Evite estos 6 errores para una mejor comunicación por correo electrónico y texto

Es muy fácil comunicarse a través de SMS o correo electrónico, pero hay problemas que debe conocer. Dado que todo lo que el destinatario tiene que seguir son tus palabras, lo mínimo que puedes hacer es evitar el uso de errores comunes en los mensajes de texto que muchas personas encuentran molestos, si no ofensivos.

Teniendo en cuenta que su vida personal y profesional depende en gran medida de una comunicación eficaz, ser discreto le beneficiará de muchas formas. Aquí hay seis hábitos que debe evitar al enviar cualquier mensaje de texto. Algunos de estos principios pueden incluso aplicarse a sus interacciones personales.

1. Usar demasiados emojis

Los emojis son divertidos de explorar y muy útiles para expresar rápidamente un sentimiento o reacción. Sin embargo, existe un límite en la frecuencia con la que debe usarlos. Tenga especial cuidado en un entorno profesional, porque ir mucho más allá de las caras sonrientes puede hacer que parezca inmaduro.

Pero seamos más específicos. Cuando hable con colegas, limítese a algunos emojis simples y utilícelos con moderación.

Cuando se dirija a un cliente, no use más que una carita sonriente por mensaje y solo si necesita darle al texto una sensación un poco más cálida. Los emojis, cuando se aplican correctamente, realmente pueden inspirar amistad.

Trate a sus conocidos con el mismo cuidado. Hasta que los conozca lo suficientemente bien, es mejor que mantenga los emojis al mínimo.

Si le envía un mensaje de texto a un amigo, por otro lado, hay menos presión. Resolver los mensajes basados ​​en imágenes de los demás podría incluso ser divertido, pero no todo el tiempo.

Conozca todos los emojis populares y sus definiciones . Entonces podrías crear un juego de mensajes de texto para tu grupo de amigos usando nada más que emojis. Este es el único uso excesivo apropiado de emojis.

2. Escribir en mayúsculas

Aquí hay otro mal hábito en el que entran los mensajes de texto. El aspecto de las LETRAS MAYÚSCULAS sugiere gritar, por lo que leer un correo electrónico en mayúsculas es discordante por decir lo menos. Nunca use en exceso las letras mayúsculas, especialmente en un contexto profesional.

Asegurarse de que su mensaje sea tranquilo y claro envía una señal mucho mejor. Demuestra que te preocupas por la experiencia de lectura del destinatario y los anima a responder de la misma manera respetuosa.

Pero también tenemos tendencias como la alternancia de gorras. Si bien este patrón tiene un propósito específico (expresar sarcasmo), es muy duro para los ojos, así que evite usarlo o algo similar tanto como sea posible. De hecho, un solo emoji sería una opción mucho mejor.

3. Usar expresiones molestas

Las palabras realmente pueden cortarse de manera incorrecta cuando menos lo esperas. Y cuando muchas personas están de acuerdo en que frases específicas son ofensivas, es una buena idea dejar de usarlas. Si eres un gerente o alguien en una posición muy social, lo último que quieres es alejar a la gente.

Evite el uso de expresiones como las del video anterior o la lista a continuación. Pueden parecer inocentes, pero pueden parecer degradantes, pasivo-agresivos y francamente molestos:

• "Con todo el debido respeto…"
• "En mi opinión…"
• "Llegarás ahi…"
• "Puedes hacerlo mejor que eso…"
• "Es de sentido común …"
• "Es lo que es…"

La lista sigue y sigue, por lo que podría valer la pena investigar más a fondo el asunto de las frases molestas con la ayuda de fuentes como Reader's Digest . De esta forma, redactar textos y correos electrónicos adecuados será más fácil y rápido.

Pero evitar la ofensa también se reduce al principio básico de pensar antes de hablar, que se aplica tanto a las interacciones escritas como a cualquier otra cosa. Escribir te da más tiempo y espacio para pensar, así que aprovecha la oportunidad para cuidar cómo te expresas.

