Cómo hacer que Outlook distraiga menos con estos consejos rápidos
Si Microsoft Outlook es su aplicación de referencia para administrar sus correos electrónicos y calendario, es posible que haya pensado que algunas de sus características pueden distraer bastante. Por supuesto, Outlook ya está configurado para ayudarlo a administrar su carga de trabajo, pero puede ser aún mejor con algunos ajustes simples.
Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puede hacer que Outlook funcione mejor para usted.
1. Cree reglas para los correos electrónicos entrantes
Cuando reciba un correo electrónico, automáticamente irá a la carpeta Bandeja de entrada. Puede ser difícil realizar un seguimiento de esto si recibe varios correos electrónicos de muchas personas diferentes, y pueden acumularse rápidamente. Outlook le permite establecer reglas de la bandeja de entrada para que los correos electrónicos entrantes de personas específicas vayan directamente a una subcarpeta, lo que puede ayudarlo a realizar un seguimiento de quién envía qué. Para crear una nueva regla, siga estos pasos:
- Vaya a Archivo> Administrar reglas y alertas y haga clic en Nueva regla. Aparecerá una nueva ventana con varias opciones.
- En el Paso 1: Seleccione una plantilla, haga clic en Mover mensajes de alguien a una carpeta.
- Luego, en el Paso 2: Edite la descripción de la regla, debe hacer clic en los hipervínculos para seleccionar las personas o el grupo público cuyos correos electrónicos desea desviar a la carpeta especificada .
- Haga clic en Finalizar para aplicar la regla.
El video oficial de Microsoft lo ilustra en detalle.
Las reglas de la bandeja de entrada pueden evitar que su bandeja de entrada se atasque. Además, si necesita realizar un seguimiento de personas en particular o correos electrónicos de trabajo críticos, ya está organizado para usted.
2. Desactivar las notificaciones por correo electrónico
A estas alturas, es posible que haya notado el sonido de notificación que hace Outlook cuando recibe un correo electrónico. Es posible que también haya notado el ícono de sobre amarillo que aparece en el ícono de Outlook en la barra de tareas. Esto puede ser útil si desea recibir una notificación, pero puede interrumpir su enfoque si esos correos electrónicos siguen entrando. Afortunadamente, Outlook también le ofrece la opción de desactivar estas notificaciones.
Vaya a Archivo> Opciones> Correo y , bajo el título Llegada del mensaje, puede elegir las notificaciones que desea desactivar. Una vez que esté satisfecho con su selección, haga clic en Aceptar.
3. Establecer recordatorios de calendario
Al igual que las notificaciones por correo electrónico, el Calendario de Outlook está configurado para recordarle las citas 15 minutos antes de que comiencen. Para ello, muestra sus próximas citas y debe hacer clic en Descartar para cerrar la ventana.
Estos recordatorios pueden resultar útiles si los necesita. Por ejemplo, si está muy concentrado en su trabajo y aparece el recordatorio, puede resumir lo que está haciendo y prepararse para la cita.
Sin embargo, si no necesita esta función, puede interrumpir su flujo. Para detener estos recordatorios, vaya a Archivo> Opciones> Avanzado y , en Recordatorios , desmarque Mostrar recordatorios .
Alternativamente, también puede ir a Archivo> Opciones> Calendario, y en Opciones de calendario, verá una opción para Recordatorios predeterminados. Para editar esto, siga estos pasos:
- Haga clic en la casilla junto a Recordatorios predeterminados, para que haya una marca en la casilla
- En la lista desplegable, seleccione 0 minutos
- Vuelva a hacer clic en la casilla junto a Recordatorios predeterminados para que desaparezca la marca; si no lo hace, no guardará su selección
- Haga clic en Aceptar
Ahora puede continuar con su trabajo sin que aparezcan esos recordatorios. Si aún desea alguna forma de realizar un seguimiento de sus tareas importantes, consulte también los beneficios de Microsoft To-Do.
4. Codifique con colores su calendario de Outlook
No hay nada de malo en colorear las citas del calendario de Outlook con un solo color. Sin embargo, la codificación por colores puede ayudarlo a simplificar su calendario y hacer que sea más fácil obtener una descripción general de su día o semana laboral sin verificar de qué se trata cada cita o reunión individual.
Por ejemplo, si tiene varios tipos de trabajo diferentes, incluidas reuniones dentro de su empresa, reuniones con empresas externas, clientes, tareas administrativas y capacitación reservada en su calendario, etc., puede convertirse en un borrón de información que necesita gastar. más tiempo para concentrarse.
Si usa códigos de colores, puede hojear rápidamente su calendario y tener una idea general de los tipos de trabajo para los que necesita prepararse. También puede utilizar la codificación de colores para priorizar las citas en orden de importancia. Por ejemplo, puede elegir el color rojo para reuniones "urgentes", ámbar para "importantes" y verde para "rutina".
Lo importante aquí es elegir diferentes colores para los diferentes tipos de trabajo que realiza y elegir colores que no se parezcan demasiado entre sí para notar la diferencia. Para comenzar, siga estos pasos:
- Haga clic en una cita o reunión en su calendario para mostrar la pestaña Serie de citas .
- Haga clic en el ícono de la ventana colorida que dice Categorizar .
- En la lista desplegable, haga clic en Todas las categorías .
- Aparecerá una nueva ventana; en el lado derecho, haga clic en Nuevo .
- Escriba el nombre de su categoría. Por ejemplo, "reuniones internas" y elija el color que le gustaría.
- Haga clic en Aceptar en ambas ventanas hasta que vea su nueva cita del calendario codificada por colores.
Repita este proceso para tantas categorías como desee crear.
Distracciones de Outlook resueltas
Ahora que sabe cómo hacer que Outlook distraiga menos, puede adaptarlo para que funcione mejor para usted. Aunque no parezcan importantes, hacer pequeños ajustes puede marcar la diferencia en su jornada laboral.
Esta no es de ninguna manera una lista exhaustiva, y es posible que desee probarlos antes de comprometerse con ellos. También puede jugar con la configuración de Outlook y ver si descubre otras cosas que ayuden a optimizar su enfoque.