Cómo congelar el tiempo en Google Calendar para una jornada laboral productiva

¿A veces le resulta difícil administrar su tiempo? ¿Mira su reloj después de un ajetreado día de trabajo y se pregunta a dónde fueron todas esas horas? Si tiene dificultades con la gestión del tiempo, no está solo. Es hora de buscar soluciones cuando los colegas, los niños y otras personas importantes comienzan a esperar mucho de usted todos los días.

Afortunadamente, su calendario personal puede ayudarlo con esto. A continuación, veremos cómo usar Google Calendar para bloquear el tiempo.

Paso 1: hora de comenzar el día (30 minutos)

La congelación de tiempo es el acto de dejar de lado los espacios de tiempo designados para objetivos a corto y largo plazo. A través de esta práctica, puede planificar su día al máximo potencial. El bloqueo del tiempo también aumenta la concentración personal, mejora su estado mental y reduce el estrés.

Estos son factores cruciales para un equilibrio entre el trabajo y la vida privada, especialmente considerando el hecho de que vivimos en una cultura impulsada por la urgencia. A veces parece que los resultados rápidos son más deseables que los de alta calidad. Es una presión que todos sentimos.

Sin embargo, si se siente obligado a sumergirse en actividades inmediatamente después de llegar al trabajo, piense de nuevo. Adoptar este enfoque puede hacerte sentir agotado y hacerte incapaz de concentrarte a largo plazo.

Es por eso que el bloqueo de tiempo puede ayudar.

Para pasar tiempo en un inicio gradual de la jornada laboral:

• Bloquee 30 minutos al comienzo del día en Google Calendar. Puede convertir este intervalo de tiempo en un evento único o repetido.
• Use titulares descriptivos para este evento para que no se confunda. Por ejemplo, puede etiquetar el inicio del día como "Revisión de programación diaria".
• Una vez que este tiempo esté bloqueado, asegúrese de usarlo para facilitarlo. Primero asume las tareas menos intensas, luego pasa gradualmente a las más exigentes.

Para crear un evento temprano en la mañana en Google Calendar:

1. Haga clic en el segmento de calendario deseado y escriba el título de un evento.
2. Luego, haga clic en el botón Más opciones . Aunque la opción "Guardar" puede parecer correcta al principio, la primera le ayuda a personalizar su programa.
3. Después de hacer clic en Más opciones , debería ver una nueva pantalla como esta:

Marque como ocupado y no será molestado. Finalmente, asegúrese de que su entrada en el calendario sea visible para aquellos que necesitan verla.

Para hacerlo visible:

1. Haga clic en el menú desplegable Visibilidad predeterminada a la derecha del estado "Ocupado".
2. Esto le permitirá configurar el evento en Público o Privado .
3. Ingrese cualquier otro detalle requerido.
4. Haga clic en guardar .

Además, también puede agregar eventos a su calendario directamente desde Gmail.

Para saber cómo bloquear su calendario en Gmail:

1. Haga clic en el icono de Google Calendar en el lado derecho de la pantalla de Gmail. Esto lo expandirá.
2. Elija el día, haga clic en la sección de la hora en que desea programar un evento e ingrese los detalles.

Esta tecnología integrada detecta cuando está leyendo un correo electrónico que incluye una obligación de tiempo específica. También subraye las palabras en las que puede hacer clic para ver si hay eventos conflictivos en su calendario.

Básicamente, darse tiempo para alcanzar gradualmente el máximo rendimiento debería evitar que se sienta abrumado. Este consejo funciona especialmente bien si a menudo está "atrapado" con indecisión o ansiedad pensando en el horario del día.

Paso 2: tiempo para reaccionar a reuniones y comunicaciones (15 a 30 minutos)

Otra cosa importante a tener en cuenta al bloquear su Google Calendar es asegurarse de tener un búfer antes y después de las reuniones.

