5 aplicaciones de espacio de trabajo que utilizan tablas inteligentes para administrar datos
Tradicionalmente, la mayoría de las herramientas de productividad le proporcionaban un conjunto fijo de funciones. Por ejemplo, una lista de verificación podría proporcionarle fechas de vencimiento, anexos y porcentajes. Pero si deseaba más funciones, solo tenía que esperar y tener esperanzas.
Existe una tendencia actual en las herramientas de productividad de usar tablas de bases de datos similares a hojas de cálculo o "tablas inteligentes" para darle acceso a sus datos. Las tablas inteligentes son más funcionales que las hojas de cálculo tradicionales y más fáciles de usar que las tablas de bases de datos. Las tablas inteligentes ofrecen diferentes formas de visualizar y administrar sus datos. Y estas son las mejores tablas inteligentes disponibles en este momento.
1. Mesa de aire
Airtable es la herramienta original que inició la tendencia. Airtable revolucionó las herramientas de productividad al darle a una hoja de cálculo los poderes de una base de datos. Sin embargo, ahí es donde empezó.
Airtable también agregó la capacidad de cambiar fácilmente las vistas desde una cuadrícula de estilo de hoja de cálculo básica a un tablero, calendario o galería kanban. Luego agregó varias aplicaciones que pueden usar esos datos de manera creativa y productiva. Airtable incluso les dio a los usuarios la posibilidad de crear sus propias aplicaciones.
Para probar las aguas, generemos algunos datos de CRM (gestión de relaciones con el cliente) simulados e importémoslos a Airtable.
Mirando los datos de CRM en Airtable
Airtable te ofrece muchas opciones para importar datos. Al importar datos CSV (valores separados por comas), tiene la opción de permitir que Airtable genere automáticamente tipos de columna. Sin embargo, Airtable no reconoció ninguno de los tipos de columna según los datos que le proporcionamos.
Todas las columnas se convirtieron en texto sin formato. Después de cambiar la columna de ubicación del embudo a selección única , podríamos generar un tablero kanban a partir de los datos seleccionando qué columna debería ser el encabezado de la pila. Esto generalmente se hace con datos de etiquetas, como en la columna de ubicación del embudo .
2. Noción
Notion es una herramienta wiki personal y para tomar notas. Salió unos años después de Airtable y probablemente se inspiró en gran medida en él. Airtable tiene mesas inteligentes en el centro de su oferta y proporciona herramientas basadas en ellas. Notion, por otro lado, usa tablas inteligentes como un aspecto de un programa completo para tomar notas.
En otras palabras, Airtable es una herramienta de mesa inteligente con otras herramientas agregadas. Pero Notion usa tablas inteligentes como parte de su oferta.
¿Cómo sería un CRM en Notion?
La importación de datos CSV en Notion ofrece excelentes resultados. Reconoce direcciones de correo electrónico, números de teléfono y datos de múltiples selecciones o etiquetas y genera los tipos de columna apropiados para cada uno.
Puede agregar un tablero de estilo kanban en tres clics. Notion usa automáticamente datos de etiquetas para construir las columnas.
3. Tablas de Google
Area 120 , la incubadora de Google, ha lanzado una atractiva alternativa a Airtable llamada Google Tables . Ofrece todos los conceptos básicos que esperaría de una herramienta de mesa inteligente.
Lo interesante de Google Tables es que es parte de Google y podría funcionar con otras herramientas de Google en el futuro. Hay algunas posibilidades asombrosas disponibles cuando piensa en unir todos los servicios de Google de una manera coherente.
Hasta que eso suceda, puede usar Google Assistant e IFTTT para lograr cosas increíbles .
Por otro lado, estamos hablando de Google. Google es conocido por acabar con sus productos. En el momento de escribir este artículo, Google ha eliminado 219 de sus creaciones como Reader, Wave y Notebook. Puedes ver la lista completa en Google Graveyard . Por lo tanto, por muy emocionante que parezca esta herramienta, todavía no debería hacerse ilusiones sobre su vida a largo plazo.
Mirando un CRM en Google Tables
Google Tables facilitó la importación de datos. Pero no hay un campo especial para números de teléfono y direcciones de correo electrónico, por lo que son solo mensajes de texto. Descubrió que el campo de ubicación del embudo es una tabla de selección múltiple. Pero no asignó colores automáticamente, aunque hay colores disponibles.
