Finalmente, puedes añadir fechas de caducidad a los archivos y carpetas de la unidad compartida.

¿Qué ha pasado? Google está integrando temporizadores directamente en el menú para compartir de Google Drive . Añade una fecha de finalización a un archivo o establece una caducidad de solo lectura para una carpeta, y deja que el acceso se restablezca automáticamente. Mi Drive ahora funciona de la misma manera: cuando se cierra una ventana de edición con límite de tiempo, el usuario vuelve al contenido disponible en la carpeta principal.

• Según la publicación de Google sobre actualizaciones de Workspace , se pueden establecer fechas de expiración para los archivos de unidades compartidas y para el rol de Visor en las carpetas.
• Los controles se encuentran en el cuadro de diálogo estándar para compartir, tanto en la web como en Android .
• En Mi unidad, el acceso caducado al Editor ahora vuelve a los permisos básicos de la carpeta en lugar de eliminar el acceso por completo.
• El despliegue para la versión de lanzamiento rápido comienza el 4 de noviembre, y el lanzamiento programado comienza el 13 de noviembre.

Esto es importante porque : La colaboración temporal está por todas partes, pero la limpieza rara vez. Los temporizadores reducen el riesgo de compartir contenido durante mucho tiempo y evitan a los equipos auditorías de permisos interminables.

• Las caducidades automáticas eliminan el acceso según lo programado, sin necesidad de seguimiento manual.
• Las fechas de vencimiento de las carpetas ayudan con las revisiones, auditorías y registros de proveedores con plazos limitados.
• Un comportamiento coherente en Mi unidad y en las unidades compartidas reduce las sorpresas cuando llega la fecha.

¿Por qué debería importarme? Si trabajas con contratistas, clientes o becarios, puedes darles el acceso justo y necesario y olvidarte de gestionar los enlaces . En cuanto se cierra la ventana, Drive se encarga del resto.

• Agregue temporizadores a los archivos, además de temporizadores exclusivos para el visor en las carpetas de unidades compartidas.
• Cuando se cierra la ventana del editor, los usuarios conservan lo que les conceda la carpeta principal, normalmente el visor.

Bien, ¿y ahora qué? Selecciona un proyecto activo, añade fechas de caducidad para los revisores externos y, a continuación, verifica que los permisos se restablezcan correctamente. Esta función está activada de forma predeterminada en las ediciones de Workspace compatibles. Puedes configurar las fechas de caducidad en la web y en Android, pero aún no en iOS.

• Anota duraciones predeterminadas, como 14 o 30 días, para que los equipos mantengan la coherencia.
• Si tu equipo depende de iPhones, usa la aplicación web o Android hasta que iOS sea compatible.
• Recopile los comentarios de los auditores o clientes y ajuste sus temporizadores estándar.