9 integraciones de Zapier que automatizarán su flujo de trabajo de gestión de tareas

A veces, podría estar manejando más de diez cuentas de correo electrónico, varios paneles de proyectos de clientes y colaborando con profesionales en diferentes zonas horarias. Es el momento adecuado para automatizar los flujos de trabajo de su empresa.

Puede aumentar exponencialmente la productividad de su equipo conectando personas, software y contenido de muchas fuentes de datos a través de la automatización. En este artículo, exploraremos múltiples integraciones entre aplicaciones populares de gestión de proyectos y tareas.

1. Hojas de cálculo de Google y Toggl

Estas dos aplicaciones son una combinación perfecta para la gestión de proyectos en configuraciones remotas e híbridas. Toggl brinda seguimiento del tiempo, administración de tareas, cronograma del proyecto, etc., mientras que Google Sheet es la herramienta confiable para la administración de datos colaborativos.

Siempre que cree un nuevo cliente, proyecto, tarea o entrada de tiempo en Toggl, la integración de Zapier puede ayudarlo a administrar los datos para esa nueva tarea en Google Sheets. Puede copiar una hoja de trabajo de un proyecto anterior en Google Sheets para replicar un proyecto antiguo que se ajusta al nuevo.

De manera similar, siempre que agregue una nueva fila de hoja de cálculo en la hoja de trabajo del proyecto, Toggl puede crear una nueva tarea, etiqueta y muchas más.

2. Monday.com y Excel

Puede automatizar sus hojas de cálculo de Excel utilizando integraciones de Zapier sin codificar una sola línea. Además, conecte Excel con Monday.com para importar datos de gestión de proyectos directamente a una hoja de cálculo de Excel cada vez que alguien haga cambios en Monday.com.

Encontrarás un total de 10 acciones y activadores para Excel en Zapier. Por otra parte, para Monday.com, encontrará 14 opciones tanto para acciones como para disparadores. Por lo tanto, puede crear sin esfuerzo recetas de integración de aplicaciones altamente complejas en Zapier para estas dos aplicaciones.

Por ejemplo, si necesita agregar un nuevo usuario en su aplicación Monday.com, la integración de Zapier puede agregar automáticamente una fila a la tabla o actualizar una fila en la hoja de Excel de ese proyecto.

3. ClickUp y TimeDoctor

ClickUp es un software de gestión de proyectos que le permite gestionar los detalles más pequeños de cualquier proyecto. Por otro lado, Time Doctor es una aplicación que rastrea la jornada laboral de los miembros de su equipo.

En lugar de operar estas dos aplicaciones por separado, puede integrarlas para automatizar varios flujos de trabajo. Por ejemplo, es posible que deba agregar un comentario o estado a una tarea ClickUp cuando la persona responsable esté ausente ese día. Además, desea realizar un seguimiento de eso en Time Doctor para fines de facturación.

En su lugar, automatice esta tarea no productiva conectando Time Doctor con ClickUp. Puede crear múltiples escenarios de activación en ClickUp que realizan cambios en Time Doctor y viceversa.

4. Holgura y cosas

Slack es una aplicación de comunicación en equipo, mientras que Things es una aplicación de gestión de tareas personales ideal para organizar tareas y listas de tareas pendientes. Puede recibir tareas a través de los canales de Slack y luego ingresarlas en su cuenta de Cosas manualmente.

Sin embargo, puede automatizar esta tarea utilizando Zaps. Los Zaps son escenarios de automatización listos para usar de Zapier. Things agregará automáticamente un elemento de tareas pendientes en su carpeta preferida cada vez que detecte cambios en Slack.

Hay muchos activadores de Slack disponibles para la automatización con la aplicación Things. Por ejemplo, un nuevo texto en un canal público o privado podría desencadenar una nueva tarea en la aplicación Cosas.

5. Gmail y otras cosas

Gmail es una herramienta indescriptible para la gestión de proyectos, especialmente para clientes autónomos. La mayoría de los trabajadores y estafadores secundarios utilizan Gmail, ya que el servicio de Google es de uso gratuito para fines comerciales y personales. Ahora puede sincronizar Gmail con la aplicación Cosas para administrar sus listas de tareas pendientes.

