¿Qué es el timeboxing y cómo aumenta su productividad?
Si usted o sus compañeros de equipo no tienen un límite de tiempo para completar una tarea específica, es posible que sean menos productivos. El uso de timeboxing para administrar su tiempo lo ayuda a mitigar la pérdida de tiempo y aumentar la productividad.
Muchas organizaciones globales y profesionales de gran éxito utilizan técnicas de timeboxing. El artículo explica qué es el timeboxing, cómo funciona y sus pros y contras.
¿Qué es el Timeboxing?
Timeboxing es una táctica de gestión del tiempo que se centra en los objetivos del proyecto. Cuando aplica esta estrategia en su vida profesional o personal, está más equipado para detener la procrastinación y aumentar la productividad .
Los timeboxes son unidades de timeboxing. Un cronograma debe ser un cronograma realista pero fijo para una tarea. Puede asignar más de una casilla de tiempo si el trabajo es complejo. Los intervalos de tiempo pueden ser minutos, horas, días, semanas o incluso un mes, según el proyecto y sus tareas.
Timeboxing le permite planificar un presupuesto de tiempo para cada tarea en un proyecto. Te sientas con tu equipo y creas una lista de tareas para el proyecto. Usted y su equipo deben intercambiar ideas para definir el límite de tiempo para las tareas.
Los datos como tareas, recursos y periodos de tiempo definidos suelen estar disponibles en una aplicación de gestión de tareas. El método del timeboxing es un procedimiento de gestión del tiempo aclamado a nivel mundial que garantiza un trabajo de alta calidad en el menor tiempo posible.
Cómo configurar Timeboxing
A menos que crea que se necesitará mucho esfuerzo para configurar el timeboxing, se sorprenderá de que en realidad no sea tan difícil como parece. Aquí hay algunos pasos rápidos para configurar el timeboxing una vez y usarlo para proyectos futuros:
1. Cree la lista de tareas pendientes del proyecto:
Puede utilizar cualquier aplicación en línea como Redbooth y OmniFocus para crear una lista de tareas pendientes para las tareas de cualquier proyecto. Asegúrese de que usted y su equipo investiguen adecuadamente antes de finalizar la lista de tareas.
2. Agrupar y priorizar las tareas:
Debe detectar tareas similares y agruparlas en las casillas de tiempo adyacentes. Le ayudará a usted oa su equipo a evitar pérdidas de tiempo innecesarias al cambiar de tarea.
También debe priorizar algunas tareas y moverlas al primer conjunto de espacios de tiempo. Discuta con el propietario del proyecto o el cliente para priorizar las tareas con precisión. Marque las tareas priorizadas en un código de color separado.
Puede usar aplicaciones como nTask , Wrike, Trello, Basecamp, etc., para agrupar y priorizar en línea más rápido.
3. Asigne Timebox a cada tarea:
Para asignar un tiempo fijo para tareas individuales, debe considerar el plazo de entrega que le ofreció al cliente. Ahora, puede reunirse con su equipo para una sesión de lluvia de ideas para acordar una asignación de tiempo realista para las tareas del proyecto.
4. Defina Timebox para pausas:
Establezca tiempos fijos racionales para descansos, tiempos de inactividad técnicos y otras tareas no productivas que también consumirán el presupuesto de tiempo para cualquier proyecto.
Hay muchas aplicaciones de recordatorio disponibles que puede usar para recordarle que debe tomar un descanso cuando esté en la casilla de tiempo de descanso. Las aplicaciones de recordatorio de tendencias son TickTick , Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, etc.
5. Qué timeboxing elegir:
Podría haber dos tipos de timeboxing: timeboxing difícil y timeboxing suave. El timeboxing suave sugiere hacia el final para completar la tarea. Por otro lado, el timeboxing difícil le dice que deje de trabajar en una tarea si se agota el tiempo asignado, incluso si el trabajo permanece incompleto.
Para tareas simples, sería útil elegir el boxeo difícil. Invierta el tiempo que ahorra de las cajas de tiempo difíciles en tareas complejas a través de una caja de tiempo suave.
6. Utilice un temporizador para las tareas:
Cuando usted o su equipo comiencen una tarea, use un temporizador para registrar el tiempo. Registre el tiempo necesario para completar la tarea en su lista de tareas pendientes para su análisis. Sería útil si usa aplicaciones de temporizador automático en sus computadoras, comoHourglass y SnapTimer .
7. Mantenga alejadas las distracciones:
Los timeboxes le ayudan a usted y a su equipo a concentrarse en la tarea. También ayuda a utilizar mejor el flujo de tiempo para aumentar la productividad. Sin embargo, solo verá mejoras a través del timeboxing si realmente dedica su atención a la tarea durante el timebox en curso.
Para detener las distracciones del trabajo, debe detener todas las notificaciones que puedan distraerlo de la tarea en cuestión. Puede utilizar herramientas como Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, etc.
8. Revisión y recompensa:
En la etapa inicial, debe registrar una gran cantidad de datos de su proceso de marcado de tiempo. Necesita guardar datos como números de tareas, intervalos de tiempo, tiempo por tarea, etc. Utilice estos datos compilados para evaluar cómo el timeboxing los está ayudando a usted y a su equipo a alcanzar el nivel de productividad deseado.
Ocasionalmente, puede recompensar a los miembros de su equipo cuando completen tareas dentro del plazo predefinido. Ayuda a aumentar la motivación entre los miembros del equipo.
Ventajas del Timeboxing
La táctica del timeboxing se aplica a todo lo relacionado con el consumo de tiempo. Ya sea que se trate de las tareas domésticas o de las responsabilidades profesionales, puede ver beneficios inmediatos cuando practica el timeboxing. Algunas de las ventajas son:
- Usted y su equipo se vuelven verdaderamente cautelosos sobre cómo gastan su tiempo.
- Timeboxing le permite concentrarse de manera eficiente en el trabajo del proyecto para ofrecer productos o servicios de alta calidad.
- Timeboxing asegura que usted complete una tarea a la vez, reduciendo así la carga de la tarea.
- Timeboxing es una técnica de gestión del trabajo orientada a objetivos. Cuando usted o su equipo trabajan en un entorno orientado a objetivos, se sienten motivados.
- Puede disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida a través del timeboxing. Las cajas de tiempo le indican de manera eficiente cuándo su calendario está libre para una reunión informal del equipo o para asistir a una cena familiar.
Contras del Timeboxing
Además de sus beneficios versátiles, también hay algunas deficiencias, y estas son:
- Puede ser necesario un poco de experiencia para configurar una estrategia de timeboxing adecuada.
- Algunos afirman que debido a los objetivos de la caja de tiempo, no pueden ofrecer servicios o productos de buena calidad.
- Algunos profesionales pueden sentirse abrumados cuando ven muchas tareas en sus calendarios.
- Algunas personas creen que los temporizadores de caja de tiempo los distraen del trabajo cuando se apagan.
Es el momento del Timeboxing
Las estrategias y consejos de timeboxing mencionados anteriormente lo ayudarán a lograr una productividad y un crecimiento sostenibles en su vida profesional o personal.
Le resultará más fácil implementar el timeboxing cuando utilice aplicaciones de administración de tareas automatizadas y en línea. Si desea utilizar una aplicación de administración de tareas que lo ayude con el timeboxing, asegúrese de elegir la correcta, para no tener que cambiar de aplicación con más frecuencia.