9 consejos clave para administrar y organizar archivos de computadora

Organizar los archivos en su computadora puede ser complicado. Si no tiene cuidado, sus archivos y carpetas podrían convertirse en un desorden extenso que es difícil de navegar y encontrar lo que necesita.

Es por eso que combinamos estas técnicas de administración de archivos de Windows. No hay una manera perfecta cuando se trata de administrar los archivos de su computadora, pero estos consejos lo ayudarán a crear el orden del caos.

1. Vaciar la basura

Es probable que haya muchos datos en su computadora que no necesita. El primer paso debe ser encontrarlos y eliminarlos, ya que no tiene sentido organizar archivos no deseados. También es útil limpiar el disco para dejar espacio para nuevos datos.

Nuestra guía de limpieza de Windows 10 debería ser útil para esta actividad. Si accidentalmente elimina algo, siempre puede recuperarlo de la Papelera.

2. Agrupe sus archivos en carpetas

Las carpetas son la columna vertebral de una buena estructura organizativa. Le permiten agrupar archivos en colecciones lógicas.

De manera predeterminada, Windows viene con bibliotecas como Documentos e Imágenes que se pueden usar como punto de partida. En el Explorador de archivos, haga clic con el botón derecho y elija Nuevo> Carpeta para comenzar a crear.

Puede ser útil planificar la estructura de carpetas en algunas hojas antes de descifrarlas. Por ejemplo, ¿desea dividir la carpeta Imágenes por evento, personas, lugar u otra cosa? ¿Quieres que tus documentos se separen de la vida y el trabajo?

También puede crear carpetas dentro de carpetas. Dicho esto, trata de no hacer que la jerarquía sea demasiado profunda, de lo contrario terminarás haciendo clic constantemente en las carpetas cuando intentes encontrar algo.

3. Crear una convención de nomenclatura coherente

Es mejor tener una convención de nomenclatura coherente para carpetas y archivos. Debe quedar claro lo que hay dentro sin abrirlo, pero también debe ser relativamente conciso.

No olvide que el Explorador de archivos puede mostrarle muchos metadatos fantásticos. En la cinta, vaya a Ver> Agregar columnas . Aquí puede agregar columnas como Fecha de modificación , Tipo y Autores . Esto significa que no necesariamente necesita incluir esta información en los nombres de archivo.

Algunos consejos generales:

• Cuando use números secuenciales al comienzo de los nombres, preceda los ceros (por ejemplo, 001, 002) para facilitar la clasificación.
• Asegúrese de que su ortografía y gramática sean precisas para que aparezcan correctamente en todas las búsquedas.
• No uses abreviaturas. Puede que tengan sentido en ese momento, pero probablemente olvides lo que significan.

Si necesita cambiar el nombre de muchos archivos a la vez, use una herramienta como Bulk Rename Utility .

4. Acceda rápidamente a carpetas y archivos

Es genial organizar sus archivos en carpetas estructuradas, pero no tiene que navegar a través de esta estructura cada vez que desea encontrar algo. Windows tiene una poderosa búsqueda. Simplemente abra el menú Inicio, comience a escribir y escaneará todo en su computadora. Aquí hay algunos accesos directos de búsqueda de Windows 10 y consejos para conocer .

Puede agregar carpetas a las que se accede con frecuencia al menú Inicio. Haga clic derecho y seleccione Pin para comenzar a hacerlo. Además, arrastre una carpeta a la barra de tareas para bloquearla allí. Luego haga clic con el botón derecho del mouse en el Explorador de archivos y se mostrará en la sección Anclado .

Finalmente, puede ajustar el Explorador de archivos para obtener una mejor visión general de sus datos. Cambie a la pestaña Ver en la cinta. Aquí puede elegir diferentes métodos de clasificación , habilitar el panel de detalles, cambiar el diseño y mucho más. Juega con estas opciones hasta que encuentres algo que funcione para ti. También puede cambiarlos por carpeta. Por ejemplo, un diseño de icono grande es bueno para una carpeta de fotos, mientras que una lista funciona mejor para documentos.

