Cómo crear un buzón Catch-All en Office 365

Si no está familiarizado con el término buzón de correo general , es una dirección de correo electrónico donde puede recibir correos electrónicos enviados a direcciones de correo electrónico no válidas que tienen su nombre de dominio.

Para hacerlo más práctico, suponga que su dirección de correo electrónico es [email protected] y, por alguna razón, su cliente envía un correo electrónico a [email protected] . Tal error haría que el correo electrónico se devolviera al remitente. Pero tener un buzón de correo general configurado permite que dichos mensajes se entreguen en una bandeja de entrada dedicada a la que puede acceder.

Veamos cómo puede crear un buzón general en Office 365.

Office 365 y la opción "Buzón Catch-All"

Entre muchos clientes de Office 365, el buzón Catch-All es una característica viral, principalmente porque evita la pérdida de información relacionada con la empresa cuando se realizan errores tipográficos en las direcciones de correo electrónico. Lamentablemente, Microsoft no es compatible directamente, presumiblemente porque puede causar lagunas para los correos electrónicos no deseados que sobrecargan los sistemas de correo de Office 365.

Pero hay una forma de evitar esta advertencia, y tenemos la intención de dejarle entrar. Sin embargo, debe tener en cuenta que los buzones de correo general solo funcionan para los correos electrónicos enviados desde dominios externos. Dicho esto, aquí están las instrucciones paso a paso para crear un buzón general.

Configuración de un buzón Catch-All

Para implementar la configuración general del buzón en el entorno de Exchange Online, proponemos tres características simples:

• El grupo de distribución dinámica
• Un buzón compartido
• Una regla de transporte de Exchange Online

Por último, necesitará una nueva regla de transporte para Exchange Online. Esta regla será responsable de implementar los términos en los que opera el buzón general.

Paso 1: creación de un grupo de distribución dinámico

El primer paso consiste en crear un grupo de distribución dinámico. Este grupo de distribución enumera todas las direcciones de correo electrónico de Office 365 de su organización para recibir correos electrónicos de dominios externos. Para crear un grupo de distribución dinámico, estos son los pasos a seguir.

1. Vaya al portal de Office 365 > Mostrar todo > Exchange . Al hacer clic en Exchange, se le redirigirá al Panel de administración de Exchange.

2. En el panel Exchange, seleccione Destinatarios> Grupos .
3. Una vez que haya hecho esto, busque un signo + en un menú desplegable Nuevo grupo de Office 365 y seleccione Grupo de distribución dinámica.

4. Luego vaya a Destinatarios > Grupos> Grupo de distribución dinámico . Hacer esto debería abrir un nuevo campo que requerirá que ingrese algunos detalles. La información obligatoria es el nombre para mostrar y el alias y los miembros . Puede utilizar el mismo nombre para los dos primeros.
5. Para agregar miembros, seleccione Todos los tipos de destinatarios y haga clic en Guardar .

Ahora, ha creado oficialmente su grupo de distribución dinámica; ahora, necesita configurar un buzón de correo compartido.

Paso 2: Configurar un buzón compartido

El segundo paso en la configuración es un buzón de correo compartido. Debido a que una organización tiene muchos destinatarios, requiere un espacio compartido para que puedan ver los correos electrónicos que llegan a través del buzón general. Este espacio se denomina buzón compartido. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Vaya a Portal de Office 365 > Grupos > Buzones de correo compartidos> + para crear un nuevo buzón de correo compartido.

2. Luego, vaya a Portal de Office 365 > Grupos > Buzones de correo compartidos y agregue un buzón de correo compartido. Aquí, agregue su nombre de dominio y la dirección de correo electrónico del administrador y haga clic en Agregar .
3. En la pestaña que aparece, haga clic en Pasos siguientes y seleccione Agregar miembros a este buzón . Haga clic en él y agregue los usuarios que estarán en el buzón compartido. Utilice sus grupos dinámicos aquí.

4. Después de agregar todos los miembros, haga clic en Guardar y ahí lo tiene. Su buzón está todo configurado. Ahora, lo que queda entre usted y su buzón general es la regla de transporte de Exchange Online .

