Cómo automatizar fácilmente sus tareas: 5 herramientas útiles
Pasas horas haciendo las tareas diarias en tu lugar de trabajo. Crees que es parte de tu trabajo. Pero, ¿qué pasaría si pudiera hacerse por sí solo y pudiera invertir su tiempo esencial en el pensamiento creativo o en la resolución de otros problemas importantes? ¿No sería genial?
La solución definitiva a este problema es la automatización de tareas. Averigüemos qué tareas diarias puede automatizar, su proceso y qué herramientas pueden ayudar.
Qué tipos de tareas deben automatizarse
Debe automatizar todas las tareas de rutina que realiza a diario y que consumen una cantidad considerable de su tiempo pero que no necesariamente agregan nada valioso a su trabajo.
A continuación, se muestran algunos de los ejemplos de tareas que puede automatizar. Anote los incluidos en su lista de tareas.
1. Programación de citas
Una de las mayores pérdidas de tiempo que no aporta ningún valor es la programación de citas. Así que deje de hablar con sus clientes para encontrar el mejor momento que funcione para ambos. En su lugar, abra algunos espacios en su calendario y comparta la lista con ellos.
De esta manera, puede tachar todas las tareas de programación de su lista de tareas pendientes y aún así obtener las citas a tiempo. Las herramientas de automatización pueden ayudarlo con la integración de aplicaciones de programación y calendarios.
2. Tareas aburridas
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Muchas tareas no requieren ningún pensamiento de orden superior. Como clasificar y responder correos electrónicos, respaldo de datos, facturación y facturación, atención al cliente y participación, actualización de la información de contacto, etc.
Entonces, en lugar de agregarlos a su lista de tareas pendientes todos los días, considere automatizarlos. Y vea cuánto tiempo tiene disponible para usted.
3. Transferencia de información entre varias aplicaciones
Ningún lugar de trabajo está libre de esta tarea. Siempre necesita datos y luego debe transferir esos datos de una aplicación a otra. Pero sea inteligente, no pierda tiempo copiando, pegando o importando y exportando toneladas de datos que le llegan regularmente a través de diferentes formas. Automatiza esta acción.
4. Tareas que consumen su tiempo esencial
Además de establecer horarios, enviar correos electrónicos y facturas, transferir datos y otros, viene otra tarea que realmente parece importante: la publicación en redes sociales. Seguro que necesitas promover tu marca e interactuar con tu audiencia y, por lo tanto, mantenerte activo en estas plataformas.
Pero, puede costarle tiempo ya que termina en el ciclo infinitamente repetido de dar me gusta, comentar y compartir. Por lo tanto, automatice esta tarea que consume mucho tiempo.
5 pasos para la automatización de tareas
La lista de tareas automatizadas puede ser interminable. Y a veces incluso puede depender del tipo de trabajo que realiza, por lo que no podemos cubrirlos todos aquí.
Aún así, queremos hacer que la idea sea más fácil de seguir. Así que aquí está el proceso para la automatización de tareas.
Paso 1: anote las tareas diarias
Al hacer una lista de las tareas que debe automatizar, comience por:
- Anotando las tareas que realizas a diario.
- Enumere el tiempo que dedica a cada tarea.
- Agregue la frecuencia de cuántas veces necesita realizar esas tareas: por hora, diaria, semanal, mensual, anual, etc.
Una vez hecho esto. Compruebe en cuál de las siguientes categorías se incluyen. ¿Son las tareas que son?
- ¿Realizado con regularidad o en un horario?
- ¿Aburrido y se puede hacer sin ningún pensamiento de orden superior?
- ¿Transfiere información dentro de las aplicaciones?
- ¿Está consumiendo el tiempo esencial que puede invertir en proyectos valiosos?
Después de enumerarlos todos, elija los que realmente crea que deberían automatizarse a partir de ahora.
Paso 2: investigación
El siguiente paso incluye investigar las herramientas adecuadas que puede utilizar para automatizar sus tareas. Base su investigación en sus necesidades y presupuesto actuales. Por ejemplo, si eres un emprendedor, no necesitas una herramienta de automatización hecha para empresas. Entonces, elija en consecuencia.
Paso 3: Descubra el nuevo flujo de trabajo
Después de elegir qué herramienta usará para automatizar sus tareas, encuentre un nuevo sistema de flujo de trabajo que funcione para usted y describa cómo se moverán las cosas a partir de ahora. Asegúrese de que todos los miembros del equipo conozcan los nuevos cambios para que todo funcione a la perfección.
