Cómo agregar y editar una firma en Microsoft Outlook
Una firma al final de su mensaje de Outlook o Gmail puede agregar brillo a sus correos electrónicos. Las firmas de correo electrónico son una herramienta de red y promocional. Incluso una simple firma que incluye su nombre, información de contacto y, opcionalmente, su sitio web y dirección comercial dice mucho.
Si usa Outlook para sus correos electrónicos, crear una firma es muy fácil. No lleva mucho tiempo, ofrece flexibilidad y puede proporcionar múltiples firmas para comunicaciones corporativas y personales.
Cómo agregar una firma en Outlook
Si no está seguro de cómo crear una firma en Outlook, primero debe acceder a la pantalla de configuración. Puede abrir esta área de dos maneras diferentes en la aplicación de escritorio de Outlook.
- El primer método es hacer clic en Archivo > Opciones > Correo . Debería ver la opción de firmas y presionar ese botón.
- La segunda forma de acceder a la ventana de configuración es en la pantalla de composición del correo electrónico. Seleccione la pestaña Insertar, las firmas desplegable cuadro y seleccione Firmas.
Ambos métodos lo llevarán a la pantalla Firmas y Elementos decorativos . Aquí es donde creará su firma y configurará sus ajustes.
Cómo crear una firma en Outlook
Para comenzar, su primera creación de firma, asegúrese de estar en la pestaña Firma de correo electrónico en la ventana de configuración. Entonces, sigue estos pasos.
- Seleccione la cuenta de correo electrónico que desea usar a la derecha si configura más de una dirección. Recuerde que puede crear múltiples firmas para varias cuentas.
- Haga clic en Nuevo , que debería ser el único botón accesible si aún no hay otras firmas.
- Dale un nombre a tu firma. Esto es tan importante como útil si planea configurar más de una firma. Por ejemplo, puede elegir tener diferentes firmas para nuevos mensajes y respuestas o para mensajes dentro y fuera de la oficina. Por lo tanto, intente usar un nombre significativo que reconocerá de un vistazo.
- Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Cómo formatear una firma
Ahora viene la parte divertida, crear una firma de correo electrónico extraordinaria en el editor de texto. Por supuesto, puede simplificarlo simplemente ingresando su nombre e información de contacto. Pero puede usar las herramientas disponibles para cambiar el estilo y el tamaño de fuente, formatear el texto , cambiar el color y alinearlo a la izquierda, derecha o centro.
Si desea realizar estos cambios, puede usar las herramientas antes de escribir la firma o después. Sin embargo, es más fácil comenzar escribiendo primero su firma en el cuadro de texto Firma de correo electrónico y luego haciendo cambios.
Viste el texto
Para cambiar el texto en la firma después de escribirlo, simplemente seleccione el texto y realice cambios en el estilo de fuente, tamaño, formato o color. Por ejemplo, tal vez quieras que tu nombre parezca más grande y con un carácter elegante. O tal vez desee que el nombre y el número de teléfono de su empresa aparezcan en los colores de su empresa.
Agregar un enlace
Una característica interesante de crear la firma en el escritorio de Outlook es que si desea agregar un enlace a un sitio web, la aplicación lo hace automáticamente. Por ejemplo, si comienza a escribir "www". y luego el resto de la URL, cuando presiona la tecla Intro , el texto se vincula al sitio por usted.
Alternativamente, puede vincular el texto usted mismo y usar un idioma diferente con el botón Hipervínculo . Esto le permite componer cualquier texto que desee y vincularlo. Por ejemplo, es posible que desee ver el nombre de su empresa tal como está pero vincularlo al sitio web de la empresa.
Para hacer esto, siga estos pasos:
- Seleccione el texto y haga clic en el botón Hipervínculo en la parte superior del editor.
- Subenlace Para garantizar que los archivos existentes o las páginas web estén seleccionados.
- Confirme el texto que se mostrará en la parte superior, luego ingrese la URL en el campo Dirección .
- Haga clic en Aceptar y ya está listo.
Notará que también puede vincular a un correo electrónico en el mismo cuadro, que es otra forma práctica de formatear su dirección de correo electrónico. También puede incluir una línea de asunto para que sepa que el mensaje es de un usuario que hizo clic en su dirección en el correo electrónico. Solo tenga en cuenta que el usuario probablemente puede editar esa línea de asunto con su propia aplicación.
Insertar una imagen
Otra excelente manera de hacer que su firma se destaque es insertando una imagen. El uso más común para esto es para el logotipo de su empresa. Y muchas compañías realmente requieren que su logotipo esté en su firma. De cualquier manera, agregar esto es tan fácil como agregar un enlace.
Mueva el cursor al punto de firma donde desea la imagen y haga clic en el botón Imagen . Busque su archivo en la ventana emergente, selecciónelo y presione Insertar . Eso es todo, Outlook inserta su imagen en su firma.
Si se da cuenta después de insertar la imagen que podría usar algún formato, también puede hacerlo. Simplemente haga doble clic en la imagen para abrir la ventana de formato. Luego, puede ajustar el tamaño, los colores y las líneas, así como ingresar texto alternativo y recortar la imagen.
Otra forma fantástica de formatear una imagen en su firma es vincularla. De esta forma, el destinatario puede simplemente hacer clic en el logotipo e ir directamente al sitio web de la empresa. Para hacer esto, agregue la imagen e inserte el enlace con los pasos anteriores.
