Cómo firmar un documento en línea
Cuanto más inmerso esté en la era digital, más papeleo tendrá que lidiar en línea. Si bien puede imprimir un documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico, hay formas de hacer su vida más fácil.
Si se pregunta cómo firmar un documento en línea, la respuesta es software y trucos prácticos. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre firmas electrónicas, así como algunos servicios populares para las necesidades burocráticas de particulares y empresas.
¿Qué es una firma electrónica y digital?
"Electrónico" y "digital" parecen similares, pero pueden ser confusos, ya que significan cosas diferentes en Internet y en las industrias corporativas. En pocas palabras, una firma electrónica o electrónica es cuando firma documentos PDF, por ejemplo, usando su mouse o lápiz en una pantalla en lugar de lápiz y papel.
Una firma digital es más complicada. Es básicamente una forma legal encriptada que identifica y asegura al firmante y otras partes involucradas. El certificado en línea también puede solicitar una firma electrónica, pero tiene mucho peso por sí solo.
Cuando se trata de firmas electrónicas, puede obtener diferentes opciones. Por lo general, debe firmar con el mouse u otro dispositivo. Pero explorar cómo firmar electrónicamente un documento PDF produce muchas herramientas útiles, válidas y mucho más elegantes.
Analicemos la amplia gama de software que ofrece el mercado web y de aplicaciones.
1. DocuSign
Las mejores opciones para firmar un documento en línea son plataformas completas para que las empresas gestionen acuerdos, pero también ofrecen servicios gratuitos para abrir el apetito. DocuSign es una marca de gran prestigio para comprobar primero y le permite utilizar varias herramientas, ya sea para usted o su empresa.
La configuración de una cuenta de prueba de 30 días le da una idea del sistema de seguridad confiable de DocuSign. Una vez allí, puede cargar cualquier tipo de documento y agregar campos. Además de su firma electrónica, puede poner el nombre de su empresa, un sello e incluso casillas de verificación con texto.
Cuando termine, puede enviar el documento a uno o más destinatarios junto con un mensaje personalizado. Alternativamente, puede enviarlo por correo electrónico, descargarlo y manejarlo como desee. También encontrará DocuSign como aplicación móvil.
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2. PandaDoc
PandaDoc ofrece todo tipo de servicios para que las empresas gestionen sus comunicaciones y trámites con los clientes. Esto incluye herramientas de firma electrónica como su plan Free eSign que le permite cargar tantos documentos como desee para firmar, embellecer y enviar.
Obtiene las mismas funciones de arrastrar y soltar que DocuSign, así como menús desplegables y detalles de la tarjeta que puede vincular a Stripe para pagos. La actualización a un plan pago ofrece más campos para jugar, pero las opciones gratuitas de PandaDoc pueden satisfacer fácilmente las necesidades de una pequeña empresa.
Algo a tener en cuenta es que la mayoría de estas plataformas te permiten cargar una firma. Dibuje el más impresionante que pueda manejar en papel blanco y escanéelo. Luego, lo tendrá listo y esperando cada documento, lo que le ahorrará tiempo y molestias.
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3. pdfFiller
Si desea una forma rápida y sencilla de realizar ajustes básicos en un documento, pdfFiller se convertirá rápidamente en su mejor amigo. Simplemente suelte o cargue un archivo en la plataforma y podrá firmar, marcar, resaltar, agregar imágenes y usar muchas otras funciones.
No solo eso, sino que pdfFiller también funciona como un convertidor de archivos, lo que significa que puede cargar un documento de Word, editarlo como PDF y luego guardarlo como un archivo de PowerPoint o Excel. Deberá crear una cuenta gratuita para acceder a algunas funciones, pero es seguro decir que pdfFiller es una herramienta impresionante.
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4. SignEasy
SignEasy es otro sitio web y una aplicación súper eficientes para crear y enviar documentos, no solo firmarlos. De hecho, considerando lo incómodo que es dibujar una firma con el mouse, podría valer la pena enfocarse en plataformas con compatibilidad móvil.
Con SignEasy, por ejemplo, todo lo que necesita es su dedo o lápiz para navegar, administrar y, por supuesto, firmar todo. La desventaja es que solo tiene una prueba gratuita de 14 días y menos campos para agregar a los documentos.
