PhraseExpress ofrece algunos valiosos servicios de productividad. Su propósito clave es proporcionar excelentes herramientas de expansión de texto, que permiten a los usuarios escribir más rápido y de manera más eficiente. Pero PhraseExpress también es una excelente herramienta para mejorar el flujo de trabajo de su equipo.
Si su empresa depende de un equipo de personas que colaboran sin problemas, aquí hay cinco formas en que PhraseExpress puede ayudarlo.
¿Qué es PhraseExpress?
PhraseExpress es un programa diseñado para ayudarte a escribir más rápido. Puede configurar atajos de teclado para palabras u oraciones específicas. Luego, cuando usa esos atajos, PhraseExpress llena automáticamente las frases completas.
Explore lo suficiente en línea y encontrará docenas de métodos diferentes para expandir el texto. Por ejemplo, solo se necesitan unos pocos pasos para aprender a crear expansiones de texto personalizadas en Microsoft Word .
Lo que hace especial a PhraseExpress es que funciona en varios lugares. Ya sea que esté escribiendo un informe o un correo electrónico, puede hacer que las frases de uso común aparezcan con la mitad de las pulsaciones de teclas.
Al unirse a PhraseExpress, puede comenzar con una prueba gratuita de 30 días de todos sus servicios. Después de eso, su cuenta regresa a una cuenta personal gratuita pero sin los juguetes comerciales geniales.
Para recuperarlos, elija entre una suscripción estándar, profesional o empresarial. Como puede ver a continuación, cada paquete viene con más y más ventajas.
Si está en un equipo y quiere trabajar bien juntos, la edición Enterprise es la mejor opción. Sus características muestran lo intrincado que es PhraseExpress.
El acceso a varios idiomas y un complemento para Outlook son grandes beneficios para el paquete Enterprise, pero incluso una suscripción estándar a PhraseExpress puede ayudar a su equipo a mejorar su flujo de trabajo.
1. Los miembros del equipo siguen las mismas reglas de redacción
PhraseExpress se asegura de que todos estén en sintonía cuando se trata de cosas como guías de estilo. Una vez que los administradores configuran atajos de teclado para diferentes frases, todo el equipo puede acceder a ellos y usarlos. Todos pueden ver, aprender y aplicar los atajos de expansión de texto en todas sus tareas comunes.
PhraseExpress también es muy fácil de actualizar, lo que permite que todos vean cualquier cambio en las reglas.
Para una organización adicional, obtiene un administrador de clientes central como parte de la configuración. Controla todo, desde la configuración del programa y las notificaciones del servidor hasta las estadísticas de uso y los permisos de la cuenta.
Para ser más exactos, puede especificar qué persona o grupo puede leer o editar determinadas carpetas. Para hacer esto, vaya a la barra de herramientas de Frases en la parte superior y haga clic en Derechos de acceso . Luego, elija las opciones relevantes de los menús desplegables. Las opciones se vuelven más claras a medida que el equipo crece y usted conoce mejor el sistema.
Las restricciones del programa son otra herramienta para ayudar a administrar las cosas. El icono está justo al lado de Derechos de acceso y abre una ventana similar que le permite seleccionar el software disponible al que se puede restringir o excluir una carpeta o frase. También puede elegir condiciones. Entonces, solo los miembros del equipo que usen esos programas en esas condiciones pueden usar las expansiones de texto.
2. Una red local de gama alta establece un buen flujo de trabajo
La red local suele ser el corazón de la comunicación en cualquier oficina basada en tecnología. Con soporte para servidores Microsoft, Citrix y NAS, el sistema que PhraseExpress proporciona debe mantener su trabajo en equipo en plena forma.
Puede instalar PhraseExpress tanto en computadoras Windows como Mac, pero cada plataforma debe descargar un archivo diferente y seguir su propio proceso. Otra opción es la versión portátil de PhraseExpress, que se instala en un dispositivo USB y puede moverse entre computadoras.
Esto es útil, por ejemplo, si un miembro del equipo trabaja desde una computadora portátil con espacio limitado.
Elija la mejor versión para su grupo. Después de agregar el software necesario a todas sus computadoras y vincularlas al servidor principal, estará listo para comenzar. Así es como una red puede compartir un programa.
