Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook

Si está restableciendo su computadora, cambiando su aplicación de correo electrónico o simplemente jugando con algo que podría afectar sus correos electrónicos, es posible que desee hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Microsoft Outlook exportándolos.

Outlook le permite exportar sus mensajes en varios formatos. Le mostraremos cuál usar, dependiendo de cómo planea usar los correos electrónicos exportados (incluido el trabajo con ellos fuera de Outlook).

Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook en Windows

Si está utilizando Outlook en una computadora con Windows, puede exportar sus correos electrónicos en formato PST. Este formato incluye no solo sus correos electrónicos, sino también sus contactos y calendario. Luego, puede usar este archivo PST en otra computadora para importar todos sus correos electrónicos a Outlook.

Algunos de los escenarios en los que le gustaría utilizar este método de exportación incluyen cambiar de una PC a otra, cambiar de Windows a Mac, mover correos electrónicos de una cuenta a otra o simplemente hacer copias de seguridad de sus correos electrónicos con regularidad .

Puede hacerlo desde Outlook; los siguientes pasos lo guiarán a través del procedimiento:

1. Inicie Outlook en su PC, haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Información en la barra lateral izquierda.
2. En el menú principal, seleccione la opción Configuración de la cuenta , seguida nuevamente por Configuración de la cuenta . Esto abrirá el menú de configuración de Outlook.
3. Seleccione la pestaña Archivos de datos para ver sus cuentas de correo electrónico.
4. Haga clic en la cuenta de correo electrónico desde la que desea exportar los correos electrónicos y seleccione Abrir ubicación de archivo en la parte superior.
5. Se abrirá una ventana del Explorador de archivos con un archivo PST resaltado. Este es el archivo que contiene todos tus correos electrónicos: puedes copiarlo donde quieras.

Lo que hagas con esto depende de tus necesidades. Puede copiar el archivo al almacenamiento en la nube para una copia de seguridad segura, moverlo a otra computadora si va a usar Outlook allí o copiarlo a una unidad externa para almacenarlo.

Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook en una Mac

Outlook funciona de manera diferente en macOS que en Windows. En una Mac, puede exportar sus correos electrónicos de Outlook a un archivo OLM. Al igual que el formato PST en Windows, este formato también guarda todos los correos electrónicos, contactos y entradas del calendario.

La única diferencia aquí es el formato de archivo real; Outlook usa el preferido para su sistema operativo. A continuación, le indicamos cómo guardar sus correos electrónicos de Outlook en un archivo OLM en su Mac:

1. Inicie Outlook en su Mac y haga clic en la pestaña Herramientas en la parte superior. Asegúrese de hacer clic en la pestaña dentro de Outlook y no en el menú Herramientas , que se encuentra en la barra de menú superior de su Mac.
2. Haga clic en Exportar en la pestaña Herramientas para exportar correos electrónicos de Outlook.
3. A diferencia de Windows, Outlook para Mac le preguntará qué elementos desea exportar desde la aplicación. Seleccione los elementos que desea respaldar y haga clic en Continuar .
4. Outlook le pedirá que seleccione una ubicación para guardar el archivo de correo electrónico exportado. Elija una ubicación conveniente en su Mac y presione Guardar .
5. Espere a que Outlook exporte todos sus correos electrónicos a la carpeta seleccionada.

El archivo OLM ahora estará disponible en la carpeta elegida. Puedes moverlo cuando quieras.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a otra cuenta de correo electrónico

Si no los está guardando como una copia de seguridad, es posible que desee exportar sus correos electrónicos de Outlook para importarlos a otra cuenta de correo electrónico como Gmail o Yahoo. Aparentemente, Outlook le permite mover sus correos electrónicos entre sus cuentas siempre que estén disponibles en la aplicación.

Si ha agregado su cuenta de correo electrónico de destino a Outlook, puede mover fácil y rápidamente todos los correos electrónicos actuales de Outlook a su cuenta de correo electrónico elegida dentro de la aplicación.

A continuación, le indicamos cómo realizar este proceso de transferencia de correo electrónico de cuenta a cuenta:

1. Agregue su cuenta de correo electrónico secundaria a Outlook si aún no lo ha hecho. Hemos mostrado cómo agregar Gmail a Outlook si necesita ayuda.
2. Abra Outlook e inicie sesión en la cuenta desde la que desea exportar los correos electrónicos.
3. Abra su bandeja de entrada y seleccione todos los correos electrónicos que contiene presionando Ctrl + A en su teclado.
4. Haga clic con el botón derecho en cualquier correo electrónico, luego elija Mover , seguido de Otra carpeta .
5. Verá un cuadro de diálogo que puede usar para mover sus correos electrónicos. Seleccione aquí su cuenta de correo electrónico de destino (como su cuenta de Gmail), elija la carpeta dentro de la cuenta donde desea guardar los correos electrónicos y haga clic en Aceptar .
6. Sus correos electrónicos comenzarán a moverse a la carpeta elegida en su cuenta de correo electrónico de destino.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Si está buscando analizar, ordenar o realizar tareas masivas en sus mensajes, es posible que prefiera tenerlos en una hoja de cálculo de Excel. Afortunadamente, Outlook tiene una opción que le permite exportar sus correos electrónicos directamente a un archivo de Excel.

Este archivo se verá como cualquier otra hoja de cálculo, con todos sus correos electrónicos perfectamente organizados en varias columnas. Esto hace que analizar los mensajes sea mucho más fácil que examinarlos en Outlook u otro programa de correo.

Puede hacer esto con los siguientes pasos:

1. Abra Outlook, haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Abrir y exportar en la barra lateral izquierda.
2. Haga clic en la opción Importar / Exportar en el panel principal.
3. Outlook le preguntará cómo desea exportar sus datos. Seleccione la opción que dice Exportar a un archivo , ya que desea exportar los datos a un archivo de Excel.
4. En la siguiente pantalla, haga clic en la primera opción que dice Valores separados por comas . Creará un archivo CSV totalmente compatible con Excel.
5. A continuación, el asistente le pide que seleccione una carpeta desde la que exportar los datos. Elija su carpeta de correo electrónico principal y haga clic en Siguiente .
6. Haga clic en Examinar y elija una carpeta de destino para el archivo de correo electrónico exportado.
7. Seleccione Siguiente seguido de Finalizar para exportar sus correos electrónicos a un archivo de Excel.

Cómo exportar correos electrónicos individuales desde Outlook

Si está buscando exportar solo un puñado de correos electrónicos, es conveniente hacerlo usando un método de arrastrar y soltar.

Para hacer esto, abra Outlook, seleccione los correos electrónicos que desea exportar y arrástrelos a una carpeta en el Explorador de archivos. Para cada uno, Outlook creará un archivo MSG que contiene el mensaje.

Muchas formas de sacar sus correos electrónicos de Outlook

Ya sea que esté cambiando a una nueva aplicación de correo electrónico o simplemente desee una copia de seguridad de sus correos electrónicos, exportar mensajes desde Outlook es fácil, como se muestra arriba.

Si está buscando cambiar a otra aplicación de correo electrónico, consulte las mejores alternativas gratuitas de Microsoft Outlook para otras opciones de correo electrónico de escritorio.

Lea el artículo completo: Cómo exportar correos electrónicos desde Outlook