Por ejemplo:

• Digamos que tiene una reunión programada para mañana, para discutir iniciativas de redes sociales.
• Cuando planifique esta reunión, programe 15 a 30 minutos de "espacio libre" antes y después de la reunión.
• El tiempo antes de la reunión se utilizará para preparar la discusión.
• La próxima vez se utilizará para responder lo que se discutió durante la reunión misma.

El bloqueo temprano del tiempo de espera no solo lo preparará para escuchar los elementos de acción, sino que también evitará que otras actividades lo obstaculicen. Si está organizando una reunión, aquí hay algunas plantillas gratuitas y útiles para realizar un seguimiento de las reuniones .

Además, cuando responde a lo que se ha discutido, debe comprender qué acciones debe tomar. ¿Tiene que organizar un evento, hacer un cambio en el proceso o dar seguimiento a alguien?

Es mejor sacar estas tareas de tu mente mientras aún están frescas.

Para congelar el tiempo de los buffers de reunión:

1. Utilice la configuración de disponibilidad y visibilidad mencionada anteriormente. Por lo tanto, sus colegas no tendrán dudas de que no puede brindarles asistencia inmediata o de que no esté disponible durante este tiempo mientras habla con otros.
2. Asegúrese de que el enlace Zona horaria en la parte superior de la página de edición para la configuración del evento sea correcto.
3. Si te comunicas con personas de todo el mundo, diciéndoles en qué zona horaria operas obtendrás una percepción más precisa de la estructura de tu día.

Paso 3: Tiempo de "trabajo profundo" no disponible (dos horas)

Cuando se acerca la fecha límite y aumenta la p
resión, a veces no tiene más remedio que atar y concentrarse en una sola actividad. Esto significa crear un espacio de oficina libre de distracciones y así asegurarse de que nadie ingrese.

Algunas cosas que puede intentar configurar esta zona libre de distracciones:

• Los indicadores físicos pueden indicar una falta de disponibilidad. Por ejemplo, un letrero de "no molestar" en su percha (si tiene una oficina separada) puede funcionar.
• Montar una pizarra al lado de tu entrada que diga cuándo estarás disponible más tarde es otra opción.

En términos de Google Calendar, puede mostrar cuán no está disponible durante los períodos de trabajo ocupado. Al bloquear el tiempo y codificar el color de su disponibilidad en un tono obvio como el rojo, nadie tendrá ninguna excusa para molestarlo, siempre que se asegure de que la configuración pública en su área "No molestar" sea visible.

Si desea saber cómo establecer períodos de trabajo en profundidad, aquí le mostramos cómo cambiar el color predeterminado de los eventos en Google Calendar .

Además, considere agregar detalles a cada bloque "no disponible" para explicar por qué está prohibida su oficina (y espacio de cabeza). Esto es para evitar confusiones con tus colegas. De lo contrario, existe el riesgo de que las personas piensen que no quieren compañía porque se está dando un almuerzo demasiado largo.

Cosas a tener en cuenta cuando se congela el tiempo para "Deep Work":

• La casilla de verificación Repetir en Google Calendar, que se muestra a continuación, es una configuración que puede habilitar. Funciona muy bien para comenzar una práctica de rutina, y si su programa es consistente, esto puede permitirle inclinarse.
• Puede personalizar estas configuraciones de repetición en función de días y horarios específicos de la semana.

¿Tiene problemas con este aspecto del bloqueo de tiempo o con el proceso de agregar elementos a su calendario? Te mostramos cómo sincronizar Google Calendar con tu lista de tareas .

Paso 4: tiempo para estar "de guardia" o espontáneo (una hora)

Puede sentirse bien equipado para la planificación, pero los eventos inesperados aún pueden crear desafíos. Afortunadamente, puede confiar en Google Calendar para aumentar el tiempo de amortización utilizando el método de bloqueo de tiempo.

Por ejemplo:

• Tal vez anticipó un correo electrónico por la mañana de una persona que siempre le pone grandes expectativas.
• Si sospecha que esa persona renuncia a otra responsabilidad en su plato ya lleno, congele el tiempo de reacción en consecuencia.
• Supongamos que actividades como reuniones corporativas, llamadas telefónicas importantes y reuniones grupales duran más de lo esperado.

