Cómo crear atajos de teclado personalizados en Microsoft Excel

El dominio total de Microsoft Office exige el uso de atajos de teclado. Aunque hay muchos atajos de teclado incorporados para Microsoft Excel, para obtener el mejor flujo de trabajo, generalmente necesita editar o personalizar esos atajos para que se adapten mejor a sus necesidades.

Afortunadamente, Excel admite algunos atajos de teclado personalizables, y estamos aquí para mostrarle cómo crear los suyos propios.

Una nota sobre los atajos de teclado predeterminados de Excel

Desafortunadamente, no todo es perfecto en el ámbito de los accesos directos personalizados de Excel. Excel no ofrece la funcionalidad para anular los atajos estándar, por lo que no puede ajustar la tecla de atajo para algo que ya existe.

Por lo tanto, existen tres tipos principales de atajos de teclado:

• Atajos estándar, como Ctrl + I para cursiva, que no puede cambiar en Excel.
• Atajos Alt, donde presiona la tecla Alt para activar atajos para elementos de la cinta. Por ejemplo, al presionar Alt> N> T se seleccionará la pestaña Insertar en la cinta, seguida de la opción Tabla .
• Atajos de macro, que están completamente personalizados. Hablaremos de esto en un momento.

Entonces, aunque no puede modificar ninguno de los accesos directos predeterminados, aún puede acceder a algunas funciones en la cinta de opciones o crear macros. Por lo tanto, usaremos esas opciones para crear atajos personalizados.

1. Comandos personalizados de la barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido (QAT) es una tira útil de comandos que siempre permanece en la parte superior de la pantalla. De forma predeterminada, solo incluye algunas opciones, como guardar , deshacer y rehacer , que es posible que desee eliminar, ya que ya tienen atajos de teclado fáciles. Pero puede agregar muchos más comandos al QAT.

Mencionamos que los códigos Alt le permiten acceder a cualquier cosa en la cinta. Si presiona Alt , debería notar algunas teclas de atajo emergentes que también aparecen cerca del QAT, brindándole un atajo de un paso a cualquier comando de Excel que desee.

Para configurar la barra de herramientas de acceso rápido en Excel como desee, haga clic en la flecha desplegable en el extremo derecho de los iconos actuales. Puede consultar algunas opciones comunes aquí, pero para obtener una lista completa, querrá seleccionar Más comandos .

Esto abre la ventana de personalización, donde verá una lista de comandos disponibles en el cuadro de la izquierda y sus comandos QAT actuales a la derecha.

Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

Haga clic en cualquier comando en el cuadro de la derecha y presione el botón Eliminar para borrarlo o use los botones de flecha a la derecha del cuadro para reordenar los elementos actuales. Una vez que lo haya ordenado, marque el cuadro de la izquierda para encontrar los nuevos comandos que desea agregar.

De forma predeterminada, el cuadro desplegable muestra Comandos populares , pero puede cambiarlo a Comandos que no están en la cinta si desea evitar duplicar lo que ya está allí. También puede mostrar Todos los comandos , pero tenga en cuenta que hay una lista bastante larga.

Eche un vistazo a la lista y seleccione las funciones a las que le gustaría tener acceso instantáneo. El QAT permite muchos comandos, así que no tenga miedo de elegir varios de sus favoritos o incluso encontrar algunas funciones nuevas para probar.

Si desea crear agrupaciones, hay una opción llamada <Separador> que le permite agregar un divisor entre los iconos. Y para conservar su configuración para el futuro, utilice el botón Importar / Exportar en esta ventana para exportar sus personalizaciones.

Una vez que tenga todo en orden, simplemente haga clic en Aceptar para volver a Excel con su nuevo y mejorado QAT. Cuando desee acceder a una de sus funciones, presione Alt , seguido del número del comando, para ejecutarlo de inmediato.

Esto es mucho más rápido que buscar en los menús para encontrar el comando correcto.

