Google Docs es el componente de procesador de texto de la suite de oficina en línea de Google. Es una alternativa gratuita a Microsoft Word. También tiene más funciones de las que imagina.
En este artículo, responderemos las preguntas más frecuentes sobre Google Docs.
¿Qué es Google Docs?
Google Docs es el procesador de textos basado en navegador de Google. Puede crear, editar y compartir documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier computadora con conexión a Internet. Incluso hay una aplicación móvil para Android e iOS.
Lo que distingue a Google Docs de su principal competidor de escritorio, Microsoft Word, son sus características colaborativas. Google Docs fue uno de los primeros procesadores de texto en ofrecer edición de documentos en línea compartida.
Google ha hecho que sea increíblemente fácil compartir documentos entre plataformas y trabajar en ellos juntos en tiempo real desde una ventana del navegador. Sus colaboradores ni siquiera necesitan una cuenta de Google para ver o editar los documentos de Google que comparte con ellos.
Además, los complementos de Google Docs le permiten ampliar la funcionalidad y agregar las funciones que faltan.
Cómo utilizar Google Docs
Puede utilizar Google Docs del mismo modo que utilizaría documentos de Word. Cree nuevos documentos, use las plantillas de Google Docs , comparta documentos con su equipo y colabore en tiempo real. Te mostraremos los conceptos básicos aquí.
Cómo crear un documento de Google
Para crear un nuevo documento de Google, primero diríjase a docs.google.com e inicie sesión con su cuenta de Google. Una vez que esté en la página de inicio de Google Docs, puede crear un nuevo documento en blanco o elegir una plantilla.
También puede ir a Archivo > Nuevo > Documento o Archivo > Nuevo > Desde plantilla para hacer lo mismo desde un Documento de Google existente.
Desde el menú Archivo, también puedecambiar muchos aspectos del documento, incluida la orientación de la página .
Cómo guardar un documento de Google
Como parte del paquete ofimático en línea de Google, nunca necesitará recordar guardar un documento, ya que Google lo guarda automáticamente en su Google Drive. Por lo tanto, no encontrará un botón Guardar.
Dicho esto, desde el menú Archivo , puede hacer una copia , enviar un correo electrónico o descargar su documento de Google.
Cómo descargar Google Docs
Google almacena sus documentos en Google Drive. Para descargar un documento de Google en su computadora, vaya a Archivo > Descargar y elija el formato de archivo que desee.
Cómo enviar un documento de Google por correo electrónico
Si desea descargar el documento porque desea enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo directamente desde el documento. Vaya a Archivo> Correo electrónico> Envíe por correo electrónico este archivo / Envíe un correo electrónico a los colaboradores , elija el formato de archivo que desea adjuntar y complete los detalles estándar del correo electrónico.
Cómo compartir un documento de Google
Sin embargo, en lugar de enviar un documento por correo electrónico, recomendamos compartirlo. Esto se debe a que compartir permite que todos vean y trabajen en la misma versión del documento. De esta forma, evita crear copias conflictivas o duplicar su trabajo. Como se mencionó anteriormente, el destinatario no necesita una cuenta de Google para ver o editar el documento.
Para compartir un documento de Google desde el documento, haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha. Ahora tienes varias opciones:
Puede ingresar los nombres o direcciones de correo electrónico de los destinatarios deseados. Tenga en cuenta que el nivel de acceso predeterminado con este método es Editor . Haga clic en el icono de lápiz a la derecha para cambiarlo a Visor o Comentarista .
En lugar de compartir el documento con personas, puede compartirlo con grupos a través de un enlace a través del menú Obtener enlace . De forma predeterminada, sus documentos de Google privados se compartirán con cualquier persona .
Si su cuenta de Google pertenece a una organización (aquí: MakeUseOf.com), se compartirá dentro de esa organización. Haga clic en Cambiar o Compartir con … para ajustar esa configuración y proporcionar a los usuarios del enlace acceso de Visor, Comentarista o Editor.
Cuando haya terminado, haga clic en Copiar enlace en la parte inferior derecha. El enlace se copiará en su portapapeles.
Si desea compartir una copia de su Documento de Google con varios colaboradores porque no desea que realicen ediciones en el documento original, también puede usar este truco para hacer una copia para ahorrarse algo de trabajo.
Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Google Docs
Cuando realice cambios frecuentes en sus documentos de Google o una vez que los haya compartido con otros, querrá realizar un seguimiento de los cambios.
Historial de versiones
Google Docs hace esto automáticamente al rastrear el historial de versiones de su documento. Vaya a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para expandir un menú que enumera todos los cambios que Google ha rastreado para su documento.