Incluir una tarjeta de visita
Aunque tal vez no sea tan común como otras herramientas de formato, la opción de agregar una tarjeta de presentación está disponible. Coloque el cursor donde desee, haga clic en el botón de la tarjeta de visita, seleccione la ubicación en el cuadro de búsqueda en la gota – menú desplegable y haga clic en OK.
Si tiene una tarjeta de presentación que incluye su nombre, título profesional y nombre de la compañía, esta es una manera conveniente de agregar rápidamente esos detalles.
Cómo configurar una firma
Todo lo que tiene que hacer ahora es decidir cuándo se debe usar. Ya ha elegido la dirección de correo electrónico para adjuntarla, pero todavía hay una. Puede usar la firma para nuevos mensajes, respuestas y reenvíos o ambos. Y puedes crear diferentes para cada uno.
Por ejemplo, si tiene una firma que incluye muchos detalles junto con su nombre, es posible que no desee incluir todo esto cuando responda o envíe un correo electrónico a alguien. En ese momento, puede simplemente desear un simple "gracias" junto con su nombre.
Luego, mantendría el nombre de su nueva firma de correo electrónico en el área Nuevos mensajes y luego crearía otra nueva firma y seleccionaría su nombre en el cuadro Respuestas / Siguiente. Outlook los colocará en correos electrónicos de forma predeterminada, pero puede editarlos antes de enviarlos.
Cómo usar una firma diferente en Outlook
Ahora que ha configurado sus firmas predeterminadas, no tiene que preocuparse por ingresarlas cuando redacte, responda o reenvíe un mensaje. Pero, ¿qué pasa si desea usar una firma diferente en ese correo electrónico?
En la nueva ventana de mensaje, haga clic en la pestaña Insertar . Luego, seleccione el cuadro desplegable Firmas y seleccione la firma que desea usar. Luego verá su opción emergente directamente en su correo electrónico en lugar del valor predeterminado.
Cómo editar una firma en Outlook
Ahora puede haber configurado todas sus firmas, pero se da cuenta de que necesita hacer un cambio. ¿Cómo editas una firma existente? Esto es tan simple como crear uno.
Nuevamente, acceda a la ventana de configuración de firma haciendo clic en Archivo > Opciones > Correo . O, en la pantalla de redacción de correo electrónico, seleccione la ficha Insertar, las firmas desplegable cuadro y seleccione Firmas.
Luego, seleccione el nombre de la firma en el cuadro Seleccionar firma para editar . Realice sus cambios dentro del editor y haga clic en Guardar .
También puede cambiar el nombre de su firma desde esta área, si es necesario. Haga clic en Cambiar nombre , asígnele un nuevo nombre y haga clic en Guardar .
Las firmas son para múltiples correos corporativos
Puede encontrarse en una situación en la que su empresa tiene reglas estrictas para firmar y formatear correos electrónicos. O simplemente prefiera mantener sus firmas simples por razones profesionales. Pero las firmas de correo electrónico no son solo para negocios y con las herramientas que ofrece Outlook, puede hacer que sus correos electrónicos personales sean divertidos y creativos.
Aquí hay algunas sugerencias.
Agregue un poco de alegría a las vacaciones que envía a amigos y familiares. Puede insertar una linda imagen navideña, agregar un cierre alegre y embellecer su firma con colores festivos.
Incluya motivación, inspiración o buen humor con una cita. Puede hacer que cualquier palabra sea elegante o divertida con las herramientas de formato en Outlook.
Muestre su espíritu de equipo para la temporada de fútbol, baloncesto o béisbol. Puede publicar una foto de su equipo favorito, vincularla a su sitio web oficial y usar los colores del equipo para un efecto cautivador.
Y para obtener más opciones, consulte estos generadores de firmas de correo electrónico para que sus correos electrónicos se destaquen.
Su firma de Outlook en línea
Si ocasionalmente inicia sesión en su cuenta de Outlook en la web, también puede agregar una firma predeterminada allí. Sí, Outlook en la web no es lo mismo que Outlook en los escritorios, pero eso es algo que ambos comparten. Obtenga más información sobre las diferencias entre los servicios de correo electrónico de Outlook, Hotmail y Microsoft .
- Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para abrir su configuración.
- Seleccione Ver todas las configuraciones de Outlook a continuación.
- Seleccione Correo a la izquierda, luego Escribir y responder .
Aunque actualmente solo puede crear y usar una firma en el sitio de Outlook, aún puede formatearla, agregar imágenes y enlaces y configurarla para el tipo de mensaje.
Tómese el tiempo para crear su firma de correo electrónico de Outlook
Para los correos electrónicos corporativos, las firmas pueden ser simples, atractivas y útiles al mismo tiempo. Ofrecen a los destinatarios una forma fácil de ver la información de contacto y visitar el sitio web de la empresa. Para correos electrónicos personales, las firmas pueden ser únicas, divertidas y divertidas. Pueden mostrar personalidad y espíritu.
Por lo tanto, siempre vale la pena tomarse el tiempo para crear la firma de correo electrónico de Outlook.
Si necesita un poco más de ayuda con la firma de su empresa, consulte nuestros consejos para crear la firma de correo electrónico profesional perfecta .
Lea el artículo completo: Cómo agregar y editar una firma en Microsoft Outlook