Ser autónomo requiere una gran cantidad de administradores para mantener su negocio en funcionamiento y rentable. Para garantizar un flujo constante de clientes, debe publicitar sus servicios, responder consultas y hacer un seguimiento de los clientes potenciales anteriores. Una vez que consigue algo de trabajo, debe mantenerse al día con las reuniones y los correos electrónicos, y al final, todavía está la cuestión de la facturación.
Todo este administrador a veces puede hacerse cargo del día y no dejar tiempo para su trabajo remunerado real. Sin embargo, con diferentes herramientas de automatización, puede ahorrar tiempo, evitar errores y reducir el estrés de dirigir un negocio independiente.
1. Mención : Escuche y estudie a su audiencia
Las redes sociales juegan un papel importante en la publicidad de sus servicios independientes y en la contratación de nuevos clientes. Existen múltiples herramientas para ayudarlo a programar sus publicaciones en las redes sociales, incluso permitiéndole volver a publicar o seleccionar publicaciones de otras fuentes automáticamente.
Pero antes de comenzar a programar sus redes sociales, necesita saber qué debe publicar para atraer nuevos clientes. La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de escucha social que lo ayude a estudiar tanto su campo de especialización como a sus competidores.
La versión gratuita de Mention le permite configurar una alerta, que rastrea sitios de noticias, blogs, foros y redes sociales. Esta alerta puede rastrear las menciones para su propia marca, observar a sus competidores o buscar palabras clave específicas relacionadas con su campo.
En lugar de registrarse en varios boletines y buscar constantemente en la web, puede conocer las tendencias en su campo, todo en un solo lugar. El plan gratuito del sitio web también le permite programar publicaciones en tres perfiles sociales, automatizando aún más esta tarea.
2. Calendly : Reserve reuniones con facilidad
Las reuniones son una parte importante para conseguir nuevos clientes, así como para gestionar proyectos en curso. Al principio, cuando un cliente no está seguro de que sus servicios sean exactamente lo que necesita, una breve reunión introductoria puede ayudar a sellar el trato. Más adelante, las reuniones son una excelente manera de resolver malentendidos y alinear expectativas.
Sin embargo, programar reuniones puede convertirse en una tarea que requiere mucho tiempo. Asegurarse de que todos estén disponibles al mismo tiempo, especialmente en diferentes zonas horarias, puede crear un interminable intercambio de mensajes por correo electrónico. Hay varias aplicaciones que se ocupan de programar reuniones, pero nuestra favorita es Calendly.
La versión gratuita ofrece integración con su Calendario de Google u otros calendarios populares, lo que le permite compartir su disponibilidad sin hacer público su horario personal.
Simplemente puede enviar su enlace de Calendly a quien desee reunirse, y ellos elegirán las horas que establezca como disponibles, que se muestran en su zona horaria local. El evento aparecerá en el calendario de todos.
El software se integra con conferencias en línea como Zoom y Microsoft Teams, lo que le ahorra el tiempo de crear un enlace para cada reunión. También envía recordatorios por correo electrónico antes de las citas, para asegurarse de que todos lleguen a tiempo. Si tiene un sitio web personal, también puede agregarlo allí.
3. Plantillas y filtros de Gmail : cree respuestas rápidas
Los correos electrónicos consumen mucho tiempo, desde clientes potenciales que preguntan sobre su servicio hasta clientes existentes que buscan un informe de estado. Muchos de estos correos electrónicos se vuelven bastante repetitivos. Afortunadamente, si está usando Gmail, no solo hay una forma de crear plantillas, sino también una forma de enviar algunas de ellas automáticamente usando Filtros.
Primero, debe habilitar las Plantillas en su configuración avanzada. Después de eso, redacte un nuevo correo electrónico para responder a cada una de sus preguntas frecuentes. En lugar de guardarlo como borrador, elija Guardar borrador como plantilla . Si esto es algo que enviaría manualmente, puede dejar espacios para detalles como el nombre, el precio estimado, etc.
Para enviar automáticamente un correo electrónico de plantilla, debe crear un nuevo filtro. Elija las palabras clave que sean más relevantes para esa consulta y, en las acciones de filtro, marque Enviar plantilla .
Por ejemplo, una frase clave puede ser "cuánto es su tarifa", para lo cual tendrá un correo electrónico escrito previamente detallando sus paquetes y servicios.
4. Zoho Invoice : nunca persiga otra factura
Si bien algunos autónomos optan por administrar sus cargos en una hoja de Excel y utilizan una plantilla de factura estándar, existe una forma mucho más fácil y organizada de cobrar, con una variedad de aplicaciones de facturación . Nuestro favorito es Zoho Invoice, que tiene tantas funciones en su plan gratuito que es posible que nunca tenga que pagarlo.
Puede crear una plantilla de factura con todos sus datos bancarios y T & Cs para usar con cualquier cliente. También puede generar tareas regulares con un precio fijo, lo que le ahorra el tiempo de ingresar esos detalles cada vez que produce una nueva factura.
Una vez que esté listo para enviar la factura, la aplicación también proporciona una plantilla de correo electrónico, que puede modificar si es necesario. Si elige conectar Zoho a un sistema de pago en línea (como PayPal), actualiza el estado de la factura y envía una nota de agradecimiento cuando recibe el pago. Esto asegurará saber qué cuentas necesitan seguimiento.
Pero incluso el seguimiento es más fácil con Zoho, ya que puede configurar una serie de recordatorios automáticos para facturas impagas, lo que le ahorra el dolor de cabeza de perseguirlas. El software también le permite realizar un seguimiento del tiempo para los clientes en los que cobra por hora y luego generar una factura a partir de eso. Incluso puede establecer facturas recurrentes para proyectos de precio fijo.
5. Zapier : automatiza todo lo demás
En todas las aplicaciones anteriores, hemos discutido las integraciones: cómo un software puede conectarse con otro para crear aún más automatización. Pero, ¿qué sucede cuando desea conectar dos aplicaciones que no tienen una integración incorporada? Llega el mágico Zapier.
Se necesitaría un artículo completo para hablar sobre las diversas opciones disponibles dentro de Zapier. En resumen, le ayuda a crear flujos de trabajo que involucran casi todo en línea, donde puede "configurarlo y olvidarlo".
Por ejemplo, puede compartir nuevas menciones de Twitter en Slack. O puede enviar seguimientos por correo electrónico a los nuevos respondedores de Typeform. Incluso puede recibir nuevos mensajes de Facebook como SMS.
Las posibilidades son infinitas y con la versión gratuita de Zapier puedes crear hasta 100 tareas al mes. Esto es más que suficiente para automatizar una serie de acciones, pero es posible que se vuelva adicto a no intervenir con su administrador autónomo.
¿Qué debe automatizar?
Existen tantas herramientas de automatización, especialmente si está listo para pagar una tarifa mensual. Esto puede hacer que su vida como autónomo sea mucho más fácil, pero el hecho de que algo pueda automatizarse no siempre significa que debería serlo.
Especialmente en el trabajo independiente, el toque personal puede ser de gran ayuda. Los clientes que recurren a trabajadores autónomos en busca de ayuda generalmente buscan establecer una relación de trabajo; esta es una de las razones por las que no eligieron una agencia o una gran empresa.
Se pueden automatizar tareas como los correos electrónicos de primer contacto, la programación de reuniones y la actualización de hojas. Sin embargo, es importante invertir un poco más de tiempo para demostrarle al cliente que desea conocerlo y que se preocupa por su trabajo. Este esfuerzo adicional hará que vuelvan por más.