2. Cree sus propias macros de Excel

Las macros son una característica de Office extremadamente útil (aunque a menudo pasada por alto) que le permite grabar una serie de acciones y reproducirlas automáticamente. Si tiene problemas para recordar fórmulas complejas, por ejemplo, puede crear una macro para aplicar automáticamente las fórmulas a celdas específicas.

Las macros son en realidad solo código de Visual Basic que se ejecuta en segundo plano para que Excel realice acciones, pero no es necesario que sepa cómo programar para aprovechar las macros.

Para comenzar a usarlos, habilite la pestaña Cinta de desarrollador yendo a Archivo> Opciones y elija Personalizar cinta en el panel izquierdo. En el lado derecho, asegúrese de que Desarrollador esté marcado, luego presione OK para regresar.

Grabación de nuevas macros

Ahora puede grabar su primera macro. Dirígete a la pestaña Desarrollador en la cinta y elige Grabar macro en la sección Código . Asígnele un nombre para recordarlo (no puede tener espacios) y asígnele una clave que funcione para usted.

El cuadro de acceso directo muestra Ctrl + otra tecla, pero también puede agregar Mayús a esto manteniéndola presionada mientras selecciona una tecla. Tenga en cuenta que puede anular los atajos de teclado estándar aquí, por lo que si hace que su macro se ejecute con Ctrl + Z , ya no podrá usar ese atajo para deshacer.

En Almacenar macro en , seleccione Libro de macros personal. Este es un archivo que le permite compartir macros entre libros de Excel, lo cual es perfecto para definir accesos directos. Si desea ejecutar macros en un solo libro, cambie esta configuración a Este libro. Dé a su macro una breve descripción si lo desea, luego haga clic en Aceptar .

A partir de aquí, todo lo que haces queda registrado. Cualquier celda que seleccione, los cambios de fuente que aplique o los caracteres que escriba se convertirán en su macro. Entonces, podría, por ejemplo, hacer una macro que seleccione la celda B3, escriba "prueba" y la formatee en negrita. Una vez que haya realizado exactamente la acción que desea grabar, seleccione Detener grabación en la pestaña Desarrollador para finalizar la macro.

Usar y editar macros

Después de esto, puede acceder a su macro eligiendo Macros en la misma sección de Código de la pestaña Desarrollador . Esto muestra una lista de sus macros; presione Editar para ver el código de Visual Basic para la macro, si lo desea. Esta es una buena manera de asegurarse de que no registró ningún paso adicional, incluso si no comprende completamente el código.

Una vez que esté satisfecho, puede presionar la combinación de teclas que asignó en cualquier momento para ejecutar su macro. Para cambiar la combinación de teclas más tarde, selecciónela en la lista de Macros y elija Opciones .

Aquí hay un consejo avanzado: incluso puede combinar macros y QAT. Una vez que haya guardado una macro, abra el menú QAT nuevamente y cambie el cuadro Elegir comandos de a Macros . Seleccione una macro que haya creado de la lista y podrá agregarla al QAT como cualquier otra acción.

Por lo tanto, si tiene problemas para recordar combinaciones de atajos de macros, puede ejecutarlas desde el QAT con Alt y un número.

Lo que hagas con las macros depende de ti, pero hay muchas posibilidades. Piense en cualquier cosa que haga en Excel de forma regular y que desee automatizar e intente crear una macro para ello. La automatización de estas tediosas tareas puede ahorrarle horas de tiempo.

Consulte nuestra guía para crear macros de Excel para obtener más ideas y ayuda.

Cree fácilmente accesos directos personalizados de Excel

Ahora no tiene que perder el tiempo realizando tareas repetitivas o buscando en los menús de Excel para encontrar una característica en particular. Los accesos directos tardan un poco en configurarse y todos querrán otros diferentes, pero son vitales para la eficiencia de Excel.

Las macros no dan miedo una vez que ha hecho algunas, y el QAT es útil para todos. Pero esos no son los únicos ahorradores de tiempo que Excel esconde.

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