Cambiar a la vista Kanban está a solo dos clics de distancia. Los resultados son sólidos y funcionales.
4. Tablas JotForm
JotForm está haciendo algo ligeramente nuevo y totalmente revolucionario. Ha agregado tablas inteligentes a un producto existente, dándole superpoderes.
JotForm ha existido durante 14 años, ofreciendo formularios similares a los de Google Forms pero mucho más poderosos. JotForm hace una cosa y lo hace realmente bien.
Al agregar tablas inteligentes a su oferta, JotForms ha ampliado las capacidades de su herramienta sin perder de vista su propósito original.
Antes, cuando alguien enviaba información de contacto a través de un formulario, tenías acceso a la información. Pero ahora, puede utilizar esa información como base de un CRM. Por ejemplo, puede etiquetar datos, programar seguimientos y conectar datos de contacto a formularios de compra.
¿Cómo manejaría JotForm un CRM?
JotForm es una herramienta de formulario primero. Si bien puede ingresar manualmente los datos del cliente, resulta más natural crear un formulario para que sus clientes lo completen ellos mismos. O alguien de su equipo podría completar el formulario.
Importar datos es similar a Airtable. Los tipos de campo deben seleccionarse manualmente. Y aunque JotForm tiene campos de número de teléfono y correo electrónico, esas opciones no estaban disponibles durante el proceso de importación. Tras la importación, JotForm también agregó algunos campos de datos para realizar un mejor seguimiento de la entrada de formularios. Pero esos están ocultos en la captura de pantalla.
Una vez importados, los datos se veían limpios y las etiquetas de ubicación del embudo se colorearon automáticamente de manera agradable. JotForm no tiene una vista kanban. Tiene una vista de tarjetas que es similar a la vista de galería de Airtable, pero no ordena por columnas.
Sin embargo, donde JotForm realmente brilla es con lo fácil que es convertir datos de tablas inteligentes en un formulario. Solo tomó dos clics para crear un formulario atractivo y funcional a partir de los datos importados.
Para hacer que los datos de la tabla sean compatibles con sus datos existentes, JotForm obviamente tuvo que hacer algunas concesiones. A pesar de eso, agregar tablas a sus servicios fue un movimiento inteligente que sería bueno ver en más productos en el futuro.
5. Smartsheet
Smartsheet se inclina mucho en la dirección de la hoja de cálculo. De hecho, si está familiarizado con herramientas como Excel y Google Sheets, Smartsheet debería ser rápido y fácil de aprender. Es posible enviar una hoja de cálculo para hacer cosas como actuar como un diagrama de Gantt o una herramienta de programación. Pero eso es un tramo real, y los resultados serán menos que estelares.
Smartsheet, por otro lado, hace que el uso avanzado sea intuitivo y fácil. Smartsheet ofrece todo lo que espera de una hoja de cálculo. Y tiene muchas de las características que le gustaría ver en una mesa inteligente.
Importación de datos de CRM a Smartsheet
La importación de datos fue muy sencilla y los datos de ubicación del embudo se reconocieron como datos de selección única sin problemas. No hay tipos de columnas dedicadas para números de teléfono o correos electrónicos. Pero hay un tipo de columna de lista de contactos que simplificaría enormemente la creación de un CRM.
Smartsheet tiene una vista de tarjeta limpia que funciona como una vista kanban. Y es muy fácil cambiar entre esta y la vista de tabla.
Menciones notables
Las mesas inteligentes siguen siendo un concepto relativamente nuevo en tecnología de productividad. Muchas herramientas se están subiendo al carro. Pero todavía están encontrando su equilibrio.
Las listas de Microsoft habrían sido una gran adición a esta lista. Es más similar a Airtable y Google Tables. Pero solo estaba disponible como descarga de Windows en el momento de su lanzamiento.
Rows tiene como objetivo hacer evolucionar la hoja de cálculo, haciéndola más parecida a Smartsheet que a Airtable. Proporciona integraciones, colaboraciones y una API. En el momento de escribir este artículo, el registro lo coloca en una lista de correo. Pero esta herramienta definitivamente parece que vale la pena vigilarla.
ClickUp es una herramienta de productividad todo en uno que utiliza muchas de las características de las tablas inteligentes, pero en forma de listas de tareas. ClickUp proporciona columnas adicionales, enlaces de listas y vistas alternativas como la mayoría de las tablas inteligentes. Pero todavía le falta algo de lo que esperaría encontrar en algo como Airtable.