Por qué el cambio de contexto está saboteando su productividad (y qué puede hacer al respecto)

¿Cuándo fue la última vez que tuvo más de 30 minutos de concentración ininterrumpida mientras trabajaba en una tarea? De hecho, es probable que lo perdamos por un correo electrónico, un mensaje de Slack, una alerta de noticias de última hora o un video de YouTube antes de que termine de leer este artículo.

Cuando fragmentas tu energía y te concentras en tantas tareas diferentes, no puedes ser tu yo más productivo. En este artículo, exploraremos el cambio de contexto y cómo superarlo.

¿Qué es el cambio de contexto?

El cambio de contexto, el cambio de tareas o la multitarea se producen cuando saltas de una tarea o actividad a otra sin terminar la anterior, lo que cambia tu atención y pierde tiempo en el proceso.

Pero, en un sentido práctico, creemos que el cambio de contexto o tarea es el término más preciso para describir lo que muchas personas consideran multitarea. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, solo estamos cambiando rápidamente nuestra atención de una tarea a otra en lugar de enfocarnos en múltiples tareas simultáneamente, ya que este estudio revela que nuestros cerebros no pueden hacer eso.

El cambio de tareas puede parecer inofensivo en la superficie. Incluso podría engañarlo haciéndole creer que lo ayuda a ser más efectivo, pero el cambio de contexto es como una bola de demolición que gana impulso para demoler su productividad, como muestra esta investigación .

Esto sucede porque su cerebro atraviesa una fase refractaria antes de regresar a la tarea anterior o comenzar la siguiente, ya que intenta recordar en qué estaba trabajando o se adapta a la nueva actividad.

Por lo tanto, cambiar de tarea en múltiples ocasiones ejerce una gran presión sobre sus capacidades cognitivas. Además, el estrés agravado de los pensamientos intrusivos sobre las tareas sin terminar que dejó atrás cuando el efecto Zeigarnik se activa puede provocar una sobrecarga mental y agotamiento.

Ese es el tiempo, la concentración, la energía y la creatividad que podría utilizar para trabajar de manera productiva en su proyecto que se va por el desagüe. El impuesto que paga por el cambio de tareas es un mayor tiempo de finalización de los proyectos y una mayor probabilidad de errores.

¿Por qué caemos presa del cambio de contexto?

Comprender por qué es tan fácil saltar de una tarea a otra y tan desafiante mantenerse enfocado es clave para crear un plan efectivo para contraatacar. Estas son algunas de las razones por las que cambia de contexto:

1. Acceso rápido a un vasto mar de información.
2. Tu cerebro anhela la novedad y le gusta divagar.
3. Las herramientas digitales están diseñadas para competir por su atención.
4. Interrumpir notificaciones de su computadora y teléfonos inteligentes.
5. La cultura de "estar siempre conectado" crea demandas laborales excesivas y aumenta las expectativas de responder a los correos electrónicos u otros mensajes de inmediato, etc.

Cómo superar el cambio de contexto

Crear un plan para lidiar con el cambio de tareas le permite ingresar a un estado de flujo que promueve el trabajo profundo, disfrutar de tiempos de finalización más cortos para las tareas y un menor margen de errores, y mitigar el agotamiento del trabajo desde casa.

Dicho esto, aquí hay algunos consejos y herramientas digitales que lo ayudarán a mejorar la estructuración de su día para superar el cambio de tareas:

1. Utilice un administrador de tareas digital

Una de las razones por las que tiende a cambiar de contexto es que puede estar trabajando físicamente en un proyecto y al mismo tiempo concentrarse mentalmente en otro, lo que aumenta la probabilidad de saltar a él. Sin embargo, hacer un plan le permite desarrollar sus músculos de enfoque para concentrarse en la tarea que tiene delante.

Puede usar un administrador de tareas digital como Trello para sacar de su mente todas las tareas en las que planea trabajar más adelante, lo que le permite concentrarse únicamente en la que tiene entre manos. Será un desafío quitarse por completo todas esas tareas de la mente al principio, pero mejorará con el tiempo.

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2. Elija la técnica de priorización adecuada

Las técnicas de priorización son las herramientas más efectivas para ayudarlo a concentrarse en sus tareas más importantes antes de pasar a la siguiente. Le permiten evaluar todas sus tareas y organizarlas según su prioridad.

Puede utilizar el método MoSCoW , o estas otras técnicas de priorización , para superar el cambio de contexto y aumentar su productividad. Incorporarlos a su rutina le ayudará a distinguir entre las tareas de alto valor, aquellas en las que debería concentrarse ahora, y las de bajo valor, aquellas que puede delegar en otros o ignorar.

3. Aproveche el bloqueo de tiempo y la agrupación de tareas

Una vez que haya establecido su lista de tareas pendientes y haya organizado sus tareas de acuerdo con la prioridad, puede agregar más estructura a su día de trabajo aprovechando la agrupación de tareas y el bloqueo de tiempo .

La agrupación de tareas significa organizar sus tareas agrupándolas en función de la similitud y abordarlas en un bloque de tiempo establecido, en lugar de hacerlo esporádicamente a lo largo del día. Por ejemplo, elija un bloque de tiempo durante el día para tareas recurrentes o sencillas como responder correos electrónicos.

Además, puede crear bloques de tiempo para actividades recreativas o tareas no relacionadas con su trabajo, como navegar por su cuenta de Twitter o ver videos de YouTube. Esta técnica le ayudará a ahorrar tiempo, reducir las distracciones y evitar cambios de contexto.

4. Tome descansos regulares

Muchas personas todavía consideran las vacaciones como un lujo en el lugar de trabajo, pero no lo son. Esto se debe a que un enfoque profundo en una tarea, o un cambio de contexto, ambos requieren mucha energía. Por lo tanto, los descansos son una necesidad porque te permiten descansar, recargar energías y recuperar la concentración.

Puede convertir en un hábito incorporar microcortes después de cada bloque de tiempo aprovechando el método Pomodoro para aumentar su productividad . Durante esos descansos, puede hacer ejercicios de respiración, caminar, estirarse o hacer cualquier otra actividad que disfrute, para distraerse del trabajo durante unos minutos.

5. Aproveche la comunicación asincrónica

Como mencionamos anteriormente, las crecientes expectativas de responder correos electrónicos u otros mensajes de inmediato es una de las principales razones por las que las personas son propensas a cambiar de tarea. La comunicación asincrónica es una comunicación que no ocurre en tiempo real.

Por lo tanto, para superar el cambio de contexto, puede aprovechar y fomentar la comunicación asincrónica en su lugar de trabajo, especialmente con respecto a los mensajes no urgentes. Por ejemplo, puede utilizar la Wiki interna de su empresa o un tablero de mensajes compartido para publicar actualizaciones que sus colegas pueden consultar cuando puedan.

Recupere su enfoque y productividad

La mejor manera de hacer su trabajo más productivo es concentrarse en una cosa a la vez. Con estos consejos y herramientas digitales, puede entrenar su cerebro para realizar una sola tarea, aumentar la productividad y disminuir el estrés.