5. Use proveedores de almacenamiento en la nube

Si a menudo colaboras en archivos con otras personas o te mueves entre dispositivos como computadoras portátiles y de escritorio, puede ser una verdadera molestia seguir enviando archivos de un lado a otro. También es probable que termines con varios archivos en diferentes lugares, como tus documentos y correos electrónicos.

Una excelente manera de evitar esto es utilizar un proveedor gratuito de almacenamiento en la nube . Estos servicios le ofrecen múltiples gigabytes de espacio para almacenar sus datos y sincronizarlos en todos sus dispositivos.

Los servicios decentes, como OneDrive o Google Drive, se integrarán directamente en el Explorador de archivos para que pueda administrar todos sus archivos desde la misma ubicación.

6. Eliminar duplicados y usar atajos

Tener múltiples copias del mismo archivo es un juego peligroso. No es solo una pérdida de espacio de almacenamiento, sino que cualquier cambio no se sincronizará entre sí. Esto podría conducir, por ejemplo, a diferentes versiones del mismo documento.

Los duplicados pueden ocurrir por accidente y puede ser una molestia cazar manualmente. Es por eso que es mejor usar un programa como dupeGuru , que escaneará su computadora en busca de archivos duplicados, en el nombre y el contenido del archivo, incluida una búsqueda "difusa" de archivos similares, y le permitirá eliminarlos.

Las copias de los archivos a menudo surgen cuando se guardan en diferentes lugares. No lo hagas Usa los atajos en su lugar. Dentro de la carpeta, haga clic con el botón derecho y elija Nuevo> Enlace y siga el asistente.

7. Usa aplicaciones para tomar notas

Si usted es el tipo de persona que a menudo necesita apuntar notas o pensamientos, no deje archivos de texto extraviados en su computadora. Piensa en notas adhesivas físicas; Están diseñados como memorias temporales, no como una solución de almacenamiento permanente. Lo mismo vale para tu vida digital.

Considere usar una aplicación para tomar notas como OneNote , Evernote o una alternativa ligera para tomar notas .

La mayoría de estas aplicaciones le permiten almacenar localmente y en línea. Están diseñados principalmente para residuos y tienen sus propias herramientas de organización. Es mucho mejor usarlos y mantener todo en un solo lugar.

8. Archive archivos antiguos si es necesario

A algunas personas les gusta crear una carpeta "Archivo" en su computadora y descargar archivos viejos en ella, pero es como barrer todo debajo de la alfombra. Un archivo adecuado está diseñado para archivar archivos que ya no necesitan acceso regular pero que aún deben conservarse. Por lo general, está separado de la unidad principal y también puede usar soluciones de almacenamiento más lentas y más baratas.

Para descubrir el historial de un archivo, haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione Propiedades. Aquí puede ver cuándo se creó , editó y accedió al archivo.

Es fácil agrupar rápidamente sus archivos por fecha de modificación. En el Explorador de archivos, haga clic en el cuadro de búsqueda en la parte superior derecha, luego use la lista desplegable Fecha de modificación en la cinta. Puede vincular este parámetro con otras cadenas de búsqueda. Por ejemplo, puede buscar archivos DOC que se modificaron por última vez en 2019.

Por lo general, solo necesita archivar si tiene muy poco espacio de almacenamiento en la unidad principal. De lo contrario, no hay nada de malo en mantener los datos antiguos siempre que estén organizados correctamente.

9. Cumpla con su plan organizacional

No malgastes todo tu trabajo organizativo. Cíñete a tu plan. Puede ser muy tentador guardar rápidamente un archivo nombrándolo al azar y arrojándolo al escritorio. Hay muchas formas mejores de almacenar sus archivos que en el escritorio .

Si no lo hace, terminará en el caos de los archivos donde comenzó de nuevo. Cuando cree o guarde un archivo nuevo, tómese un momento para darle un buen nombre y colocarlo en la carpeta correcta. Tu futuro yo te lo agradecerá.

Organiza tus archivos automáticamente

Estos consejos seguramente lo ayudarán a sentar las bases para organizar sus archivos. Los días en los que no puedes encontrar algo que necesitas han quedado atrás. Sabrá exactamente cómo ubicar el archivo deseado.

Sin embargo, nuestro consejo no termina ahí. Puede aligerar la carga utilizando estas aplicaciones para organizar automáticamente sus archivos de Windows .

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