Al adoptar este enfoque, Google Calendar debería ayudarlo a mantenerse lo más concentrado posible. El tiempo que pasa le brinda flexibilidad para enfrentar estratégicamente circunstancias no planificadas. Sin este margen de maniobra, puede pensar que un problema es demasiado complejo de resolver.

Cómo bloquear el tiempo "de guardia":

1. Reserve períodos de tiempo durante el día en los que pueda responder a las solicitudes de trabajo, utilizando los métodos anteriores discutidos. Use la configuración de notificaciones de Google Calendar en la página Editar evento para ayudarlo a cumplir con su plan.
2. Para encontrar esta configuración de notificación, busque la página Editar evento .
3. En Detalles del evento , debería ver las opciones para el tipo de notificaciones que puede recibir y qué tan cerca del evento real puede establecer esas notificaciones.

A continuación puede ver un ejemplo de estas opciones de notificación:

También puede cambiar la configuración de notificación predeterminada. Para hacer esto:

1. Vaya a la página principal de Google Calendar.
2. En Mis calendarios , expanda el menú Calendario haciendo clic en el botón de flecha desplegable. Haga clic en los tres puntos al lado del calendario que desea editar.
3. Luego, haga clic en Configuración y uso compartido .

Allí, debería poder editar las notificaciones predeterminadas existentes para ese calendario.

Recuerde: dependiendo de la situación, la mejor respuesta sería no hacer nada de inmediato.

Si su día de trabajo se ha invertido, existe una gran posibilidad de que haya despertado fuertes emociones. Puede que no pienses con claridad. Es perfectamente apropiado resistirse a cualquier acción hasta que haya evaluado la situación.

Paso 5: El final de la jornada laboral (20-30 minutos)

Los expertos en productividad creen que cerrar un día de trabajo puede determinar cómo comenzar el siguiente. Si es demasiado caótico, te quemarás.

Afortunadamente, con Google Calendar, puede reservar bloques de 20 minutos para liquidar las cosas.

Si vuelve a la configuración de notificaciones de un evento, notará que hay una gran flexibilidad cuando las notificaciones pueden ocurrir. En realidad, puede pedirle a Google que le envíe estas notificaciones con hasta cuatro semanas de anticipación (si lo desea).

Para nuestros propósitos, recibir una notificación una hora antes del final de la jornada laboral le recuerda este período de finalización. También puede usar la función Repetir mientras configura un evento para bloquear automáticamente el final del día.

Para prepararse para el final del día:

• Comience a relajarse pensando. ¿Qué salió bien? ¿Qué cosas tienen margen de mejora?
• Si las cosas no han ido bien, no te trates demasiado duro. Decidir cómo arreglar las cosas estará entre sus principales prioridades para la mañana siguiente.
• Finalmente, finalice la jornada laboral identificando las mejores formas de pasar la próxima sesión. Elija actividades con la máxi
  ma prioridad y asegúrese de tener suficiente tiempo para completarlas.

En esencia, los últimos 20 minutos de su turno son una oportunidad ideal para prepararse para el día. También puede leer estas herramientas simples de lista de tareas para mantenerse enfocado . Con estas herramientas y los consejos enumerados anteriormente, puede pasar a la semana laboral a un ritmo razonable y personal.

¿Qué otras técnicas de bloqueo de tiempo utilizas?

El bloqueo de tiempo de Google Calendar puede ser útil para mantener su agenda realista y productiva. De esta manera, puede asegurarse de estar actualizado y totalmente cargado, sin perder tiempo en la indecisión.

Si también desea saber cuánto tiempo está perdiendo (y dónde), aquí hay una lista de rastreadores de tiempo para detener el tiempo y mejorar la gestión del tiempo .

Lea el artículo completo: Cómo congelar el tiempo en Google Calendar para un día de trabajo productivo