4. Envío de demasiados mensajes

Otro aspecto de una buena comunicación es encontrar los límites adecuados. No espere obtener una respuesta inmediata, por ejemplo. Y tampoco exijas uno.

Si tiene prisa, dígalo de la manera más cortés posible. Si no hay respuesta dentro de las 24 horas, envíe un seguimiento diplomático o continúe.

La mensajería agresiva es un gran no-no en las interacciones profesionales, ya sea con compañeros de trabajo o clientes. Podría decir que las llamadas a la acción claras son clave para las campañas de marketing, pero eso no significa que deba llenar sus boletines con ellas.

En última instancia, recuerde que las personas tienen vidas y presiones propias, así que sea respetuoso y paciente al escribir su mensaje de texto o correo electrónico a alguien.

5. Enviar mensajes en el momento equivocado

El tiempo también cuenta como tacto. Como ya mencioné, puede hacer un seguimiento de un correo electrónico anterior, pero no abrume al destinatario con varios mensajes nuevos en un corto espacio de tiempo.

No importa lo educado que sea, es una muestra de impaciencia lo que los desanimará. Si dirige un negocio, puede perder clientes de esta manera.

Además, si te comunicas con personas a través de SMS o WhatsApp, ten cuidado con la hora a la que envías tus mensajes. Puede que estés despierto a las seis de la mañana, pero no todos los demás.

Establezca plazos apropiados para enviar mensajes de texto, especialmente con personas relacionadas con el trabajo. Después de todo, molestarlos a altas horas de la noche podría llevarlos a silenciar las notificaciones y perderse mensajes importantes posteriores. El autocontrol es vital para las buenas habilidades sociales.

También puede aprovechar al máximo las soluciones modernas aprendiendo a programar mensajes de texto con Google Messages . Outlook y Gmail le permiten hacer lo mismo con los correos electrónicos. Muchos de estos métodos inteligentes pueden poner rápidamente en orden sus comunicaciones.

6. Estructurar mal sus mensajes

Además del contenido de un mensaje, también debes tener cuidado con la forma en que lo juntas. Un gran error al escribir algo es convertirlo en un bloque de texto. En primer lugar, disuade a los lectores a primera vista. En segundo lugar, es fácil pasar por alto detalles clave en todas esas palabras.

Asegúrese de dividir sus mensajes, especialmente los largos, en porciones más pequeñas que sean más fáciles de absorber. Aún mejor, use viñetas o una fuente en negrita para resaltar la información importante.

Sin embargo, en general, trate de ser breve. Un correo electrónico interminable no es atractivo. Alternativamente, divídalo en mensajes interesantes separados, pero no los envíe todos al mismo tiempo. Para fines profesionales, sea inteligente y planifique sus comunicaciones con anticipación para obtener los mejores resultados.

Sin embargo, una vez más, existe un límite en cuanto a lo pequeños que deben ser sus mensajes. Cuando envíe mensajes de texto, por ejemplo, evite el estilo Shatner, que es cuando usa varios textos para formar una sola oración.

Es un ejemplo extremo, pero una tendencia común, no obstante. Y, a menos que desee que las personas le tengan pavor a sus mensajes, procure que su recepción y lectura sea lo más fácil posible.

Piense e investigue antes de redactar su próximo mensaje

Las personas no pueden ver su rostro o lenguaje corporal al leer sus mensajes, así que siga estos consejos para presentar estos textos en la mejor forma posible. De esa forma evitará confundir o incluso insultar a alguien por error.

Todos los detalles importan, desde las expresiones que usa hasta la estructura del texto. Preocuparse por cómo llega un correo electrónico o SMS genera buenas relaciones, ya sea con amigos, colegas o clientes. Pero la buena comunicación escrita es solo una herramienta cuando se trata de mejorar sus habilidades con el correo electrónico.