Por ejemplo, puede describir a su equipo cómo programar reuniones a partir de ahora:
1. Cree su perfil en Calendly y vaya a la página de inicio.
2. Programe la nueva reunión haciendo clic en Crear .
3. Seleccione la duración de su reunión en el menú de la izquierda.
4. Seleccione la disponibilidad de tiempo agregando diferentes ranuras.
5. Publique su reunión haciendo clic en el botón Siguiente .
6. Copie el enlace de la reunión de esta página.
7. Agregue el enlace a su correo electrónico para el cliente.
Una vez que todos en el equipo se sientan cómodos con el proceso, pueden tachar la programación de reuniones periódicas de su lista diaria de tareas pendientes para cada cliente. Pueden compartir el mismo enlace de reunión / evento con todos ellos. En función de la cantidad de espacios que se hayan ocupado, se puede optar por los gratuitos.
Paso 4: Ejecute el plan
Una vez que esté todo hecho, implemente su nuevo plan de manera efectiva. Es probable que tenga que automatizar varias tareas y que su plan se haya vuelto un poco más complejo de lo que pensaba. En tal caso, obtenga la ayuda de su departamento de TI para crear y ejecutar su nuevo plan con la herramienta de automatización que ha seleccionado.
Paso 5: evaluar y probar
Después de automatizar las tareas necesarias, pruebe la fluidez del nuevo plan de flujo de trabajo. Descubrir:
- La efectividad de las tareas realizadas.
- Su impacto en la productividad de los empleados o miembros del equipo .
- ¿Todos se sienten cómodos usando las nuevas herramientas?
- ¿El tiempo ahorrado tiene algún efecto en el incremento de sus ingresos? (Este es para emprendedores, autónomos y contratistas).
5 herramientas para automatizar sus tareas
Aquí hay algunas herramientas de automatización excelentes con sus breves detalles para ahorrarle tiempo de investigación una vez que haya enumerado las tareas que se automatizarán.
1. Zapier
Es una solución de software de automatización popular que le permite integrar diferentes software. Puede transferir los datos de una herramienta a otra combinando sus aplicaciones diarias como Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, etc.
Con esta herramienta, puede automatizar miles de tareas como twittear todas las publicaciones de su blog, guardar archivos adjuntos de Gmail en Google Drive, hacer copias de seguridad de todos sus archivos de G-drive en Dropbox y más.
2. IFTTT
Esta herramienta es como Zapier cuando se trata de automatización. Le ayuda a transferir datos entre diferentes aplicaciones y realizar otras tareas mencionadas. Pero la versión gratuita de IFTTT es mejor que la de Zapier.
Mientras que este último software tarda al menos 10-15 minutos en hacer que las cosas sucedan, IFTTT toma una acción instantánea una vez que se coloca el gatillo.
Pero la desventaja de esta herramienta es que solo es buena para empresas unipersonales. No tienen versiones para equipos ni para varios empleados. Y si ese es su requisito, vaya con Zapier. Puede usarlo para establecer acciones entre varios software según la versión paga que esté usando.
3. Búfer
Es una gran herramienta cuando se trata de automatizar y administrar sus publicaciones en las redes sociales. Proporcionan excelentes opciones de programación y vienen recomendados por las mejores marcas.
4. LeadFormly
Si desea manejar miles de clientes potenciales que se le presenten sin contratar un equipo de ventas completo, considere LeadFormly. Le ayuda a automatizar su proceso de ventas, aumentar su tasa de conversión, segmentar sus clientes potenciales que vienen directamente desde la página web.
De esta manera, solo puede concentrarse en cerrar los acuerdos en lugar de perder tiempo en los primeros procesos de clientes potenciales.
5. Calendly
Esta es otra herramienta de automatización simple para pequeñas empresas. Le ayuda a reservar citas, organizar reuniones y llamadas telefónicas, etc.
Para que esto funcione, todo lo que tiene que hacer es configurar sus preferencias de disponibilidad en Calendly y agregar el enlace en su correo electrónico de invitación a la reunión. Luego, sus clientes pueden elegir el momento que se adapte a sus necesidades de esa lista. Finalmente, la hora que elijan se programará automáticamente en su calendario y se le notificará en consecuencia.
Automatice sus tareas rutinarias ahora
Deje de dedicar horas a tareas esenciales pero monótonas.
Tómese un tiempo para automatizar todas esas tareas, explore las categorías que acaba de leer, investigue las herramientas que pueden ayudar y ahorre varias horas al día.