7 consejos y herramientas para comunicarse con clientes y equipos en tiempo real
Como autónomo o trabajador remoto, es posible que deba trabajar con clientes y colegas en varias zonas horarias. Sin embargo, esto no significa que siempre tenga que estar disponible para una respuesta en tiempo real, incluso a costa de perder el enfoque y la concentración.
Puede evitar el agotamiento mientras mantiene una relación fluida con otras partes interesadas mediante la implementación de varias estrategias. Descubra cómo hacer esto con los siguientes consejos y herramientas.
1. Compartir decisiones / comentarios sin seguimiento
Necesitará comunicación en tiempo real cuando sea necesario un seguimiento o comentarios inmediatos. La comunicación excesiva puede evitarle la molestia de estar disponible todo el tiempo para una respuesta rápida. Si proporciona toda la información necesaria a su cliente o colegas, no es necesario que hagan un seguimiento para aclarar su mensaje.
Por eso, no dude en explicar las cosas en una descripción completa. A veces, la retroalimentación inmediata no es apropiada o completa. También puede provocar malentendidos. La retroalimentación retrasada lo ayuda a evitar arrebatos ilógicos y le permite brindar respuestas más reflexivas.
Al comunicarse completa y claramente con sus clientes y su equipo, se evitan los intercambios innecesarios. Hay varias aplicaciones para tomar notas en línea , como Supernotes. Puede usarlos para lograr mensajes casi perfectos.
Usted y su colaborador pueden dejar notas en el mismo archivo después de revisar las respuestas de los demás a través de notas y documentos que se pueden compartir.
2. Planifique con anticipación para permitir una demora razonable en el tiempo de respuesta
Algunos proyectos y tareas pueden necesitar una respuesta inmediata de sus clientes o miembros del equipo, mientras que una respuesta tardía puede resultar en un retraso del proyecto. Es una de las principales razones por las que muchas personas abogan por la comunicación en tiempo real mientras trabajan de forma remota.
Sin embargo, la comunicación asincrónica también es una opción factible en estos casos si puede planificar las tareas y subtareas. Invierta el tiempo suficiente para crear un flujo de trabajo de escalada que le permitirá a su equipo lidiar con las emergencias. Considere la diferencia de zona horaria y programe tareas independientes durante el retraso de respuesta.
Será útil integrar la aplicación de calendario con las herramientas de administración de tareas como Asana . Por lo tanto, cada vez que cree un evento, la actualización estará disponible en las aplicaciones de administración de tareas para que todos la sigan.
3. Grabación de pantalla / pizarras digitales para demostrar errores
Imagina que hay un error complejo en el software. ¡Ahora, debe describir todo el asunto escribiendo a un equipo remoto! Sin mencionar las preguntas que surgen en el medio desde el otro extremo, y te estás perdiendo.
Puede evitar todas estas situaciones complicadas utilizando aplicaciones de grabación de pantalla. Demuestre y registre el error del software con un grabador de pantalla gratuito como ActivePresenter o Apowersoft. También puede incluir su audio para describir el problema verbalmente para evitar confusiones.
También puede usar pizarras en línea como Freehand para describir errores de aplicaciones o sitios web. Estas aplicaciones son buenas para la colaboración remota. Su colega puede trabajar en su archivo de pizarra y dejar notas allí para que pueda revisarlo cuando sea su turno.
4. Cree flujos de trabajo accesibles digitalmente con comentarios
Cuanto más pueda reducir la necesidad de comunicación de audio / video, más colegas y clientes podrán concentrarse en lo que realmente importa. En la actualidad, puede crear fácilmente un flujo de trabajo detallado de su proyecto y hacerlo accesible digitalmente para todos los involucrados. Para hacer eso, puede utilizar aplicaciones de colaboración como Jira .
Además de respaldar el flujo de trabajo visual de sus tareas, estas aplicaciones integrales le permiten agregar comentarios a las tareas. Estos comentarios ayudan a encontrar la información requerida rápidamente y, por lo tanto, agilizan las discusiones.
Por ejemplo, si el cliente necesita saber sobre el progreso del proyecto, puede buscar en el comentario de la tarea para averiguar las tareas completadas. Les evita que le envíen mensajes y, al mismo tiempo, les proporciona la información que necesitan.
5. Cree y defina Sprints para proyectos
Si forma parte de un equipo que sigue un flujo de trabajo ágil o scrum, sabe que la colaboración y la comunicación en tiempo real son partes indispensables de su trabajo. Aún así, puede reducir la dependencia de la comunicación inmediata si define los sprints correctamente.
Mientras crea un sprint, asegúrese de responder las preguntas obvias como las metas u objetivos, hojas de ruta, recursos, atrasos, capacidad, proceso de trabajo, fechas límite, etc. Por lo tanto, los asignados no le hacen esas preguntas y comienzan a trabajar de inmediato.
También puede recibir ayuda de diferentes herramientas gratuitas de gestión de proyectos compatibles con Scrum, como iceScrum . Estas aplicaciones permiten que su equipo trabaje de manera eficiente con el requisito mínimo de respuesta urgente.
6. Distribuya grabaciones de reuniones para minimizar la fatiga de las reuniones por video
A veces, ser parte de un equipo remoto significa asistir a una serie de reuniones para compensar la distancia física. Puede conducir a una situación llamada fatiga del zoom, que no es buena para su productividad. En su lugar, puede concentrarse en canales de comunicación alternativos y rechazar las solicitudes de reunión durante el trabajo enfocado.
Es fundamental asistir a las reuniones para discusiones estratégicas o agendas enfocadas. No obstante, puede depender de la comunicación basada en texto para resolver la mayoría de los asuntos pendientes. Aparte de esto, la grabación de reuniones debería ser obligatoria.
Por lo tanto, cualquiera que se lo haya perdido puede consultar la grabación convenientemente para obtener información y podría agregar valor a la discusión más adelante. Puede usar VLC para grabar reuniones de Zoom o la función de grabación de Google Meet para grabar reuniones de Meet. Ambas aplicaciones son gratuitas, por lo que no le cuestan más dinero.
7. Utilizar el calendario digital de la manera correcta bloqueando el tiempo
Una de las principales razones para elegir la comunicación sin voz es tener un tiempo productivo ininterrumpido. Aunque esto nos ayuda a lograr un progreso significativo en un proyecto o una tarea, las personas no lo marcan en el calendario como lo hacen en una reunión o presentación. Como resultado, otros miembros del equipo generalmente no tienen ni idea de ello.
Sin embargo, puede marcar el tiempo para un trabajo profundo en su calendario para que otros lo sepan. El espacio en blanco del calendario significa que está libre para una reunión o para enviar mensajes de texto. Si bloquea la hora en el calendario, se abstendrán de programar reuniones o enviarle mensajes de texto en ese momento.
Puede utilizar herramientas de calendario gratuitas como el calendario de Google o TeamUp para bloquear su tiempo. Por lo tanto, otros se volverán considerados y dependerán más de la comunicación en línea como el correo electrónico y los canales de discusión de proyectos.
Las comunicaciones no siempre tienen que ser instantáneas
Mientras trabaja desde casa o como parte de un equipo híbrido, la comunicación en tiempo real puede afectarlo.
Pruebe estos consejos y herramientas para la comunicación en línea para evitar sentirse abrumado. Como estos le permiten trabajar sin interrupciones, verá un aumento en su productividad diaria.