Asegurarse de que su conexión local funcione bien crea una base sólida para las necesidades de colaboración de su grupo. Al final del día, cada usuario podrá trabajar y escribir según los estándares internos sin perder el ritmo.
3. Varias medidas de seguridad permiten la tranquilidad
Sus frases guardadas pueden incluir nombres y direcciones, por lo que la seguridad es una prioridad importante. Las capacidades en línea de PhraseExpress hacen que esto sea aún más importante. Las herramientas de restricción que ya mencionamos son una manera perfecta de garantizar que su equipo comparta recursos de manera segura para proteger la privacidad de sus clientes.
Tampoco subestime al administrador central de clientes. Puede monitorear el uso general y controlar los derechos de acceso.
Además de eso, hay otras medidas que puede tomar, como crear contraseñas con cifrado AES de extremo a extremo. Esto evita que personas no autorizadas accedan a los datos a medida que pasan de un usuario a otro.
Para agregar cifrado, vaya a la pestaña Archivo y luego seleccione Establecer contraseña . Se abre una ventana. Escriba una contraseña segura y marque las condiciones que desea utilizar. Después de hacer clic en Aceptar , el archivo protegido solo se abrirá para las personas con la contraseña.
4. Soporte de la nube para la colaboración de siguiente nivel
Si el equipo se basa principalmente en una oficina, una red local funcionará bien. Sin embargo, algunos proyectos creativos necesitan que las personas estén en movimiento todo el tiempo. Cuando se trata de estas condiciones de trabajo remoto, la sincronización en la nube hace que PhraseExpress sea mucho más útil para un equipo.
Puede compartir frases y carpetas a través de Internet, utilizando todos los proveedores de nube populares que existen: OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Entre todas las características de PhraseExpress, esta es una ganadora debido a que es mucho más fácil para los compañeros de trabajo colaborar a través de grandes distancias.
5. Compatibilidad multiplataforma para computadoras y dispositivos móviles
Para aumentar aún más la facilidad de uso del software, el cerebro detrás de PhraseExpress lo diseñó para que funcione en tantos dispositivos como sea posible. Sin embargo, existen diferencias en los servicios que puede utilizar cada plataforma.
En Windows, todas las opciones están abiertas, ya sea que tenga una membresía personal o profesional.
Las Mac ven una gama más pequeña de funciones, pero el sistema cliente-servidor que obtiene no es menos eficiente. Todo lo que pierde son herramientas basadas en Windows como el complemento de Outlook, trucos del portapapeles y la opción de importar expansiones de texto desde MS Word. Más allá de eso, las capacidades de rendimiento y uso compartido siguen siendo las mismas.
PhraseExpress también está disponible en iPhone y iPad, con herramientas similares a las de las ediciones para computadora. Sin embargo, la versión móvil tiene desventajas. Por ejemplo, no puede crear y editar macros ni utilizar un teclado externo.
Sin embargo, PhraseExpress en iOS no es menos útil. Incluso en un dispositivo portátil, los usuarios pueden acceder a los recursos compartidos del equipo. Estar atrapado detrás de un escritorio no es la única forma de aprovechar al máximo la expansión de texto profesional.
Desafortunadamente, los usuarios de Android tienen malas noticias. Debido a problemas técnicos entre la programación de Google Drive y PhraseExpress, la aplicación Google Play ya no está disponible. Hasta que ese sea el caso, es posible que los miembros del equipo en movimiento quieran invertir en un dispositivo iOS para trabajar.
Descargar: Text Expander PhraseExpress (versión gratuita y premium disponible)
Comparta expansiones de texto y trabaje mejor en equipo
Hay muchas herramientas útiles y trucos para descubrir en PhraseExpress que pueden acelerar su escritura. Pero su valor para una red de usuarios es igualmente grande.
Ya sea localmente o a través de la nube, puede compartir carpetas llenas de frases o incluso palabras comúnmente mal escritas. Y puede hacerlo desde una computadora y un dispositivo iOS, de forma rápida y segura.
Además, este es un programa perfecto para comenzar a personalizar su flujo de trabajo, tal vez emparejarlo con otras soluciones para la automatización de texto en un dispositivo Android.