Paso 3: creación de la regla de transporte de Exchange Online

Ahora tiene su buzón de correo compartido con la lista dinámica de personas que desea; es hora de crear reglas para su catch-all utilizando los siguientes pasos.

1. Vaya al menú de navegación y seleccione Mostrar todo > Exchange > Flujo de correo > Dominios aceptados .
2. Ella elige Portal de Office 365 > Mostrar todo > Exchange > Flujo de correo > Dominio aceptado > Relés internos.
3. Asegúrese de seleccionar Relés internos en sus dominios. Este es un paso crucial porque es lo que hace que su regla de transporte funcione. Así que tenga mucho interés en no saltarse este paso.

4. Luego regrese al panel de navegación y haga clic en Flujo de correo > Reglas > + > Crear nueva regla y asigne un nombre a su nueva regla Catch-all . Ahora, necesita crear criterios de aplicación.
5. Vaya a si se encuentra el remitente y seleccione Fuera de la organización.

6. Luego, finalmente elija Hacer lo siguiente > Redirija el mensaje ay elija CatchAll. Con esto, habrá logrado oficialmente crear su buzón general.

Cómo funciona el entorno de Exchange Online (autorizado frente a retransmisión interna)

Siempre que se registra un nombre de dominio público en Office 365, el dominio se considera un dominio aceptado . El servidor de Exchange Online se percibe a sí mismo como la única autoridad sobre el nombre de dominio público registrado.

Por lo tanto, si intenta enviar un correo electrónico desde el dominio público registrado, Exchange Online Server pasará por la Lista global de direcciones (GAL) en busca de la dirección del destinatario. Si la dirección existe, el mensaje se entregará a su destino. Sin embargo, si detecta que la dirección no existe en la GAL, el remitente recibirá un mensaje indicándole que el destinatario no existe.

Para resolver este problema, debe cambiar el nombre de dominio registrado del Autoritativo predeterminado a Retransmisión interna. En este caso, si su remitente envía un correo electrónico a un destinatario no existente, Exchange Online sabe que debe reenviar el mensaje a "otra infraestructura de correo" en lugar de enviar un mensaje de error al remitente. Si ha registrado más de un nombre de dominio público para su organización, tendrá que cambiar la configuración de cada dominio de Autoritativo a retransmisión interna por separado.

Como mencionamos anteriormente, Exchange Online no admite la función de buzón de correo general de forma predeterminada. Esto significa que tendrá que utilizar el método que le hemos descrito. También hay otros métodos, como el código. Pero no todo el mundo conoce sus lenguajes de programación, por lo que creemos que le resultará más fácil ceñirse a las cosas más sencillas.

¿Existe alguna desventaja en el uso de un buzón Catch-All?

Podría haber un riesgo o dos al usar un buzón de correo general en Office 365. El más obvio de estos riesgos es que este buzón puede permitir posibles ataques de phishing en el sistema de correo electrónico y las cuentas adjuntas a él.

Por ejemplo, las fuentes externas pueden apuntar a nombres de cuentas conocidos dentro de una organización y dirigir correos electrónicos con intenciones maliciosas a esas bandejas de entrada. Dado que los correos electrónicos se dirigirán automáticamente a esas cuentas en lugar de descartarse, esto representaría un riesgo de seguridad significativo, lo que resultaría en el envío de información confidencial fuera de la organización sin el conocimiento del propietario de la cuenta.

No se pierda más sus correos electrónicos

No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de tener un buzón general configurado para su organización. Estos buzones de correo son los botes salvavidas de direcciones de correo electrónico mal escritas o mal escritas. Por cortesía de ellos, puede despedirse de perder correos electrónicos importantes debido a errores menores cometidos en las direcciones de correo electrónico registradas con su dominio.

Como todos los botes salvavidas que pueden zozobrar por un agujero que deja entrar demasiada agua, los buzones de correo que contienen todos los mensajes también pueden ir hacia el sur debido a la gran cantidad de mensajes de spam que dejan entrar. Por lo tanto, considere sus opciones y prepárese antes de decidirse a establecer una trampa. todos los buzones de correo de su organización.