Sin embargo, los planes pagos vienen con herramientas adicionales, como plantillas, cifrado y opciones para compartir en equipo. SignEasy se creó para uso profesional y cubrirá todas sus necesidades de firma electrónica.
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5. Letrero de Formstack
Si desea invertir en software profesional y no le importan las pruebas breves, conozca también el producto de Formstack Sign. Funciona de manera diferente en comparación con las otras soluciones en esta lista, ya que es solo para crear formularios que soliciten firmas.
Cuando carga un documento, no puede simplemente firmarlo y descargarlo nuevamente. Debe agregarse a sí mismo como firmante junto con cualquier otra persona para la que esté destinado el acuerdo. Luego, lo envía a todos los participantes, quienes pueden dibujar su firma o usar la fuente manuscrita predeterminada.
Es un sistema complicado, pero poderoso en su tipo. Por lo tanto, asegúrese de pensar para qué necesita una herramienta de firma electrónica. A partir de ahí, puede averiguar cómo firmar documentos en línea de la manera que más le convenga.
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6. Firma segura
Secured Signing es una de las mejores plataformas basadas en web que también tiene una herramienta de firma de documentos gratuita. Después de registrarse, puede acceder a la función I Sign , que le permite cargar tres documentos por mes. Es simple y muy útil cuando necesita firmar rápidamente un PDF, XLS, DOC u otro tipo de archivo.
Puede acompañar su firma con algunos campos, como la fecha, el cargo y el motivo de la firma. Una vez hecho esto, puede enviar o descargar el documento. También puede invitar a personas a firmar de forma gratuita. El proceso incluso se puede realizar en un dispositivo móvil sin necesidad de una aplicación.
7. SignRequest
Otra plataforma popular por su sistema eficiente pero fácil de usar es SignRequest. Una cuenta gratuita le brinda herramientas básicas para administrar su flujo de trabajo de firma electrónica, pero también puede probar las actualizaciones durante 14 días antes de decidirse por la mejor oferta.
El plan gratuito más simple permite firmar y enviar 10 documentos por mes como desee, así como cuatro campos personalizables. Una cuenta profesional desbloquea más funciones, desde agregar archivos adjuntos y fechas de vencimiento hasta asignar contraseñas.
8. Eversign
Si desea trabajar con muchas funciones, Eversign es la plataforma para usted. En el plan gratuito, puede firmar hasta cinco documentos y enviar tres solicitudes por mes. Hay una buena variedad de campos de arrastrar y soltar, así como varias configuraciones para personalizar realmente la experiencia.
Esto podría ser más que suficiente para las necesidades de firma electrónica de un profesional independiente, pero los planes pagados de Eversign son mejores para los equipos. Una cuenta básica, por ejemplo, cuesta $ 9,99 por mes y tiene capacidad para un colaborador, documentos ilimitados, integración con otro software y más.
Cuanto más complicadas sean sus tareas de firma, más debería considerar invertir en un servicio de alta gama. Otra ventaja de Eversign es su variedad de paquetes para empresas de todo tipo y tamaño, por lo que hay muchas opciones para elegir.
9. Lightico
Otro servicio profesional a considerar es Lightico. Si bien no es gratuito, su sistema ofrece un gran soporte para las empresas trabajadoras que desean que su proceso de firma electrónica sea lo más sencillo posible. Su demostración interactiva puede aclarar cómo funciona todo.
Para empezar, Lightico se basa en la tecnología móvil como la ruta más directa, pero también se adapta al correo electrónico. También utiliza la automatización de la calidad para acelerar diferentes partes del proceso, como crear registros precisos y completar detalles, incluida su firma electrónica. Es una herramienta inteligente para un lugar de trabajo ajetreado.
Decida usted mismo cómo firmar un documento en línea
Sus circunstancias personales y profesionales determinan los métodos de firma electrónica más adecuados. Elija servicios y trucos que complementen su flujo de trabajo, equipos y habilidades tecnológicas.
Por ejemplo, centre su investigación en cómo firmar un documento en línea con su software favorito. Es posible que tenga más experiencia con Microsoft Word que con Adobe, así que explore las opciones que funcionan bien con ese formato de archivo. Seguro que encontrará herramientas excelentes y asequibles, sean cuales sean sus demandas.