Verá cuándo se realizaron los cambios, quién los hizo y todos están resaltados en el documento.
Incluso puede nombrar la versión actual para revertir fácilmente los cambios realizados posteriormente. Vaya a Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual , ingrese un nombre y haga clic en Guardar .
Alternativamente, vaya al menú del historial de versiones y haga clic en la fecha o el nombre de una versión para cambiarle el nombre. En el menú del historial de versiones, puede habilitar una configuración para mostrar solo las versiones con nombre (vea la captura de pantalla anterior).
El historial de versiones es la forma básica de realizar un seguimiento de los cambios. Puede restaurar las versiones de un documento seleccionándolo y haciendo clic en el botón Restaurar esta versión . Lo que no puede hacer es aceptar o descartar cambios individuales dentro de cada versión. Si esa es la funcionalidad que desea, debe usar una función diferente: modos.
Modo de sugerencia
Google Docs admite tres modos diferentes: edición , sugerencia y visualización . La edición es el modo predeterminado. Para cambiar a un modo diferente, vaya a Ver> Modo o haga clic en el icono de lápiz en el extremo derecho del menú de herramientas. Para controlar los cambios individuales, utilice las sugerencias .
Cuando realice cambios en el modo de sugerencias, verá un comentario en el lado derecho del documento, con la opción de aceptar o rechazar la sugerencia. También puede escribir una respuesta para discutir cada cambio.
Todos los cambios realizados en este modo se registran individualmente en la versión del documento correspondiente en el historial de versiones. De esta manera, tiene la opción de revisar y restaurar los cambios rechazados, aunque tendría que restaurar esa versión del documento, lo que significa que perderá todos los cambios siguientes.
Sugerencia : Para obligar a sus colaboradores a usar el modo Sugerencia, configure su acceso para poder comentar al compartir el documento.
Cómo imprimir desde Google Docs
La impresión desde Google Docs funciona igual que la impresión de cualquier otro documento en su computadora. Para imprimir un documento de Google, abra el documento, luego vaya a Archivo> Imprimir o presione el atajo de teclado Ctrl + P o haga clic en el icono de impresión en el menú de herramientas.
Cada una de estas acciones abrirá su menú de impresión. Desde aquí, elija su impresora y configuración e imprima como lo haría normalmente.
Cómo editar documentos de Google sin conexión
Para editar sus Google Docs sin conexión, debe cumplir con algunas condiciones básicas. Primero, debe estar en línea mientras configura el acceso sin conexión. También debe usar Google Chrome fuera del modo de incógnito, instalar y habilitar la extensión de Google Docs Offline Chrome y tener suficiente espacio de almacenamiento libre para guardar sus archivos.
Una vez hecho esto, diríjase a docs.google.com , haga clic en el menú de hamburguesas en la parte superior izquierda, vaya a Configuración y asegúrese de que el control deslizante junto a Fuera de línea esté en la posición Activado (vea la captura de pantalla a continuación).
Ahora, todos los documentos en los que empiece a trabajar también estarán disponibles sin conexión en su computadora, al menos temporalmente. El icono de la nube junto al nombre del documento indica si su documento está disponible sin conexión.
Cuando su conexión a Internet se interrumpa, verá una nube tachada y la nota "Trabajando sin conexión". Cualquier cambio que realice se sincronizará una vez que se vuelva a conectar a Internet.
Con la extensión Google Docs Offline habilitada, puede revisar la lista de todos sus documentos en docs.google.com , incluso sin conexión. Todos los documentos disponibles sin conexión de forma permanente llevarán un icono de marca de verificación. Haga clic en el menú de tres puntos para controlar la opción Disponible sin conexión .
La extensión Google Docs Offline también almacenará en caché todos los documentos que abras. Si pierde su conexión a Internet, tendrá acceso incluso a aquellos documentos que no estén disponibles explícitamente sin conexión.
En ese caso, puede hacer que el documento esté disponible sin conexión de forma permanente, aunque no esté en línea. Mientras tanto, aquellos documentos que no estén almacenados en caché y que no estén disponibles sin conexión aparecerán silenciados.
Para realizar una copia de seguridad y sincronizar archivos de Google Docs en su computadora o dispositivo móvil, también puede utilizar la herramienta Copia de seguridad y sincronización de Google Drive .
Google Docs, ahora bajo su control
Ahora ya conoce los conceptos básicos de cómo utilizar Google Docs. A continuación, es hora de descubrir formas ingeniosas de crear hermosos documentos de Google . Luego, puede pasar a explorar funciones relevantes para documentos comerciales y escritura por voz en Google Docs .
