Cómo crear una lista desplegable en Excel en Windows y Mac
Implementar una lista desplegable en Excel es una forma rápida y eficiente de elegir datos predefinidos. En el proceso, podrá ahorrar tiempo en comparación con ingresar manualmente dichos datos en una hoja de cálculo determinada. Las listas desplegables son perfectas para varios propósitos, como ingresar información en un formulario.
A continuación se explica cómo crear una lista desplegable usando Microsoft Excel en Windows y Mac.
Cree una lista desplegable ingresando datos manualmente
Hay algunas formas de crear una lista desplegable en Excel. Este método específico es el más sencillo y particularmente efectivo para principiantes en hojas de cálculo de Microsoft Excel y para listas que no requieren actualizaciones constantes.
Paso 1: seleccione la celda en la columna donde desea ingresar una lista desplegable.
Paso 2: vaya a la pestaña Datos y seleccione el botón Validación de datos o elija Validación de datos en el menú desplegable.
Paso 3: Elija el menú Permitir en la siguiente ventana que aparece y seleccione Lista .
Paso 4: Dentro del campo Fuente , ingrese exactamente lo que desea que se incluya en la lista desplegable. Asegúrese de aplicar una coma después de cada elemento de la lista.
Paso 5: seleccione Aceptar .
La celda que seleccionó inicialmente en el paso 1 ahora tendrá una lista desplegable funcional que constará de toda la información que ingresó en el paso 4.
Cree una lista desplegable seleccionando un rango de celdas
La forma más común de crear una lista desplegable en Excel con múltiples selecciones es mediante el uso de un rango, que se basa en el uso de datos de otras celdas.
Paso 1: Elija una columna donde desee incluir los datos que se mostrarán en la lista desplegable asociada. Esto puede ser de la misma hoja de cálculo donde se ubicará la lista desplegable, pero también puede usar una hoja de cálculo separada (agregue una nueva hoja de cálculo en la parte inferior). Naturalmente, la última opción hará que su hoja de cálculo principal luzca más ordenada, profesional y menos abarrotada.
Paso 2: escriba todas las entradas de datos en la columna (puede agregar una nueva columna si es necesario), y cada entrada tendrá su propia celda.
Paso 3: seleccione la celda donde desea que aparezca la lista desplegable.
Paso 4: vaya a la pestaña Datos y elija Validación de datos en el menú desplegable.
Paso 5: dentro del menú Permitir , seleccione Lista . Se mostrará una flecha en el borde del campo Fuente . Seleccione esa flecha .
Paso 6: volverás a la vista principal de tu hoja de cálculo. Desde aquí, simplemente seleccione el rango de celdas arrastrando el cursor desde la primera celda hacia abajo hasta donde se encuentre la última celda.
Paso 7: en la mini ventana emergente de validación de datos , seleccione el botón de flecha . La barra Fuente incluirá todo el rango de celdas que seleccione en los pasos anteriores. Elija Aceptar .
Ahora tendrá un menú de lista desplegable ubicado en la celda que eligió en el paso 3.
Mostrar un mensaje cuando se selecciona la lista desplegable
Una vez que haya creado su lista desplegable, puede hacerla más accesible agregando un mensaje de entrada.
Paso 1: elija la celda donde se encuentra la lista desplegable. Luego abra la ventana emergente de Validación de datos una vez más.
Paso 2: seleccione la pestaña Mensaje de entrada . Ingrese un título relevante y el texto que desea que se muestre al hacer clic en la lista desplegable. El texto agregado aquí está limitado a 225 caracteres.
Paso 3: seleccione "Aceptar" para aplicar el mensaje.
Mostrar una alerta de error
De manera similar a cómo puede insertar un mensaje que describe el propósito de la lista desplegable, también puede mostrar una alerta de error, que puede surgir cuando se ingresa texto o datos que no se encuentran en la lista.
Paso 1: seleccione la celda donde creó su menú desplegable. Vuelva a abrir la ventana de Validación de datos , seleccione la pestaña Alerta de error y marque la casilla Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos .
Ingrese un título personalizado y un mensaje. Si los campos de título o texto se dejan vacíos, Excel aplicará un mensaje predeterminado.
Paso 2: Elija un estilo de los proporcionados, como Detener (X) , y seleccione Aceptar .
Alternativamente, si desea que aparezca un mensaje emergente que no impida que las personas ingresen datos no válidos, seleccione Información o Advertencia en el menú Estilo . Ambas opciones lucen su propio diseño.
Protege tu lista desplegable
Para evitar que alguien vea o altere la fuente de los datos de la lista desplegable, puede bloquear esas celdas .
Paso 1: Vaya a la columna donde se ingresan sus datos para la lista desplegable. Ahora seleccione las celdas que desea bloquear para evitar cambios de fuentes no autorizadas.
Una vez que haya seleccionado el área que desea bloquear, vaya a la pestaña Inicio .
Paso 2: Dentro de la sección Alineación , seleccione la flecha pequeña en la parte inferior derecha para abrir la ventana Formato de celdas . Dirígete a la pestaña Protección , marca la casilla Bloqueado y selecciona Aceptar .
Paso 3: Vaya a la pestaña Revisar y seleccione Proteger hoja o Proteger libro . Realice los ajustes según sus requisitos y seleccione Aceptar .
Usar listas desplegables en Excel es una de las mejores formas de ahorrar tiempo, aunque primero requiere una pequeña configuración. Tenemos más trucos de Excel para mejorar su flujo de trabajo , así que ¿por qué no los echa un vistazo?