Cómo aumentar la productividad de su lugar de trabajo con el intercambio de conocimientos

Vivimos en una época en la que el acceso a la información y al conocimiento es más fácil que nunca, y podemos agradecer a la tecnología por eso.

Sin embargo, el intercambio de conocimientos no siempre es una práctica estándar en el lugar de trabajo debido a la falta de claridad de la comunicación interna, el acaparamiento de conocimientos y la falta de herramientas digitales prácticas.

En este artículo, analizaremos por qué necesita mejorar el intercambio de conocimientos y cómo puede lograrlo en su lugar de trabajo.

¿Qué es el intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo?

El intercambio de conocimientos es el intercambio de información entre personas, equipos o departamentos para mejorar la colaboración y lograr los objetivos de la organización. Lo más probable es que contrate empleados específicos de un grupo grande de personas debido a su conocimiento en un campo en particular y cómo lo utilizarán en su organización.

Ahora, imagine cuánto puede ser de utilidad ese conocimiento una vez que estas personas comiencen a compartir su experiencia y a trabajar como una unidad. El intercambio de conocimientos ayuda a crear una fuerza laboral más comprometida al impulsar la creatividad, la innovación, la colaboración y la productividad.

Por eso es vital establecer un sistema eficaz para administrar, compartir y utilizar el conocimiento dentro de su organización. A continuación, se incluyen algunos consejos y herramientas que le ayudarán a lograrlo:

1. Cree una wiki interna de la empresa

En un sentido general, la tecnología ha impulsado significativamente la accesibilidad de la información y el conocimiento en el lugar de trabajo. Sin embargo, los empleados todavía pasan mucho tiempo tratando de encontrar información específica.

¿Por qué? Esto se debe en parte a que la información de la empresa se difunde a través de diferentes herramientas de comunicación interna como los correos electrónicos, lo que hace que sea un desafío encontrar y actualizar información, incorporar de manera efectiva a nuevos empleados o responder a consultas comunes de una vez por todas.

Puede evitar esta pérdida de tiempo y productividad, y aumentar el intercambio de conocimientos centralizando la información en una wiki interna.

Una wiki interna es una enciclopedia centralizada de una empresa que los empleados pueden usar para crear, organizar y compartir conocimientos para ayudar a todos a hacer su trabajo de manera productiva. El wiki interno de su empresa puede incluir actas de reuniones, políticas de la empresa, noticias de la empresa, procedimientos operativos estándar, tutoriales de software de la empresa y más.

Aunque esto puede parecer una tarea complicada, puede utilizar herramientas internas compatibles con wiki como Guru para crear una base de conocimientos a la que sea fácil acceder, editar y navegar. Guru te permite integrar otras herramientas de comunicación y gestión del conocimiento para tener toda la información relevante en un solo lugar.

Descargar: Guru para Android |iOS (prueba gratuita, versión premium disponible)

2. Reducir las barreras de comunicación

Mejorar el intercambio de conocimientos dentro de su organización también significa crear puentes de comunicación entre empleados en diferentes departamentos, equipos remotos y liderazgo. Es vital reducir las barreras de comunicación tanto como sea posible para evitar que los miembros del equipo se sientan separados unos de otros.

Puede lograr esto mediante el uso de software de comunicación en el lugar de trabajo en tiempo real como Slack . Esta herramienta permite de manera efectiva la comunicación uno a uno y la colaboración multifuncional entre diferentes departamentos a través de los canales de Slack para facilitar el intercambio de conocimientos.

Slack te permite guardar mensajes y archivos y encontrarlos rápidamente mediante la búsqueda. También puede hacer uso deestos consejos de búsqueda avanzada de Slack para ahorrar más tiempo.

Además, puede introducir un canal de enfriador de agua virtual para que los colegas interactúen durante los descansos o después del trabajo, compartan ideas, conozcan a los nuevos empleados, etc., para crear una cultura de fácil comunicación y apertura.

Descargar: Slack para Android |iOS (versión gratuita y premium disponible)

3. Aproveche las reuniones silenciosas

Una de las principales razones por las que las reuniones silenciosas pueden ayudar a impulsar la colaboración y la productividad de sus equipos es porque promueven el intercambio eficaz de conocimientos.

Eso es posible ya que los miembros del equipo utilizan la mayor parte del tiempo asignado para compartir ideas por escrito, superando así la presión de los compañeros o los riesgos de que las personas más francas eclipsen a sus colegas introvertidos durante las reuniones convencionales (verbales).

Las reuniones silenciosas pueden ser particularmente beneficiosas para intercambiar ideas, ya que todos los participantes tienen el mismo tiempo para reflexionar y compartir conocimientos de manera eficaz.

4. Evalúe su proceso de incorporación

Trabajar en un nuevo entorno puede ser una experiencia intimidante para la mayoría de las personas. Los nuevos empleados a menudo necesitan tiempo para establecerse en su nuevo entorno, aclimatarse a nuevos roles, responsabilidades y equipos.

Afortunadamente, asignar nuevas contrataciones a un mentor o tener un proceso de incorporación eficaz para facilitar el flujo de información puede ayudar a superar estos desafíos.

Es por eso que es vital revisar su proceso de incorporación a través de la lente del intercambio de conocimientos, ya que le brinda la oportunidad perfecta para arraigar sus valores dentro de su organización. Esto ayudará a los nuevos empleados a saber que sus conocimientos son valiosos y se sentirán más cómodos al compartirlos desde el primer día.

Dicho esto, evalúe su proceso de incorporación para determinar cómo puede agregar más oportunidades de intercambio de conocimientos. Por ejemplo, puede crear una guía de capacitación en su wiki interno para las nuevas contrataciones, incluida información relevante como tutoriales prácticos, políticas y expectativas de la empresa, declaraciones de misión, etc.

Además, puede usar herramientas como Donut on Slack para emparejar a los nuevos empleados con mentores o amigos de incorporación para darles una cálida bienvenida, compartir conversaciones informales para ayudar a inculcar un sentido de pertenencia y crear conexiones significativas.

5. Utilice herramientas de gestión de proyectos

Tener equipos cohesionados que trabajen juntos a la perfección en diferentes proyectos es vital en cualquier organización próspera. Puede lograrlo creando una cultura colaborativa que permita a los miembros del equipo compartir ideas, conocimientos y habilidades para lograr un objetivo común.

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a impulsar la colaboración al hacer que diferentes personas trabajen en un proyecto, realizar un seguimiento de su progreso, agregar información relevante y comunicarse.

Puede utilizar herramientas de gestión de proyectos como Asana para mantener informados a todos los miembros de su equipo y asegurarse de que trabajen en sinergia. Asana hace que sea fácil para todos acceder, buscar y compartir información en un solo lugar. Esta herramienta puede mejorar la productividad de su equipo al ayudarlo a organizar todos sus proyectos y saber en qué están trabajando todos para evitar la duplicación de esfuerzos.

Descargar: Asana para Android | iOS (versión gratuita y premium disponible)

Mejore la productividad de su lugar de trabajo con el intercambio de conocimientos

El intercambio de conocimientos es uno de los pilares de cualquier organización productiva.

Puede utilizar los consejos y herramientas anteriores para impulsar el compromiso y la productividad de su equipo al alentar continuamente a los empleados existentes a compartir conocimientos e inculcar este valor en los nuevos empleados desde el principio.