7 pros y contras de usar Microsoft Excel como herramienta de gestión de proyectos
La aplicación Microsoft Excel viene como parte de una suscripción a Office. La herramienta es popular entre los gerentes de proyectos, dueños de negocios, trabajadores de conciertos y contratistas independientes.
Además, puede utilizar plantillas de Excel gratuitas para facilitar la gestión de proyectos. La pregunta es: ¿está utilizando Excel para administrar sus proyectos o ahorrar tiempo? Conozca los 7 pros y los contras principales del uso de Excel para la gestión de proyectos.
Las 7 ventajas principales de utilizar Excel como herramienta de gestión de proyectos
No hay duda de que Excel es la aplicación líder de visualización y registro de datos. La empresa lleva 34 años dominando el mercado. Las siguientes razones hacen de Excel una excelente herramienta de gestión de proyectos:
1. Más adecuado para proyectos simples y singulares
Excel es la herramienta adecuada si está trabajando en un solo proyecto a la vez y tiene un pequeño grupo de miembros del proyecto. Microsoft ofrece plantillas gratuitas , como el Planificador de proyectos de Gantt en Excel.
Cuando abra Excel , haga clic en Nuevo , luego busque Gantt Project Planner . Para crear un libro de Excel, haga clic en la plantilla .
2. Grandes ahorros de tiempo y dinero
Excel es solo una herramienta que necesita para realizar diversas tareas para sus proyectos independientes o comerciales. Por lo tanto, no necesita invertir en compras de software adicionales. Además, si los miembros de un equipo ya saben cómo utilizar Excel, también ahorrará tiempo en la formación de nuevas herramientas.
3. Almacenamiento de datos en hojas de cálculo completas
En Excel, tiene la opción de almacenar datos del proyecto directamente en bases de datos. Puede acceder o recuperar datos específicos del proyecto desde un solo lugar mientras administra las tareas del proyecto.
También puede crear hojas de cálculo completas en un libro de Excel para almacenar millones de datos para el análisis de big data. Puede manipular los datos con algunos atajos de teclado y resaltar datos cruciales vinculados a la metodología de desarrollo del proyecto.
4. Listas de tareas pendientes y cronograma del proyecto
Si necesita hacer circular listas interactivas de tareas pendientes entre los compañeros de equipo, puede usar Excel para ahorrar dinero en aplicaciones adicionales. Una interfaz de usuario interactiva le permite crear listas de tareas usando filas y columnas. También puede integrar tablas de Excel en el portal web, MS Word y Microsoft OneDrive para facilitar el acceso.
Para obtener un cronograma detallado del proyecto y una hoja de ruta del proyecto de alto nivel, puede usar Excel para crear un cronograma completo del proyecto.
5. Informes de datos de proyectos instantáneos con una sola herramienta
Hay muchas funciones de informes disponibles en Excel que puede aprovechar. Puede utilizar principalmente la tabla de Excel (Ctrl + T) , la tabla dinámica (Alt + N + V) , Power Pivot, etc. También puede integrar dichos informes en Powerpoint para presentarlos a la audiencia. Puede utilizar la plantilla Informe de ventas azul para este propósito.
6. Gráficos, cuadros y mapas 3D
Cuando presenta un informe de desempeño del proyecto al cliente, puede hacer que las visualizaciones de datos sean atractivas insertando gráficos, cuadros y mapas 3D. Puede acceder a gráficos de líneas, gráficos de anillos, gráficos circulares, gráficos de radar, gráficos de acciones, gráficos de burbujas, etc., sin tener que pagar ningún servicio adicional.
7. Plantillas sencillas para la programación del trabajo
Los gerentes de proyectos o autónomos utilizan plantillas de Excel para los horarios de trabajo . Puede rastrear fácilmente lo siguiente en Excel:
- Tiempo empleado por los miembros del equipo.
- Tiempo dedicado a las tareas del proyecto.
- Tiempo restante para completar el proyecto.
- Acercándose a los plazos del proyecto.
