios digitales para realizar un flujo de trabajo kanban, incluido Trello, ofrecen herramientas para mantener a todos en la misma página.

Configure una breve descripción si desea proporcionar más información de la que puede contener el título. Use la herramienta Miembros en una pestaña para asignarla a cualquier persona a cargo. Agregue una lista de verificación a las tarjetas que tienen varios pasos. Y si el tiempo se convierte en un problema, la función Fecha de vencimiento es útil.

Otro componente clave de las herramientas digitales Kanban es dejar comentarios o mensajes para otros usuarios. Es importante que todos los involucrados en el proceso aprovechen al máximo las herramientas de comunicación que ofrecen estas plataformas, especialmente con un equipo remoto. Dejar comentarios concisos y claros que informan a otros sobre su progreso en las actividades ayuda a todos a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo.

Por supuesto, el uso excesivo de comentarios puede resultar en un mar de ruido blanco. Intente limitar sus comentarios solo a información crucial.

El quid del sistema Kanban es que le da a cualquiera que mira el programa una idea inmediata de dónde se está formando un cuello de botella. Como resultado, vale la pena tener colegas que se sientan cómodos en múltiples roles; Si una etapa del proceso está ralentizando la producción, reasigne algunos miembros de su equipo para que lo ayuden.

Usando Kanban como individuo

Si tiene dificultades para mantener sus actividades en movimiento, Kanban también tiene muchas ventajas para usar solo. Todavía proporciona el mismo aspecto del proceso actual, además de ayudarlo a identificar y corregir cualquier cuello de botella en su flujo de trabajo. En lugar de recursos grupales, puede ver qué etapas de su trabajo tienden a ralentizar el proceso general.

Si bien las herramientas físicas de Kanban a menudo no funcionan para grupos a menos que estén todas en la misma ubicación, no te preocupes cuando trabajas solo. Si prefiere trabajar con un programa físico, puede usar los mismos principios que los anteriores con pasadores en un tablero de corcho o similar.

Otras herramientas para usar Kanban

Trello es una buena manera de iniciar y comenzar un proceso básico de Kanban, pero es posible que desee ramificarse en una herramienta más específica una vez que tenga un ritmo.

Planview LeanKit es una de estas soluciones. Es mucho más robusto, pero no es barato a $ 19 / usuario por mes. Sin embargo, ofrece una prueba gratuita de 30 días para que pueda probarlo para su equipo.

Kanbanery ofrece una interfaz de usuario inteligente con poco para distraer de su trabajo. Hay un plan gratuito para probarlo, mientras que los planes pagos son más baratos que LeanKit. Mientras tanto, KanbanFlow ofrece herramientas móviles integrales y una potente integración de Pomodoro para mejorar un producto sólido.

Si te gusta la idea de Trello, Taskade adopta un enfoque similar. Finalmente, eche un vistazo a Zenkit . Es una herramienta de gestión de proyectos en línea que ofrece mucha funcionalidad.

Para más opciones, miramos aplicaciones que combinan una experiencia similar a Trello con otras características .

Simplifica tu trabajo con Kanban

Echamos un vistazo al método de productividad japonés conocido como Kanban. Si bien hay otros pequeños detalles y principios que descubrir, los elementos esenciales que se analizan aquí lo ayudarán a comenzar con el flujo de trabajo y ver si se ajusta a sus rutinas.

A medida que las cartas se mueven a través de las columnas, vigile dónde ocurre la congestión y trabaje para reducirla. Agregue o elimine columnas si es necesario. En poco tiempo tendrá una configuración sólida, ya sea que trabaje solo o en un gran equipo.

Si trabaja con un equipo remoto, debe conocer las mejores herramientas gratuitas de colaboración en línea .

Lea el artículo completo: Cómo administrar sus actividades utilizando la técnica Kanban japonesa