Cómo escribir mejores correos electrónicos: 3 sencillos consejos
Comprender cómo escribir buenos correos electrónicos es una habilidad crucial, especialmente para el trabajo. Ya sea que tenga una pequeña empresa o trabaje por cuenta propia, es probable que maneje innumerables correos electrónicos todos los días.
Puede utilizar los correos electrónicos como su método principal de comunicación con otras empresas y clientes. Puede parecer una tarea sencilla escribir un correo electrónico, pero las personas a menudo sufren problemas de comunicación.
¡Aquí hay algunos consejos que pueden ayudar!
1. Sea preciso
En la comunicación por correo electrónico, debe ser específico con lo que está diciendo. Un simple correo electrónico como "Necesito hacer esto para mañana". no será suficiente si le está enviando un mensaje a un empleado.
Aunque sus empleados deberían entender la mayor parte de lo que dice, ¿por qué correr el riesgo de una mala comunicación cuando, en cambio, puede ser directo?
2. Estructura tu correo electrónico correctamente
Optimización de la línea de asunto
Todos los aspectos de su correo electrónico, desde el asunto hasta el cuerpo, deben optimizarse.
Recibes innumerables correos electrónicos cada día, y algunos de ellos tienden a destacarse, ¿verdad? Por lo general, esos son los que tienen una línea de asunto optimizada. La línea de asunto de su correo electrónico debe ser relevante para el asunto general del correo electrónico.
Cuando no reconocemos el asunto, o parece irrelevante, simplemente borramos el correo electrónico antes de leerlo. Para evitar esto, asegúrese de que su línea de asunto esté estructurada correctamente.
Cuerpo del correo electronico
Comience su correo electrónico con un saludo. Es importante ser formal al comunicarse con clientes y socios comerciales. Está perfectamente bien usar un discurso informal cuando sea apropiado, pero es mejor usar un discurso formal en la mayoría de los casos.
¿Cuál es la pregunta o acción que está tratando de transmitir? Es bueno ir directo al grano después de los saludos. No dudes en ser directo.
Clausura
El final de su correo electrónico es lo último que leerán sus clientes o socios comerciales. Esto puede influir en si te dan una respuesta o no.
Intente finalizar el correo electrónico como lo haría en una conversación. Tendrá más posibilidades de recibir una respuesta positiva si es amable, profesional y claro con su llamado a la acción.
Envío de un archivo adjunto
Si tiene un archivo adjunto grande que desea enviar, no debe hacerlo por correo electrónico. En su lugar, cargue el archivo en un servicio de intercambio de archivos y envíe un enlace en su lugar. Esto parece mucho más profesional.
3. ¡Edite y corrija!
Al preparar su correo electrónico, intente imaginar que todos en la empresa lo leerán. Los correos electrónicos son rápidos de crear, pero pueden dejar una impresión duradera, así que asegúrese de revisar su trabajo antes de hacer clic en Enviar .
Hay muchas herramientas en línea gratuitas que pueden ayudarlo a asegurarse de que su trabajo esté bien escrito y sea gramaticalmente correcto. Incluye estructura de oraciones, puntuación, ortografía, etc.
Gramaticalmente
Grammarly analizará un fragmento de texto que escribiste y buscará errores gramaticales. Puede instalarlo como una extensión del navegador y, por lo tanto, tiene acceso a él sin importar qué sitio web esté utilizando.
Por ejemplo, Grammarly puede verificar su gramática mientras escribe su correo electrónico en Gmail u otros sitios de correo electrónico.
Grammarly está disponible de forma gratuita, pero también tiene una versión premium. Su versión gratuita hace un buen trabajo detectando errores gramaticales y de puntuación básicos y avanzados, como comas, oraciones continuas, aliteraciones, fragmentos, etc.
También verificará errores ortográficos, plagio y estilo de escritura. La versión premium de Grammarly agrega un toque extra a todo lo que ofrece la versión gratuita. Sin embargo, Grammarly premium está destinado principalmente a aquellos que planean publicar artículos.
Editor de Hemingway
El Editor de Hemingway es una herramienta en línea gratuita que le ayudará a mejorar su estilo de escritura. La plataforma es ideal para editar piezas cortas, como correos electrónicos.
Además, el editor de Hemingway lo alentará a ser claro y directo en su escritura, incluso si escribe artículos largos con oraciones complejas. Puede utilizar este editor para evaluar la complejidad y la legibilidad de su trabajo.
Microsoft Word y otras herramientas de edición
¿Sabías que Microsoft Word tiene excelentes opciones de revisión? Cuando abra Microsoft Word, haga clic en Archivo> Opciones> Revisión . Puede elegir las opciones de Autocorrección y ortografía que desea que Microsoft Word verifique.
Además, Microsoft también proporciona Microsoft Editor , una extensión del navegador que puede ayudarlo a verificar sus documentos en busca de errores gramaticales, estilo y más.
Lo mejor de editar sus correos electrónicos en Microsoft Word es que la edición / formato se traduce muy bien en algunas aplicaciones / sitios de correo electrónico, como Gmail o Outlook.
Hoy en día, los proveedores de correo electrónico más populares tendrán opciones de edición integradas. Muchos de ellos también buscarán errores gramaticales. Aparte de Gmail, Yahoo y Outlook también tienen opciones de formato para los correos electrónicos.
Aprenda a estructurar un correo electrónico perfecto
La mayoría de nosotros pasamos una parte importante del día redactando y leyendo correos electrónicos. Muchas veces, estos correos electrónicos pueden resultar confusos para los demás. Los consejos mencionados anteriormente deberían ayudarlo a escribir correos electrónicos concisos, claros y fáciles de entender.
Sus correos electrónicos son un reflejo de su profesionalismo, atención al detalle y valores. Así que asegúrese de tener en cuenta cómo otros podrían interpretar el tono de su correo electrónico.