Cómo eliminar duplicados en Excel
A veces, su hoja de cálculo de Excel se le escapa y es posible que necesite una buena limpieza. Un problema particularmente común es encontrar información duplicada en múltiples celdas o filas. Así que aquí hay algunas formas fáciles de encontrar y eliminar datos duplicados en Excel para ayudar a solucionarlo.
Cómo encontrar valores duplicados en Excel
Es una buena práctica buscar y resaltar valores duplicados en Excel antes de eliminarlos. Eliminar los valores los elimina permanentemente de la hoja de cálculo de Excel, por lo que resaltarlos primero le brinda la oportunidad de revisar los duplicados y asegurarse de que no los necesita.
En nuestro ejemplo, usaremos la siguiente hoja de cálculo:
Nuestra usuaria ficticia está rastreando todas las plumas estilográficas que ha entintado. La hoja de cálculo contiene información sobre el bolígrafo y el color de la tinta que tiene actualmente. Pero sospecha que accidentalmente ingresó a algunos de sus bolígrafos más de una vez.
La forma más sencilla de identificar valores duplicados es utilizar formato condicional. Para resaltar valores duplicados usando formato condicional, siga estos pasos:
- Seleccione las celdas que desea verificar en busca de duplicados.
- En la pestaña Inicio , haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos .
- Seleccione Resaltar reglas de celdas> Valores duplicados .
- Aparece un cuadro emergente que le permite elegir un formato de estilo para las celdas duplicadas.
- Una vez terminado, haga clic en Aceptar .
Este método resalta los duplicados en cada columna o fila. Como puede ver a continuación, cualquier empresa, modelo o color de tinta enumerado más de una vez aparece resaltado.
Para este ejemplo, necesitamos mirar la columna Modelo para encontrar plumas duplicadas. Tenemos dos bolígrafos Student, 41 y Preppy. Los 41 tienen tintas diferentes, por lo que probablemente sean bolígrafos diferentes. Pero los bolígrafos Student y Preppy pueden ser duplicados.
Como puede ver, este método no es ideal.
Encuentra cada celda duplicada, pero en este caso solo nos interesa encontrar filas duplicadas. Puede tener muchos bolígrafos diferentes de la misma empresa con la misma tinta. Pero es menos probable que tenga más de un bolígrafo de la misma empresa, modelo y color de tinta.
Cómo resaltar filas duplicadas en Excel con una fórmula personalizada
Excel le permite crear formato condicional personalizado con fórmulas. Podemos utilizar este método para identificar filas duplicadas. Seleccionar esta opción es similar a cómo seleccionamos los valores duplicados anteriores, excepto que en lugar de seleccionar Resaltar reglas de celda , seleccione Nueva regla .
Esto abre un menú emergente. Establezca el Estilo en Clásico , luego abra el siguiente menú desplegable y elija Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
La fórmula que queremos ingresar es:
COUNTIFS($A$2:$A$14,$A2,$B$2:$B$14,$B2,$C$2:$C$14,$C2)>1Echemos un vistazo más de cerca a esta fórmula.
Las fórmulas de formateo condicional tienen que devolver una respuesta que sea verdadera o falsa. Si la respuesta es verdadera, se aplica el formato. Esta ecuación es verdadera cuando cuenta más de una fila con la misma información.
Para verificar las filas en busca de duplicados, la fórmula primero selecciona una columna ($ A $ 2: $ A $ 14). Usamos la ubicación absoluta porque queremos que todos usen el mismo rango de celdas al evaluar filas en busca de duplicados.
La siguiente variable es el objetivo que estamos comprobando en busca de un valor duplicado ($ A2). Esta vez, se utiliza la ubicación absoluta para la columna, pero no para la fila. Esto permite que nuestra fórmula verifique cada fila de forma incremental.
Repetimos esto para cada columna de la fila.
Una vez que ingrese la fórmula, no olvide elegir un estilo de formato. El valor predeterminado es sin estilo. Entonces, incluso si hace todo bien, si olvida ese paso, no verá los resultados.
Después, nuestra mesa se veía así:
Este método solo resalta las filas completas que están duplicadas. Una vez que haya encontrado todos los duplicados en su hoja de cálculo de Excel, puede decidir si es necesario eliminarlos.
Cómo eliminar duplicados en Excel
Eliminar duplicados es fácil en Excel. En la pestaña Datos , en el grupo Herramientas de datos , encontrará una opción para Eliminar duplicados . Esta herramienta es muy útil porque le permite seleccionar qué columnas desea verificar.
Para utilizar esta herramienta, seleccione sus datos y luego haga clic en Eliminar duplicados .
Cuando lo hace, aparece una ventana emergente que le permite elegir qué columnas buscar duplicados. Si selecciona Todas las columnas, solo elimina las filas duplicadas.
Sin embargo, no es necesario que elija todas las columnas. Por ejemplo, si quisiera saber qué tintas están actualmente en los bolígrafos, puede seleccionar Color de tinta y eliminar los colores duplicados. Esto dejará el primer bolígrafo que usa un nuevo color y eliminará cualquier entrada posterior.
El uso de la herramienta Eliminar duplicados de Excel elimina automáticamente las entradas duplicadas.
Si solo desea eliminar temporalmente las entradas duplicadas, pero no eliminarlas, es posible que desee filtrar sus datos.
Cómo filtrar duplicados en Excel
Los filtros le permiten manipular la cantidad de datos que se muestran, sin eliminar realmente ninguno de los valores. Puede encontrar las opciones de filtro en la pestaña Datos en el grupo Ordenar y filtrar .
Hay muchas formas diferentes de filtrar datos en Excel. El siguiente ejemplo solo muestra cómo filtrar valores duplicados:
- Seleccione los datos que desea filtrar.
- Haga clic en Avanzado en el grupo Ordenar y filtrar .
- En la ventana emergente, habilite la opción para mostrar solo registros únicos .
- Haga clic en Aceptar .
El filtrado de estos datos hace que Excel oculte las filas duplicadas. Entonces, en nuestro ejemplo, los bolígrafos Student y Preppy duplicados estaban ocultos.
Pero los datos duplicados no se han ido, simplemente están ocultos a la vista. Es por eso que nuestra tabla todavía está formateada de acuerdo con la regla que creamos anteriormente, a pesar de que no aparecen plumas duplicadas.
De hecho, si observa los números de las filas, puede ver dónde están ocultas las dos filas. Las filas saltan de siete a nueve y vuelven a saltar entre 12 y 14. Los datos no se han ido, simplemente están fuera de la vista.
Revisión de cómo eliminar duplicados
El primer paso para limpiar sus datos es identificar cualquier duplicado. La eliminación de duplicados en Excel elimina permanentemente los datos. Resaltarlos le da la oportunidad de evaluar primero los duplicados. Y si está interesado en filas duplicadas, debe usar fórmulas de formato condicional para encontrarlas.
Y finalmente, si no desea eliminar sus datos duplicados, considere usar un filtro en su lugar. Esto los oculta de la vista sin eliminar realmente los datos duplicados de Excel.