Las 7 principales desventajas de usar Excel como herramienta de gestión de proyectos
Las debilidades de Excel son evidentes cuando su equipo necesita manejar un proyecto que va más allá de lo simple, interno y pequeño. Hay varios desafíos que enfrentará al usar Excel:
1. La colaboración es improductiva
Cuando administra tareas y programas de proyectos en un archivo de Excel, colaborar con otros se convierte en un desafío. Hay fórmulas complejas para implementar, celdas que deben bloquearse y debe configurar el uso compartido de la red.
2. Menos opciones para la actualización de proyectos en tiempo real
En Excel, la implementación de la actualización de estado en tiempo real es mínima y ambigua. Para integrar archivos de Excel con portales web o aplicaciones de desarrollo de proyectos, usted y su equipo necesitan conocimientos avanzados de Excel y secuencias de comandos VBA. Estos enfoques manuales no obtienen resultados satisfactorios en todos los casos.
3. Ausencia de la función de comunicación instantánea
Para trabajar en un archivo de gestión de proyectos en Excel, deberá configurar reuniones con el equipo utilizando aplicaciones de terceros como Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, etc. Por lo tanto, es posible que deba pagar por aplicaciones de comunicación adicionales. .
4. Obstáculos para garantizar la integridad de los datos
Uno de los principales obstáculos de la gestión de proyectos con Excel es el control de las versiones de los archivos. Si los miembros obtienen acceso completo al archivo, surgirá un conflicto debido a ediciones simultáneas. Para garantizar la integridad de los datos, necesita fórmulas complejas, formato condicional y control de cambios.
5. Gestión de problemas menos eficiente
Aunque existe una plantilla de Excel para el seguimiento y la gestión de problemas, el proceso sigue siendo manual. Actualizar todos los campos requiere demasiado tiempo. Tampoco tiene la opción de vincular problemas específicos a un segmento de proyecto.
La actualización manual es una tarea arriesgada, ya que cualquier información extraviada podría provocar una pérdida sustancial de horas productivas. Por lo tanto, necesita herramientas de seguimiento de problemas automatizadas para la gestión de proyectos.
6. Mala gestión del tiempo y del equipo
En Excel, puede crear principalmente filas y sub-filas para definir tareas y subtareas del proyecto. También debe realizar el formato de celda y la codificación de colores.
Debido a la naturaleza manual de este trabajo, tendrá que dedicar una parte significativa de sus horas de trabajo a la entrada de datos en lugar del desarrollo real del proyecto. Eventualmente, esto retrasa el cronograma de entrega del proyecto y expande el presupuesto del proyecto.
Menos trabajo colaborativo y más insumos manuales tienen el potencial de desmoralizar al equipo. La gestión eficaz de equipos es prácticamente imposible en Excel y necesita una aplicación de gestión de proyectos dedicada.
7. Ausencia de funciones y interfaz de usuario dedicadas
El inconveniente más obvio de Excel es que no está especializado en la gestión de proyectos. Carece de funciones importantes de la interfaz de usuario como:
- Entrada automática de tareas.
- Creación de subtareas.
- Asignación de tareas.
- Seguimiento del progreso.
- Dependencias.
- Comentario de tareas.
- Vincular el estado del proyecto desde las herramientas de desarrollo.
- Marcando la finalización del proyecto.
La mayoría de las plantillas de Excel para la gestión de proyectos son arreglos improvisados. La aplicación no puede ayudar a los gerentes de proyectos o autónomos a liberar todo su potencial.
Los ahorros de costos generalmente se compensan con la pérdida de horas productivas y los gastos adicionales de las aplicaciones de mensajería y reuniones. Los datos del proyecto que comparte con otros miembros del equipo a través de correo electrónico o medios de almacenamiento externos presentan muchos riesgos de seguridad.
Pruebe herramientas de gestión de proyectos dedicadas
Excel es una herramienta de gestión de proyectos innegable que ofrece muchas ventajas. Si tiene un equipo pequeño, Excel puede parecerle una buena herramienta. Sin embargo, si desea inteligencia artificial, una interfaz de usuario sencilla y compromiso en equipo, pruebe las aplicaciones de gestión de proyectos profesionales gratuitas.