Después de crear una integración para Gmail y Things, puede usar hasta siete activadores de Gmail que instruyen la creación automática de tareas en la aplicación Things. Algunos desencadenantes populares de Gmail son:

• Nuevo correo electrónico
• Nuevo archivo adjunto
• Nuevo correo electrónico destacado
• Nuevo hilo

Una vez que configure la integración, Gmail y Things trabajarán de la mano para actualizar sus elementos de la jornada laboral.

6. Trello y Jira

Jira es popular para el seguimiento de problemas, mientras que Trello es un software de gestión de tareas de estilo kanban. La creación manual de tareas en Trello cuando aparecen nuevos problemas en la cola de la aplicación Jira podría ser propensa a errores y llevar mucho tiempo. Puede aumentar significativamente la productividad de su equipo si usa Zaps listos para usar para estas dos aplicaciones.

Digamos que tienes una nueva solicitud en Jira. Con la integración de la aplicación, puede ordenar a Trello que cree una tarjeta relevante para esta tarea automáticamente. Este escenario de automatización mitiga el riesgo de errores humanos e inconsistencias en la resolución de problemas.

La automatización de Trello basada en Zapier también ofrece otras actividades como agregar archivos adjuntos a una tarjeta de Trello, crear una lista, encontrar miembros, etc.

7. Asana y HubSpot

La sincronización en tiempo real entre la herramienta de gestión de proyectos y el software CRM es muy importante para los equipos de atención al cliente. En muchos casos, es posible que reciba nuevos clientes potenciales u ofertas a través de HubSpot CRM. Por otra parte, debe crear tareas o actualizar tareas en una herramienta de gestión de proyectos como Asana .

Automatiza muchas tareas de HubSpot y Asana integrándolas a través de Zapier. Hay más de diez acciones y activadores disponibles si desea crear un flujo de trabajo de automatización personalizado.

Asana puede crear automáticamente tareas, adjuntar archivos, actualizar tareas, etc. cuando detecta entradas de HubSpot. Los desencadenantes de HubSpot para Asana podrían ser contactos creados recientemente, una nueva empresa, un nuevo trato, una línea de tiempo de suscripciones por correo electrónico, etc.

8. ClickUp y Jira

Si aloja su software de seguimiento de problemas como Jira en la nube, puede integrarlo con sus herramientas de gestión de proyectos como ClickUp . Zapier ofrece muchos escenarios de automatización listos para usar para Jira Software Cloud y ClickUp. Su equipo puede comenzar a trabajar directamente para resolver los problemas, en lugar de copiar y pegar datos de una aplicación a otra.

Hay ocho acciones para la aplicación ClickUp en respuesta a tres activadores de Jira Software Cloud. Si está utilizando Jira Software Server como aplicación de activación, obtendrá opciones de activación como nuevos proyectos, nuevos tipos de problemas, nuevas prioridades, etc.

9. Trabajo en equipo y Asana

Es probable que obtenga varias tareas de diferentes clientes a través de muchas aplicaciones. Sin embargo, es posible que desee utilizar una herramienta de gestión de proyectos al final para evitar complejidades. El trabajo en equipo y la integración de Asana a través de Zapier es un ejemplo, donde puedes agregar tareas en Asana desde otra aplicación de administración de tareas.

Esta integración reduce el trabajo no productivo de importar tareas manualmente desde Teamwork. Según las entradas en el trabajo en equipo, como nuevos eventos de calendario, recordatorios de eventos, nuevas facturas, etc., Asana puede crear nuevas tareas, proyectos o incluso actualizar una tarea existente.

Reduzca el trabajo ocupado

La lista anterior muestra algunas integraciones de aplicaciones populares que la mayoría de la gente usa para automatizar la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos otros escenarios de automatización que puede explorar desde herramientas de integración como Zapier.

Automatice sus flujos de trabajo utilizando las integraciones anteriores de Zapier, o explore otras alternativas que también pueden ayudarlo a impulsar la productividad.